浅析如何加强办公室综合事务管理

韦明珠

【摘要】办公室是一个统筹兼顾单位各项问题的重点部门，在一般情况下办公室的各项综合事务管理是与每一位员工的切身利益相挂钩的，因此加强办公室综合事务的管理工作就是使每个员工的合法权益得到保障，也就间接保证了单位的正常运转，因此对于办公室综合事务管理工作应当给予充足的重视。但是目前办公室综合事务管理的过程中依然存在着一些缺点，如果不及时地加以解决必定会影响整个单位的发展。本文重点介绍了办公室存在的一些问题和如何加强办公室综合事务管理工作。

【关键词】加强;办公室;综合事务管理

办公室是日常处理事务最多的几个部门之一，且办公室负责的范围较为广泛，因此处理的问题也较为驳杂。办公室作为管理各项综合事务的部门，其核心作用在于联系好单位内部各个部门，处理每一位员工所面临的一些问题，但是目前办公室的综合事务管理工作依然存在着一些问题，并且还有很大的提升空间。在这一大前提下，对办公室的职员就提出了更高的要求，首先就是要端正自己的态度，放平心态，做好自己的本职工作，以高标准和严要求来规范自己的行为，不断提高自身的业务能力和服务态度，为单位整体工作的稳步推进贡献自己的力量。

一、办公室管理的主要作用

一般情况下，办公室的工作效率直接影响到整个单位的运行效率和员工的工作情绪，办公室可以说是整个单位的中心枢纽，如同联通不同城市之间的告诉公路，如果某一条路线被阻隔那么整个单位的上传下达就会面临中断。新时代下办公室的管理工作也需要进行顺应时代变化的改革与升级，办公室的高效率代表的就是整个单位的高效率。

办公室作为中心内枢纽联通了包括领导部门、技术部门和几乎所有员工，因此办公室的管理工作要注意统筹兼顾，不能厚此薄彼。对于上层领导的指示要及时准确地传达到中层和基层，认真做好辅助工作，保证上情下达的完整性。对于基层员工的情况办公室也需要精准掌握，及时向上层领导反映基层员工面临的问题或者是对单位发展有益处的建议，除此之外办公室还需要熟悉整个单位的内部架构，能够精准地知道在面对不同问题时应该寻找哪一个部门，要综合考虑领导的决策、及成员工的实际情况和单位人力、财力的实际情况进行汇报和决策建议，从而更好地为单位发展献计献策。

除了必要的枢纽作用，办公室还为间接为领导层的决策进行辅助。在领导层进行决策时，办公室要向领导层汇报基层员工对的实际情况作为重要参考，而这一点则需要日常工作一点一滴的积累，要求办公室具有敏锐的观察能力，同时要能熟练地运用现代信息设备，从而健全单位形象并进行推广，办公室要充分发挥其综合管理部门的优势，对于单位内部信息进行及时掌握并进行整合处理，为单位今后的良好发展打下基础。

二、加强办公室综合事务管理的有效举措

目前来看办公室综合事务管理还存在着一些不足，比如说办公室员工缺乏自我上进的意识，对于前来咨询问题的员工态度恶劣，这些本应该避免的问题严重影响了办公室的声誉，也为单位带来了不好的影响，还在一定程度上影响到了单位员工的日常生产与生活，从而使其极容易产生不良的情绪，严重的甚至還影响到了整个单位的正常运转。基于此，必须加强单位办公室综合事务管理，并切实提高单位各个岗位员工的业务素质，从而为单位正常生产与建设提供良好的后勤保障。

1、转变传统管理思维方式

对于单位的发展办公室员工要学会用长远的眼光看待问题，不要目光短浅、拘泥于一时的得失，这样在面临一些重大问题的抉择时才能更好地权衡利弊，在日常协调工作的过程中才能放眼于整个单位，统筹规划好各个部门之间的合作，进而促使每一个部门能够通力合作，各方力量拧成一股绳，共同为整个单位的发展献计献策。办公室综合事务管理效率较低一直为员工所诟病，办公室如果要树立好良好的部门形象就必须要有效地提高办公室职员的办公效率，这就要求办公室职员提高思想觉悟，转变懒散的工作作风，在处理任何工作时都要时刻提醒自己以效率为优先，只有先把办公室的办公效率提上去，各个部门之间协调合作的效率才能有所提高，进而共同推进单位工作效率和发展速度。

对于办公室综合事务管理工作，办公室管理人员要秉持创新的精神进行工作的改进，在传统的工作模式中取其精华去其糟粕，将传统管理模式的优点与创新工作方式相结合，并且要符合时代发展的规律和特性，在创新时不要畏首畏尾并且不可一意孤行，要多听取其他工作人员的建议。

2、办公室综合事务管理制度要符合科学性和有效性

办公室综合事务管理制度的科学性和有效性也具体体现在其两大职能特性上，一是其沟通协调性上，二是其辅助决策性上。在协调各个部门是一定要符合科学性，要对整体工作的流程进行全面的考虑和细致地划分，并且根据工作特性的不同和部门特性的不同进行合理分配。这样才能将不同部门的利用率发挥到极致，将资源进行合理地整合和最大化的利用。在辅助领导层进行决策时，汇报工作也要言简意赅，占用最少的时间针对最重要的问题进行最详细的汇报工作，并且还需要宏观把控决策工作后的宣传和反馈工作。

3、改善办公室综合事务管理模式，定岗定责

首先要进一步完善办公室综合事务管理的内部结构，将办公室的管理内容按照科学的划分进行归纳整理，这样在今后无论是新文件的加入还是旧文件的提取都能更加高效。在筛选办公室人才时要综合考量，责任心是首先因素，要建立完善的责任人制度，具体的工作指派给相关的负责人，最后考察时要按照之前制定的标准进行审核，如若不合格则要进行相应的处罚，反之，若是工作成绩突出则可以进行相应的鼓励和实质性的奖励。办公室的工作人员同时也要有互帮互助的意识，身处同一部门不能只是各扫门前雪，要培养办公室工作人员团结协作的意识，心往一处想，劲往一处使，这样才能进行办公室综合事务管理的优化。

三、结语

总的来说，办公室综合事务管理能力直接反映了单位的发展现状，也直接关系着单位各员工的切身利益，如果单位想要健康、可持续地发展下去就必须要对办公室综合事务管理工作更加重视。在加强办公室综合事务管理能力的时候要从思想、个人、制度和团体多个方面协同考虑，不断创新工作模式，从而推动单位更好更快地发展。

参考文献：

[1]杨庆红，张贞.浅析如何提升办公室综合事务管理水平[J].办公室业务，2017（20）.