OA系统中电子文件归档问题分析及对策

刘婷婷

摘要：随着现阶段信息技术的发展，在各个企业事业单位中，对于OA系统加大了广泛的应用，在一定意义上对于办公效率的提升非常有利。电子文件归档的应用，将文书档案管理工作的效率也大大地提升，从而对于档案管理水平也有效提升，并且对其中存在的相关问题也需要及时处理。随着办公自动化发展的普遍应用，电子文件大量产生，电子文档的归档问题显得非常重要。该问题若是没有合理处理，不但会使得档案管理工作和其他相关工作产生脱节，也会使得大量的电子文件出现丢失的情况。因此，本文就对 OA系统中电子文件归档问题分析及对策进行分析和探讨。

关键词：OA系统;电子文件;归档;对策

一、OA系统中电子文件归档过程存在的问题

（一）纸质档案与电子档案并行

目前，针对电子文档和纸质文档，一般使用“双轨制”进行管理，在归档中采用纸质以及光媒体等进行归档操作。但是，由于其采用不同载体以及相同内容，在实际的归档当中就需要加强对于其之间的有效联系。通常，相對于电子文件来讲，有着一定的及时性，传统纸质档案比较滞后，这样给对电子档案和纸质档案的著录问题带来很大的困难。

（二）电子文件草稿归档

电子文件主要对文件的形成和原始档案流转和修改等信息的形成进行记录，所以，对电子文件草稿的保留需要将其纳入电子文件的归档当中。通常，归档后的电子文件草稿和电子文件正稿是相同的两份文件，导致产生这种情况出现的原因就是文件的起草者和修改者对于办公自动化系统公文流转程序没有合理应用，在起草和修改中都是在纸质档案中完成，最后进入到公文流程，已然成为修改之后的文件定稿，导致电子文件归档原始信息会被丢失。

（三）纸质档案电子化

一般，文件档案来源，除了自身单位，还有其他单位的外来文件，受到大环境对其的影响，各个系统和单位还没有实现互相联网，为了便于后期档案便于利用，在归档时对于这部分档案就需要将这些文件融入数据库当中。实际上，纸质文件档案管理采用电子化归档，通常不是电子文件所属范围，然而现阶段采用这种电子文件，自身的数量由于比较庞大，这样给档案管理人员会产生很大的工作量，因此，加强对电子归档的发展非常的有必要。

（四）电子档案的备份与移交

在当前办公基础条件下，各个单位信息管理部门当中的数据库有大量的信息数据，由于电子文件和信息技术存在不稳定性，并且电子文件比较容易修改，这就需要对电子文件做成优盘进行拷贝和存档，从而保证数据库在产生问题时可以及时地对数据进行恢复。但是，磁、光介质文件自身的耐久性和纸质档案相比较也不长久，对于电子档案存储技术条件也需要加强完善。

（五）电子文件原件鉴定

电子文件一般主要采用计算机设备来进行相应文件的制作，然而在这当中不是每种电子文件都可以制作成电子文件，电子文件大部分时候都是采用软件，或者窗口对其信息进行有效制作，这样就会产生相应的内容会被复制到相应的设备中，导致很难对电子文件原件进行区分的情况。电子文件自身有相应的法律效应，然而若是对其原件不能确定，就会将电子文件自身的作用很难体现出来。除此之外，电子文件有一定的客观性，对于人们在工作中相关活动进行记录，和社会事务之间有着直接的联系，在这当中若是很难鉴定为电子文件是原件，就会造成相应的活动实际情况自身的效力降低，对其作用很难有效地发挥出来。

二、归档模式选择与实践

（一）在线归档接口

电子文件的属性信息通常以条目的方式在档案系统中归档，审签单采用图片的方式进行归档。审签意见采用TXT归档，对Word文档有效地转化为PDF格式进行存储，将其自动挂接在相应的条目当中，主文件对应条目，归档命令按钮需要由机要员来操作。归档的文件信息和档案信息中的相关字段进行对应关系的建立，以此来保证归档信息合理储存。

（二）归档操作

在OA系统中对于电子文件审批完成后，归档人员可以对归档按钮进行点击，从而完成在线回档。在OA系统中进行电子文件保管时间进行判定，归档操作人员在对文件的保管期进行选择中也可以选取定期归档，保留期限没有进行判定就不能归档，在进行归档操作之后，归档人员对归档操作不能车削。保留期限判定若是不合理，档案管理人员可以将其驳回，并重新进行归档。

