人工智能时代档案管理革新路径分析

林丽华

摘要：人工智能的发展推动了智能社会的出现，人工智能应用在档案管理当中是时代发展的必然趋势，也是档案管理自身的需要。智能化档案管理应用在采集信息、信息分类、信息管理等方面，给传统的档案管理创造了新的生机。分析了人工智能对档案工作的影响，提出了将人工智能技术应用于档案工作的具体途径。

关键词：人工智能;档案管理;路径分析

在数据聚合、技术突破、国家战略等因素的作用下，人工智能成功引发了科技的发展，成为科技创新的风口。人工智能已经开始有了實际的运用，并遍布于生活的各个领域，解决不同领域内的问题，也为科技创新提供了新的机会和挑战。与之前有所不同的是，人工智能可以存在于任何档案管理的业务当中，这就要求我们用不同的视角，全方位的去增强我们对人工智能在档案管理中的了解。

一、人工智能在档案管理上发展的必然性

1.提升档案管理安全

与档案管理性质有关的安全问题是人们关注的主要问题，特别是对于大型企业或事业单位。在传统的国家管理框架下，企业面临着文件丢失等安全问题。数据降级、信息泄露等，都会对其产生负面影响。公司人工智能技术的灵活应用改变了传统的管理模式，提供了智能化管理，如利用计算机进行技能管理。排除不具备研究能力的人员，建立安全密钥，提高档案信息管理的安全性，满足当前的发展需要。

2.降低档案管理成本

人工智能技术的灵活应用也有助于降低行政成本，它的应用彻底改变了传统的档案管理形式。这需要大量的成本，同时也需要相关的保险和福利资金，而人工智能技术是一项独特的投资，效率高，甚至可以实现24小时正常运行，具有积极的长远意义，还能降低公司的成本。

3.提高档案管理效率

在当前的项目档案管理过程中，涉及的内容多、涉及面广，需要员工从多方面进行分析，以满足当前的管理需要。灵活运用人工智能技术，可以简化繁琐的档案管理程序，快速处理大量信息，建立完整的档案管理系统，提高档案管理水平和质量。

4.减少管理错误率

由于人工管理本身的性质的影响，在日常管理过程中经常会出现差错。主要原因是人身事故多，造成管理失误，影响企业发展。灵活应用人工智能技术，可以从根本上消除人为错误，降低出错概率，提高整体管理质量，满足发展需要。

5.时代的导向

自从人工智能出现直到现在，其理论和技术逐渐趋于完善，应用领域也在一直变广。目前，它已经在图像和语音识别、文字处理等多个方面超过人类，并逐渐占据医疗、金融、数字个人助理等现代服务业的核心地位，渗透到人们的日常生活中。人工智能的代表性技术包括自然语言处理、模式识别、专家系统、机器学习和分布式人工智能。

6.定位转变

档案服务需要智能化、个性化、知识化。公共档案馆作为文化事业单位，负责各种档案的接收、管理和社会利用。随着社会发展水平的提高，人们的智力观念和智力观念不断深化，对档案管理者提出了越来越高水准的要求。人工智能作为一种智能技术，受到了社会的广泛关注，在很大程度上满足了公共档案馆和外部社会对提高其服务水平的要求。比如，机器人帮助用户借阅档案，回答相关问题，或者“借助数据挖掘技术，分析用户身份记录、借阅记录等结构化数据，分析档案的存储行为、搜索方法、行为轨迹等半结构化数据，有效地揭示用户的隐含提高档案服务水平。

二、人工智能技术应用于档案工作的具体路径

人工智能可以应用于档案管理的许多方面，由于它主要由机器执行，许多算法和数据可以循环使用，所以许多事情可以同时完成，从此大幅度提高工作效率。

1.电子档案的整理

大数据时代电子文档的爆炸式增长给归档带来了极大的困难。基于模式识别，机器学习和自然语言处理等技术，可以自动将电子文档存档到存档范围内，还可以掌握相关的原始数据。不仅如此它还可以结合图书馆以便在网上获取各种文档，从而构成一个多维收集系统。对于存档文件的质量控制中的困难，通过机器学习，抓住其中的审核要素，建立存档文件质量审核模式，能够及时地找出并识别存档文件的质量问题，提高存档文件的质量。

2.档案的智能鉴定

综合评判需要考虑档案鉴定的内容、作者、时间和完整性，它是相对抽象的，需要高度专业化。使用专家系统和机器学习方法，从已经成型的识别样本中找到规则，并使用这些规则来确定各种档案的内容是否有价值，从而为识别档案管理者提供考察依据。这样以来，既可以统一识别的标准，还能够高效地提升识别效率。

3.档案的智能管控

借助视觉和语音识别技术，机器也可以具有与人类相同的观察和识别功能。其中最常用的应用就是安全监控。例如，使用人脸识别，指纹识别和虹膜识别等科学技术建立属于自已的安全识别系统，就可以有效的进行安全防控。

4.智能化多维统计

在传统环境中，文件统计信息的维度相对较小，可视化程度不够。基于智能化文档收集，我们使用自然语言处理技术提取文档的相关内容和信息，形成多个标签，在标签之间建立内部联系，并依照需求进行搜索。提供文档统计信息的多维显示。

5.档案智能检索

在智能文件检索的基础上，改进关键字到知识级别的搜索，以获取优质的搜索结果，从而使搜索的全面性和准确性可以更好地满足搜索的需要，包括以下三个方面：首先是在保证自然语言处理的全面性和准确性的基础上，归纳文档的特点，自动进入文件系统以形成相关的搜索词，减少手工输入并提高描述效率。其次，利用机器来智能地索引和提取内容，最后，在关键词搜索的基础上，我们可以准确地了解用户的需要，并提供精准的服务。

6.智能化档案利用

档案管理的智能化的使用是人工智能应用程序的重点。首先，使用自然语言处理文件内容的数据，找出文件自身的价值，理解用户的多种需要，并根据需求形成知识图谱;然后对语言进行处理和识别，了解不同用户的特点和需要，形成用户画像，，再进行个性化和智能化的推送;最后是充分利用智能机器人的互动功能，积极地进行与用户的交流。

三、总论

总的来讲，在如今的社会，人工智能技术与档案管理相结合是企业发展的必然趋势，它促进了档案管理理念的发生和明显转变，创新了现有的管理形式和方法，解决了档案管理中存在的问题要充分发挥档案信息的价值，促进现代档案管理的创新和发展，实现更高效的管理，优化管理全过程，创造高质量的档案信息管理环境，提高管理效率和水平。

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