规范事业单位人事档案管理的思考

姜明妃

摘要：本文从信息化时代背景出发，旨在进一步提升事业单位人事档案管理水平。文章分析了事业单位人事档案管理存在的问题，以事业单位人事档案管理引入成熟的信息技术为切入点，提出了进一步规范人事档案管理的相关建议。

关键词：事业单位;人事档案;管理思考

随着网络科学技术的快速发展，越来越多的工作被打上了“数据化”“信息化”的标签。信息化背景下对工作的要求，意味着事业单位人事档案管理也要适应当代社会背景，要站在更高的起点，加强对工作的要求。但事业单位人事档案管理对信息技术的应用，不应是盲目追求高科技、新技术，而是要寻求成熟的、适合自己的管理方式。

一、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）缺乏专业化管理

目前在很多事业单位中虽然设置有固定的档案管理室，但是对于人事档案的管理却一直没有设置专业人员管理，仅仅是由相关的档案管理人员兼职管理，这就在很大程度上造成人事档案很容易和其他的檔案混淆。人事档案的管理不同于其他档案，在管理过程中，需要相关专业管理知识，对于那些没有受过相关知识培训的、操作经验少的档案管理工作人员来说，由于缺少人事档案的归档分类和标准方面的知识，归档中出现问题不能及时进行解决，这就导致归档质量低的问题，给以后的调卷查阅埋下了隐患，更会影响到对往来账目的追查。

（二）管理意识相对落后

人事档案包含种类繁多，有人事账簿、人事凭证、人事报表，也有很多的业绩、履历等相关记录，这些档案材料在管理过程中，较多的档案管理人员往往都会忽视对人事专业资料的整理和保存，经常会出现档案材料的缺失，使得相关工作人员的档案出现材料不全问题，这就为以后档案的查询、人事变动调岗等相关工作带来很多的衍生问题。一些事业单位的管理领导对于档案管理关注点往往都是一些表面上的成绩，实际的管理工作一直跟不上单位的发展情况，使得档案管理工作的成效并不明显。

（三）缺乏完善的管理制度

人事档案管理是一项政策性、专业性、操作性、机密性很强的工作。干部人事档案材料的形成有一个长期增量式的过程，通常都要经过数个单位流转。规章制度不健全、不规范，管理不到位，就会使得干部人事档案在交接过程中可能产生遗漏，由于历史原因，事业单位人事档案较多由本单位组织人事管理部门自行保存与管理，相关管理制度也没有得到及时的补充和修订，日常管理疏松，界限不清，责任不明，收集、传递、利用诸环节的管理漏洞不同程度地存在，监管力度不够、纠错机制缺乏、交接手续不严密，大大增加了发生错误的可能性，易造成档案材料遗失、缺损、变形，使档案信息的准确性、完整性得不到保证，也给造假者可乘之机。

二、新时代事业单位人事档案管理的创新策略分析

（一）转变管理思想

正确的思想认识是有效加强档案管理工作的关键。事业单位领导和管理人员要带头转变对人事档案管理的思想观念，充分认识到人事档案管理对整个事业单位发展的重要作用，高度重视此项工作。同时加大对人事档案管理的资金支持和投入力度，配备必要的人事档案管理基础设施、人员等，积极建设人事档案管理规范化体系，并严格遵守档案管理规章制度，才能真正提升档案管理水平。

（二）积极推进人事档案管理信息化

1.事业单位可以根据部门的不同设立不同的分系统，使每个部门都拥有自己的专属账号和密码，与其他部门之间相互联系却不相互干涉。对于账户和密码应该只能掌握在一小部分人手中或者设立用户身份安全认证等手段来防止密码的泄露和不法分子的入侵，从而加强安全强度。同时可以设立“关键词搜索”等系统，大大加快查阅的速度。

2.信息化建设必须要做好基本的安全防护，对于人事档案在保密性上的要求是非常严格的。大数据时代带给我们的不只有便利，还有个人信息和隐私的泄露。所以，对于事业单位人事管理工作信息化保密的工作一定不能忽视。可以通过建设防火墙系统和内部自查系统用来防范不法分子的非法入侵。还应对电子档案进行加密处理，工作人员通过加密锁来进行查阅等工作。

但是，在大力发展人事档案管理信息化的同时，也应保证电子版档案和纸质版档案的同步性。不能放弃对纸质版档案的利用，因为有些时候，电子档案还不能完全替代纸质档案。

（三）规范管理制度，为档案管理提供保障

人事档案的管理具有很强的隐私性，它涉及到很多工作职员的个人信息，因此，在实际的人事档案管理中，管理人员必须要注重管理环境的改善，提升档案管理的稳定、安全和可靠性。如果无法提供人事档案管理所需要的管理环境，人事档案很容易就会出现信息泄露，甚至是造成很严重的损失。

结语

事业单位人事档案管理规范是事业单位人力资源管理重要的组成部分，在新时期，对于人事档案管理要引入科学的管理理念和现代化的管理技术进行管理创新，通过对其他各项基础设施的完善和补充，全面提高人事档案管理水平，逐步向科学化的发展体系靠拢，为大众服务水平的提升、科学技术现代化的发展提供宝贵的经验及坚实的保障，促进事业单位档案管理水平的提升。

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