时间管理与办公室业务开展关系的探究

梁新贝?闻海洋?李若旸?杨腾

摘 要：新时代下，高校二级单位办公室是单位发展的“命脉”，是高校发展的“命运共同体”。文章通过对时间管理与办公室业务开展的关系的探究，提出了时间银行的概念，总结出“时间管理是高效办公的秘诀”这一黄金法则。

关键词：办公室工作;时间管理;时间银行

在大数据和信息化全面发展的新时代，高校二级单位办公室单位是“承上启下、联系左右、沟通内外”的桥梁与纽带，是单位发展的命脉，绝对称得上是高校发展的“命运共同体”。习近平总书记说过， “办公室工作若运筹帷幄，即可决胜千里”。然而事实却是，办公室人员在这种“重”“苦”“杂”“难”的工作现实中，每天在“一睁眼忙到大天黑”的工作状态中，在身心俱疲的状态下，很难持续保持饱满的工作热情，忙中出错的情况也就时有发生了。那到底是什么原因导致这种现象普遍存在呢？是工作性质本身吗？还是我们的思维方式、工作方法或时间管理观念上出了问题？答案是：兼有，但最重要是我們没能真正掌握高效办公的秘诀——时间管理。

1 时间管理的新概念

时间管理是指通过事先规划并运用一定的技巧、方法和工作实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标。时间管理理论已由“仅侧重于“记”（第一代）”发展到“强调产出和产能的平衡（第四代）”。现代管理学之父彼得·德鲁克说，“时间是最稀有的资源，良好的时间管理是进行其他管理的前提，除非严加管理，否则就会一事无成”。 职场中，我们一般都会比较重视对个人智商、情商、逆商及专业技能等方面的培养，殊不知时间管理能力才是职场中个人通用能力中最重要核心竞争力。时间于每个人而言都是最宝贵的财富，它不可再生、不能停滞、无法蓄积、无法取代。人生而平等最重要的体现就是每天拥有24个小时，不多一分也不少一秒。那为什么人们还总是觉得时间不够，甚至加班加点、甚至通宵还不能按时完成工作呢？——原因就在于浪费，即没有形成对时间的正确认知，缺乏时间管理能力。这就是现实，成功者成了时间的主人，而失败者则沦为了时间的奴隶，正如时间管理研究专家杨杰所说“智者利用时间来创造机会，庸者将时间拿来把握机会，愚者则浪费时间来错过机会。”——哪有没有时间这种事，提升时间管理力才是关键。相信我们每个人都想要功成名就，成为所在领域的成功人士，那么就必须要学会管理自己的时间。史密斯就曾在《高效能人士的时间和个人管理法则》中写到“时间管理的本质就是生命管理” 。

2 时间管理对办公室业务开展的重要意义

北京农学院校办产业处综合办公室，负责单位党政、安全、后勤保障、校办企业管理等多项具体工作（工作覆盖面广），是单位的“窗口”部门，是北京农学院发展的“命运共同体”。办公室职员必须要找准定位、尽职履责，既要执行上级的命令，又要统筹管理本单位的具体工作，办好文、办好会、办好事，不断提升办公室整体业务水平，形成本单位的“第一名片”。办公室职员要想在与上级领导、同级领导和下属三方面的复杂关系中出色地完成任务，必须掌握要事第一策略、授权与委派策略、最后时限策略、灵活掌控策略，遵循时间管理的目标原则、有序原则、计划原则“二八”原则和制度优化原则，合理分配利用自己的可支配时间。时间管理反映了员工个人对待时间的观念、态度以及统筹管理能力，时间管理能力对职工个人工作效率、业务开展能力、绩效成绩、身体与心理健康、生活幸福感等存在重要影响。

