高校科研档案实体安全和信息安全管理中存在的问题与解决对策分析

褚文娜

摘要：档案安全是保障科研成果不受损坏的有效手段，是落实档案工作的基础，高校是聚集科研成果的主要场所，但如何做好科研档案管理的实体安全、信息安全管理工作至关重要，这是本文研究的重点。

关键词：高校档案;实体安全;信息安全

目前在档案载体全方位发展背景下，高校科研档案在安全管理方案面临巨大挑战，且高校科研档案管理的重要作用也逐步凸显。高校科研档案是在开展科研的环节所构建的声音图像、文字及图表等多种元素的原始记录资料，档案肩负不同科研相关工作的记录职责，同时还可加快知识创新，延伸知识创新的应用领域，推动教学工作的进一步发展[1]。高等院校作为培养科技人才的综合场所，而高校科研档案为学校的发展、管理及革新提供不可或缺的理论依据，而高校科研档案管理的安全管理工作的开展至关重要，是保障科研成果不失密的前提。

一、高校科研档案的特性及必要性

（一）高校科研档案的特性

科研档案具备档案的特点，但其是在围绕科研相关主题、产品及项目建设等活动阶段中形成的初期资料信息。其与常规档案不同，具有知识性、保密性及经济性三大特性。知识性是绝大部分科研档案作为知识的动态积累，所记载的内容囊括了专业技术特征，是一种知识产权的存在形式，同时是保障知识产权的有效依据。保密性是由于科研档案涵盖大量的科研知识、生产技术载体，同时作为高校科研阶段的结果展示，具备一定的技术保密性。此外，档案中的内容与教学战略、成果相关，所以高校科研档案的保密性更强[2]。实用性，科研档案作为披露前沿学术的有效依据，对于科研项目开展、鉴定及实验申报等具备参考作用，可以为具体投入实践或研发提供一定的理论参考。

（二）高校科研档案安全管理研究的必要性

近年来，我国逐渐重视档案事业发展，在“十三五”规划期间始终追求以国家整体安全为纲领，切实把档案安全做好，在高校科研档案中做好安全管理工作，将实体安全与信息安全放在相同位置，进一步增强安全保障力度，坚守科研档案安全管理防线，保障科研档案的安全地位。

二、高校科研档案实体安全和信息安全管理中存在的问题

（一）档案安全管理规范及流程有待健全

目前高校针对科研档案的保存建立了专业化的档案管理部门，并提出了对应的管理规范，但相关的管理规范中存在漏洞，需要进一步完善。针对档案实体安全方面的规范较为全面，但与电子档案管理、档案信息对应的安全保障规范涉及面狭窄，特别是在现在新环境背景下，逐步探索并体会习近平新时代中国特色社会主义思想的主旨，汲取国家安全管理中的优势融入高校科研档案管理是必然发展。

（二）档案信息安全管理人才不足

我国高校科研档案在信息化时代发展推动下，针对高校科研档案相关的管理人员有了新的标准及要求。通常高校中的科研管理人员都选择一些年龄较高且具有一定管理能力的人员为主，虽然对日常科研档案管理具备较强的能力，但对科研档案对应的电子系统及电子档案方面的管理能力稍弱，有待进一步提高其能力，并培养大量的后备军储备人才。

（三）电子档案安全管理中的不足

信息时代发展下开始应用电子化来管理档案，电子档案安全管理是具备专业化技术，并覆盖较为全面的工作，需要打造针对性的组织机构，站在战略发展、法律规范及组织管理视角中思考并构建具有效力的档案信息安全管理体系。高校科研档案管理是由党政、教学及专门的工作部门构建的管理机构，涉及的管理面广泛，若单纯依托于传统的实体档案管理则难以开展电子文件数据与网络两方面安全的管理，是现阶段应当重视的难题。

三、高校科研档案实体安全和信息安全管理问题的解决对策

（一）成立档案安全管理组织机构

高校科研档案管理组织机构应由校内领导组织安排设立，高校不同部门负责人引领并采用轮班制轮流做好科研档案的安全管理工作，把科研档案安全管理的职责落实下去，由高校的信息化部门来处理好档案系统服务器及安全防治工作，尽可能把控存在的隐患。安全管理组织机构需在开学前及放假时检查高校科研档案库房的纸质资料存放情況，优化信息档案系统，做好科研档案台账备份，构建长期性的管理制度。

（二）构建复合型高素质人才档案管理团队

高校的科研档案管理随着信息化的发展推进，已经不再是传统单一化的“收、管、存、用”，逐渐进步为系统操作及电子档案，所以对管理人才的要求更高，迫切需要加大复合型人才的培养力度。首先，可以引进专业性较强的相关人才，保障高校科研档案工作;另一方面组建人才队伍，提高从业人员的管理能力，定期开展安全信息教育工作，在科研档案管理系统中警惕安装安全性较弱的软件，培养并增强档案信息安全意识及防范能力。

（三）建立健全档案安全相关管理制度流程

完善科研档案工作管理规范制度及流程，建立电子档案管理办法，基于传统管理“收、管、存、用”方法中加大科研档案应急管理力度。同时将档案用房管理法落实，开设档案办公用房、档案库房、整理用房与阅读用房，各房都有不同的作用。管理流程中应当设置规范化流程，如出入登记、台账管理、定期自查等来进一步降低不安全事件发生率。此外，为避免突发紧急情况，可以设置安装监控，与安保部门形成联动管理，在有必要时第一时间集中处理，降低偶然事件对科研档案资源的损毁。

结语

高校科研档案管理工作应当明确档案安全管理的关键地位，学校管理者提高尽责的工作作风，以档案基础建设为基础提高高校科研档案安全管理工作趋于制度化、标准化及信息化发展，加大科研档案管理工作实体安全及信息安全管理力度。

参考文献：

[1] 刘思宇. 如何有效创新科研档案管理工作[J]. 明日风尚， 2018（4）：334-334.

[2] 严颖波. 大数据背景下科研档案管理变革探讨[J]. 兰台内外， 2018（1）： 44-45.