（三）电子文件打印输出、加盖印章、整理、装盒完成归档

在对于电子文件和纸质文件进行归档之后，可以通过档案管理系统，将档案文件相关清单进行导出来，同时做好电子文件归档交接工作。将所有归档到档案管理系统中的文件，需要相关档案管理人员根据实际需求做好审核和补充，对于需要长期保存的文件，尽可能地做好备份处理。

三、解决问题的对策及建议

（一）提高对电子档案管理的认识

根据相关规范要求，各个企事业单位档案管理部门需要采用现代化技术来做好档案的合理管理。针对档案管理，不但是社会发展中实际的要求，也是法律法规需求。随着社会经济的发展，信息技术在我们的生活中有着广泛的应用，电子档案管理作为时代发展的实际需求，有着很重要的作用。所以，相应的企事业单位就需要加强对电子档案管理重要性加强宣传，将档案管理的重视程度提升，从而将档案管理有效落实，建立相应的电子化操作技术的教育培训，建立相应的标准规范，以此来对电子档案管理加强认识。

（二）构建完善的电子档案管理体系

在既有档案管理方法基础上，按照电子化的需求，加强对电子文件归档管理要求进行完善，并且对相关制度有效完善，确保电子归档管理工作能够顺畅。在电子文件归档整体来讲，需要确保管理制度的完善和统一，在这当中，加强档案管理软件的统一化管理，电子文件归档中对其扫描以及制作和分类等过程加强规范化管理，使得档案管理相关工作可以根据有关流程有效完成;在细节管理当中，相应的企事业单位需要按照实际要求加强档案管理流程的完成，防止由于人员产生调动和调整以及操作系统的更换，造成档案管理出现混乱的情况出现，确保电子文件归档和档案资料的完整。

（三）实现文档一体化管理

在电子文件归档管理中，需要使得文件在上传和下载过程中的安全，需要根据档案管理机密性要求进行安全等级的设置;做好硬件设备的管理，保证计算机设备安全，加强相关硬件设备的维护工作，使得文件在传输中能够保持安全性。确保文档一体化管理方法的应用，以此来对传统档案观念进行转变，从而可以及时地归档处理。按照相关规范要求，确保文件能够从产生到最后的归档，就需要将其中相关的信息做好记录和备份，确保电子文件归档质量符合要求。需要采用專业的归档软件，确保软件自身的兼容性良好，可以保持长期的应用，防止由于软件的更换导致信息出现泄漏。并且在针对电子文件归档软件的更新过程中，可以确保文件能够有效储存和读取，确保电子文件归档使用的连续性。

（四）严格把关，控制归档范围

在对文件梳理中需要合理把握，防止出现重复归档。除此之外，纸质文件电子化需要合理控制，对其灵活掌握，防止产生失控的情况，使得一个简单的劳动变为复杂性的过程。纸质档案实现电子化，往往也只是对于各个单位的办公自动化系统存在的各自为政和互相不交流的问题的一种补救对策。因此我们相信，在未来的发展中，各个单位实现网络互连也一种必然趋势。

（五）加强防护，确保文件安全

电子文件储存的安全性是非常重要的一项工作，需要长期化进行维护和处理。所以，就需要对电子文件档案管理中所存在的问题进行合理分析，加强电子文件归档信息安全系统的建立，确保电子文件档案管理能够挖秦山华，防止由于操作不规范而导致信息出现泄漏情况。并且，还需要加强对人员技术水平的提升，对档案管理权限密保功能加强;对计算机防火墙加强维护，对其中的病毒库和数据系统也需要做好更新处理，避免出现文件泄漏情况出现;除此之外，还需要对电子文件做好备份处理，同时不定期的对其进行更新和检查。

（六）建设电子档案管理团队

为了确保电子文件档案的作用最大化呈现，管理人员就需要加强自身管理水平的提升。所以，档案管理队伍就需要加强对于一些高素质以及复合型人才的引入，并且做好整个档案管理队伍计算机以及档案管理专业技术的教育培训，以此来确保人员可以对档案管理深入化认识，并且和自身的优势结合起来，以此来确保档案管理工作可以顺利开展。

四、结语

总而言之，在目前信息化技术的应用中，档案管理工作需要不断创新和发展，在档案管理中将电子信息数字化技术有效融入其中，随着电子文件归档管理工作的不断提升，电子文件归档工作也会随着科学技术的不断进步和发展实现科学合理的发展。

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