3 时间管理的应用模型—时间银行

时间银行最早是由埃德加·卡恩倡导的，其宗旨是用支付的时间来换取别人的帮助，即志愿者将参与公益服务的时间存进时间银行，当自己遭遇困难时就可以从中支取“被服务时间”。本文所说的“时间银行”，则是作为时间管理最重要的应用模型，其目的是让无形的时间可以被看见，给时间赋予真正的货币价值（计算出每小时或者是每分钟的薪资），帮助我们摆脱拖延、焦虑、低效和无序的工作生活状态，使我们成为一个真正高效、自律的人，成为一个高效的时间管理者，提升工作质量和效率，真正掌握好自己的工作，把控好自己的人生。

我们往往在工作中无限制的浪费时间（拖延、低效），主要原因就在于人类是“时间无感症”的易感人群，即对时间视而不见，对时间的流逝没有察觉就不会珍惜，导致每日东忙西忙，任时间从指缝中溜走却浑然不觉。要想珍惜时间，最先要做的就是让时间遁形（具象化），而时间银行就是我们管理时间的最佳模型。操作工具（TR工具）及方法很简单，即将时间赋予单价，并做时间记录与统计，形成“时间银行账单”（包括资产与负债），对“账单”进行分析，计算盈余与损失，根据时间账单重新改善做事的时间安排。

引入时间银行的模型，做好时间管理，可以帮助我们随时保持对时间的敏感和警觉，报给我们集中注意力和经历处理事件，把最好的时间投资在最有价值的事情上，帮助我们高效完成工作，从而获得更多可以用来成长（读书、健身等）和陪伴家人的时间，拥有我们想要的诗和远方。

4 时间管理的应用前景及社会效益

时间管理不只是一个简单的概念，更是一种可学的行之有效的方法，每一个人（尤其是职场人）都需要对自己的时间进行有效管理，从而提高自己的工作效率，更快更好的取得业绩，甚至得到晋升，对提高个人身心健康和生活幸福感也有显著的正向作用，促使员工个人和企业得到健康、持续、快速的发展。

然而更需要时间管理的是团队和企业，因为作为职场人，如果缺乏时间管理观念，也可以完成自己的分内工作（效率低、耗时长、成果差），但是作为团队或企业，如果在文化层面上，整个团队的时间管理概念出了问题，那么整个团队或公司就会处于一种亚健康状态，团队成员或企业职员容易出现懒散、涣散等情况，而这种亚健康情况又极易传染、扩大，会直接导致团队或企业运转能力低效，甚至直接走向崩溃、坍塌，而难以产生理想的经济效益和社会价值，从而在很大程度上桎梏团队及企业的发展。所以，每个团队或企业必须建立一个适合自身发展的时间管理体系。EMBA、MBA等主流商业管理教育均将时间管理能力作为一项对企业管理者的基本要求。近几年，越来越多的公司开始重视时间管理，为公司员工开展相关培训或鼓励员工自己学习相关知识，提高员工的工作效率和执行力，创建健康的工作环境，从而是企业得到健康快速的发展。

5 结束语

管理时间就是管理人生。做一个高效的时间管理者，不仅能帮助我们摆脱拖延、焦虑、低效和无序的工作生活状态，可以更高效地利用时间，在相同的时间里创造更多的价值（尤其是在工作中，创造更多的业绩），有利于解决工作与生活之间的冲突（兼顾事业和家庭），真正掌握人生的主动权，使我们成为一个真正高效、自律、幸福的人，从而提升工作质量和效率，帮助我们对工作与生活有更为明确的认识和更精准的把握，从而更快的跃向人生的更高层级。

参考文献

[1]职连发.培养中层管理者的时间管理能力[J].内蒙古科技与经济，2014（9）：19.

[2]MBA智库百科，时间管理[EB/OL]https：//wiki.mbalib.com/wiki/.

[3]角自升.秘书工作的时间管理艺术[J].智库时代，2020（16）：261-263.

[4]史密斯.高效能人士的时间和个人管理法则[M].北京：中国青年出版社，2013.