关于国有企业文字秘书的专业素养与文书管理探讨

杨芳

摘要：企业发展中文字秘书是其重要的组成部分，通过文字秘书工作的落实可以极大的提升企业工作的效率。本文先阐述加强国有企业文字秘书的专业素养与文书管理能力的必要性，接着分析国有企业文字秘书的应该具备的专业素养以及文字管理能力，最后提出国有企业文字秘书应该具备的专业素养和文字能力的策略，以此更好的提升文字秘书的能力，满足企业工作发展需求。

关键词：文秘;素养;档案;管理

文字秘书是国企领导的助手和一定的参谋，主要负责对会议记录和相应的抄写，还要对文稿进行起草记录，主要是对领导的口授进行记录，或者是接待来访者的记录，还有是对一些会议或者是电话进行记录。抄写也就是对字迹潦草进行反复的推敲、修改或者对文稿进行预写等。帮助领导对稿件进行书写，以便让领导能够腾出更多的时间做其他的工作，这是文字秘书应该尽的责任，也是文秘书所需要做的主要工作。为此，这就对文字秘书的专业素养提出了较高的要求。

一、加强国有企业文字秘书的专业素养与文书管理能力的必要性

当前企业发展中文书管理一般都是由文字秘书进行兼任，为此，文字秘书自身的修养会在一定程度上影响其文稿的最终质量和文书管理的最终水平。文字工作和文书管理工作具有一定的联系也有区别。文字秘书所具备的专业素养会在一定程度上影响最终文档的价值，也就会影响到文书管理。随着党和国家在发展中越来越重视经济建设，企业在发展中对文字秘书工作越来越重视，文字秘书在企业发展中承担的工作具有重要的意义，文书管理是企业发展的重要部分。但是当前文字秘书队伍的建设还不能够很好的满足当前企业的发展需求，不能很好的适应时代发展的需要。最为突出的表现在于能够很好的胜任文字编辑和管理的秘书少之又少，另外加之岗位不够稳定。出现这些问题的原因在于对文字秘书岗位不重视，要求不高，最终导致文字秘书的素养不能很好的满足工作的需求。认为文字秘书仅仅是进行抄写，在文书管理时也只是对文件进行收发，将文字秘书人员作为自己的随从，以自己的标准定位文字秘书，不关心文字秘书的专业素养，不能很好的满足工作需求。

二、国有企业文字秘书应该具备的专业素养

（一）文稿起草能力

文稿起草的过程常常是领导和秘书之间进行相互合作，有时也是领导亲自动手，秘书起到辅助作用，主要是进行收集、补充和进一步的核實。有时是领导对主要内容进行口授，秘书负责对文字内容进行相应的加工。有时领导只是口授一个要点，秘书经过讨论形成一个要点，并结合要点搜集相应材料，对观点进行丰富，最后形成系统的文字。还有一种是领导只是指出题目，从提纲、收集材料到讨论修改等，都是由秘书进行完成。需要指出的是在对文稿进行起草时，秘书可以针对题目说出自己的看法或者意见，形成初稿内容，然后让领导去裁决，以此形成更加真实的文稿内容。

（二）知识、技能、品德、作风修养

文字秘书除了要能够具备一般工作人员的能力之外，还需要能够具备知识、技能、品德以及作风等方面的修养。知识、技能修养如何主要可以代表文字秘书称职与否。品德、作风如何决定文字秘书是否合格。文字秘书要注重具备这四个方面的修养，以此成为德才兼备的人才，成为企业所需要的人才。在自己的工作岗位中不仅要能够具备一定的文字抄写、记录等内容。还要具有较高的对文字进行处理的水平，以此提供更加准确、详细的文字资料内容，这是文字秘书需要具备的素养。

三、国有企业文字秘书应该具备文书管理能力

由于国有企业机构设置存在一定的局限性，很多企业的文书管理都是由文字秘书进行兼任。按照文书管理的相关规定，文书管理需要能够坚持党性和科学性，以便能够更好的进行统一管理，提升文字秘书进行文书管理的素养。

文书管理主要是对文字材料进行立卷、收集、整理以及保护、统计等相关的工作。这些工作环节的开展都是相互联系和制约，其中文字的利用是其中心环节，其他环节的开展都是为其进行服务。做好文书管理工作是企业单位的重点服务内容，也是文字秘书工作的根本任务。

做好文书管理工作，就是要能够保证在文书管理在工作中的重要作用，也就是为企业工作进行参谋。企业的文书管理一般是通过专门的办公室机构进行完成，具有一定的综合性，不仅要对文书进行管理，还要涉及到人事、科技等相关的内容，门类相对比较多，内容丰富多样化，为其提供更多的参考资料，要求提供的资源要能够迅速和准确，这也就给文字秘书提出了较高的要求。文字秘书在加强自身修养的同时，还要能够具备文书管理的相关理论、技能。

四、强化国有企业文字秘书的专业素养与文书管理能力需要注意的问题

针对以上对文字秘书的专业素养以及文字管理的重要性，要注重加强文字秘书自身的素养。以公务员素质要求文字秘书，使得文字秘书工作人员要能够具备专业的素养，通过加强训练练习，完善自身知识体系。对在岗的文字秘书工作人员进行培训，使得其在知识、技能等方面进行不断的提升，以此更好的适应岗位需求。在相关业务部门的指导下，要能够对文字秘书进行相应的管理、考核，只有合格的文字秘书工作人员才能够获得相应的资格证书，从而更好的鼓励文字秘书更加积极主动的参与到工作中。

五、结语

由于国有企业机构设置存在一定的局限性，很多企业的文书管理都是由文字秘书进行兼任。按照文书管理的相关规定，文书管理需要能够坚持党性和科学性，以便能够更好的进行统一管理，提升文字秘书进行文书管理的素养。在企业发展中还要不断探索提升文字秘书素养的相关策略，以此更好的满足工作需求。

参考文献：

[1]张书堂.论秘书职业素养提高的途径[J].人才资源开发，2019 （20）：42-43.

[2]王艳，章玫平.浅谈秘书的媒介素养[J].国际公关，2019 （06）：10-11+14.

[3]李敏锋.浅谈企业文字秘书应有的基本认识[J].企业科技与发展，2018 （08）：219-220.

[4]郝湘月.国有企业秘书的基本素养[J].住宅与房地产，2018 （22）：235.

[5]杜文娟.浅谈高校教学秘书队伍的可持续发展[J].现代交际，2018 （13）：5-6.