现代信息技术对企业档案管理影响及对策

钟燕

摘 要：随着社会环境的不断发展进步，我国企业数量增长趋势逐渐上升。但过多的企业数量导致了企业间的竞争更加激烈，同时也导致企业将更多的精力放于与其他企业的商业竞争中，从而忽略了企业本身的管理。在企业自身管理中，档案管理存在的问题较大，当前多数企业选择引进现代信息技术帮助完成企业档案管理工作。本文就现代信息技术对企业档案管理的影响及对策展开讨论。

关键词：信息技术;企业;档案管理;影响;对策

现代信息化通过企业档案信息化影响着企业档案管理进程，但在企业档案管理信息化进程中依旧存在着问题尚待解决。在传统的档案管理模式中，需要提供足够的人力、物力、财力等资源，对企业来讲是一项较大的支出，所以大多数传统模式下企业档案管理部门在企业中不被看好，但企业档案管理作为一个企业的内涵展示地，若缺少妥当管理会造成企业运行出现问题。当前最快捷的办法就是通过对互联网的运用将企业档案进行信息化处理，方便企业使用，促进企业发展。

一、企业档案信息化管理的优缺点

（一）优点

企业档案信息化管理是符合当代信息化社会设定的，通过对企业档案的信息化管理可加强企业对自身的认识，方便企业员工寻找、使用档案，减少企业档案管理部门的人才投入，对企业整体发展有着不可忽视的作用。同时，通过对企业档案的信息化管理，有助于将企业档案融入企业日常工作，在企业档案的影响下，能够使企业各项工作更加具有科学性。

（二）缺点

在传统的企业档案管理中，往往需要在企业建筑内设立单独空间进行档案收集及整理。由于我国传统企业档案管理模式已沿用几十年，一时间将纸质档案转化为数字档案会造成企业档案管理人员产生工作方式上的不适应，易引发出对企业发展不利的工作失误。且企业档案信息化管理需要以互联网为载体，互联网虽然具有快捷、简便的优点，但同样也有稳定性差的缺点，在依靠互联网将企业档案进行信息化管理的过程当中，若工作人员粗心导致不法分子对企业信息档案的窃取行为，那么对企业来说是无法挽回的损伤。

二、现代信息技术对企业档案管理的影响

（一）改变了传统企业档案管理模式

我国传统企业档案管理中，存在收集管理困难、基础资料流失风险大、资金投入多等缺点，对于中小企业来讲，建立传统的企业档案管理部門会对企业经济造成不小的损耗。但通过建立企业档案管理信息化改变了该局势，由于信息化管理较为方便快捷，且管理模式方式较为简单，所以当前大部分企业会选择建设企业档案信息化管理模式，以便推动企业整体发展。

（二）对企业员工提出了新要求

新式管理模式意味着新的知识内容，对企业员工来说就必须对其有一定的认知，尤其是企业档案管理部门人员。在企业档案管理信息化建设中，对互联网的使用是必不可少的，所以企业员工需对互联网及信息化技术有足够的认知，以方便后期管理。所以企业在企业档案管理信息化建设过程中，也不能忽略对员工的培养，通过对企业已有员工的培养减少向社会的需求人数，促进企业经济发展。

（三）资源共享性加强

在传统档案管理模式下的企业，尤其是大中型企业，通常会由于企业档案管理困难较大所以存在各部门资源独占的情况。在企业档案管理信息化建设后，首先就是企业档案信息得到更加完善的共享，促进企业各部门间的交流合作，推动企业整体发展。

三、现代信息技术对企业档案管理的主要应对措施

在企业档案信息化管理建设进程中，首先需要明确信息化的概念，由于当前信息技术发达，许多企业管理人员对信息化技术及数字化技术分辨较低，认为企业档案信息化管理就是将纸质档案通过互联网转为数字化档案。但事实上，这样草率的企业档案管理信息化建设极易造成后期档案信息无法使用、信息化管理混乱、资源查找难度大等问题，从而使档案信息沦为无用的数据垃圾，浪费企业资源。所以在企业档案信息化建设过程中，一是需要企业管理人员对信息化有足够认知。二是充分落实好基础性工作。在企业档案信息化建设前，需要充分落实好信息的采集、分类、整理、分析等基础性工作，确保在信息化建设进程中不会由于基础性工作中的误差造成企业损失。三是将企业档案管理信息化工作常态化。企业档案管理信息化建设是社会发展的必然趋势，且企业档案管理信息化并不是一时之间就能完成的工作，所以企业应做好常态化建设工作，为企业发展提供切实的动力。

四、结语

简言之，企业档案管理信息化是社会发展的必然趋势，但与此同时企业档案管理信息化并不是短时间内可以完成的，且其中的管理模式转变需要一定的适应过程，所以企业要从多方面入手，为企业档案管理信息化创造良好条件，推动企业整体发展。

参考文献

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