浅谈民办高校固定资产采购管理流程

陈广文

近年来，民办高校办学规模不断扩大，其固定资产体量也逐年增长，固定资产是提高教育教学质量和科研水平的重要物质基础，但是当前民办高校固定资产管理仍存在种种问题，属于民办高校管理的薄弱环节。笔者从事民办高校采购管理工作多年，现根据民办高校的特点，从实际工作执行角度，从预算编制、采购执行、验收管理各个流程，探讨固定资产采购管理模式。

一、固定资产购置预算编制原则及依据

（一）固定资产预算编制原则

1.一般设备（行政、后勤）、图书、其他设备类学年预算按学校审定的配置标准编制。

2.学校教学科研仪器设备总额应参考教育部验收标准根据学校实际情况编制。

（二）固定资产预算编制依据

1.办公及生活类学年预算以配置标准总量与现有数量的差额数为基准值，原则上不允许超标准配置。

2.学校人事部门学年计划招聘指标纳入新学年的配置标准总量。

3.计划报废及需更新的固定资产记入学年预算。

4.学校新增机构按配置标准实施购置，应纳入预算内调剂购置。

5.教学科研仪器设备类预算依各院系教学计划编制，优先满足学科教学、重点学科发展需要。

二、校内单位固定资产预算编制流程

（一）教学科研仪器设备类

需求（使用）单位提出立项申请，准备相关论证材料，由教学教务管理部门负责组织专家论证，由分管教学工作校领导审批。

（二）办公设备类

需求（使用）单位提出立项申请，由学校固定资产管理部门核实相关资产设备状况，并提出审核建议，由分管固定资产管理工作校领导审批。

（三）公用及其他设备类

需求（使用）单位提出立项申请，由学校固定资产管理部门核实相关资产设备状况，并提出审核建议，由分管固定资产管理工作校领导审批。

三、固定资产预算的执行管理

学校固定资产管理部门负责对已获批准的预算下达至各单位，各单位应在接收后的一个月内制定相应采购计划报送至学校固定资产采购部门。学校固定资产采购部门将在学年预算执行周期截止前三个月及一个月时分别核实各单位采购计划的执行情况，对未及时提出执行申请的项目提出预警。

四、固定资产的购置管理

学校固定资产购置严格按审定的学年预算执行，原则上未纳入学年预算的采购项目不予执行，特殊情况需按相关程序向学校申请，获得批准后方可购置。各单位应根据本单位发展规划、学年设备预算、相关配置标准及固定资产（存量、使用）状况、安装条件及运行环境等情况，提出采购申请，由学校固定资产采购部门报审并采取相应方式执行采购。

五、固定资产的采购方式

学校固定资产采购包括招标采购、零星采购及自主采购等方式。

符合招标采购的项目，学校固定资产采购部门将相关需求材料转招投标管理中心实施招标，拟中标结果由需求（使用）单位确认相关设备规格型号及参数后，经固定资产采购部门审核，报分管招投标工作校领导审批。招标完成后招投标管理中心将相关材料（包括但不限于项目招标文件、投标文件、谈判备忘录、报价表、中标结果审批表）转回学校采购部门落实合同签订、供货及验收付款相关工作。

除公开招标外，根据预算项目实际情况，还可以采取邀请招标、竞争性谈判或单一来源采购方式确定供应商。小额资产采购项目可采取零星采购方式执行采购，包括现场竞价、比价采购，电商平台采购及邀请商家传真报价比价采购，比价商家应不少于三家。

设备（物资）供货合同签订后，使用单位应对供货进度进行跟踪，督促供货商按合同规定的时间供货。对于需要安装的大型仪器设备，要按照仪器设备对环境的要求，做好装机前的准备工作，配合供应商做好仪器设备的安装调试工作;安装场地、运行环境达不到要求的，应暂缓采购或协调供应商延缓交货。

固定资产预算內列支的采购项目统一由学校资产采购部门实施。其他经费（如各类专门项目经费、科研类经费及各单位办公费用等）列支的物资设备采购，小额采购可由各单位自主安排;符合招标采购标准的，须按规定进行招标采购，符合固定资产标准的，应在购置后一个月内向学校固定资产管理部门申请登记备案，纳入学校固定资产统筹管理。

六、固定资产的验收管理

学校固定资产的验收工作包括设备进场验收和使用验收。验收工作必须做到严肃认真，应按照采购合同、招投标文件等严格、细致实施验收。

验收工作由学校采购部门负责组织实施。成员包括待验收设备使用单位、管理单位代表，学校固定资产管理员、供应商代表（电商或现场采购除外）。专用设备或大额设备验收时，采购部门分管采购业务的领导必须到场参与验收，如有必要，应邀请相关领域专家参与验收，并出具明确验收意见。

固定资产验收合格后，所有参与验收成员应签字确认。验收单或验收报告需经使用单位负责人、管理单位负责人和学校固定资产管理部门负责人签署意见。

固定资产验收必须按验收要求提供相关验收资料。资料应包含：招标或比价文件、投标或报价文件、投标或报价样板、申购方案或更新资产方案及结果、设备（物资）进场签收单、供货方相关调试记录及培训记录、用户使用报告、验收单（验收报告）。

隐蔽工程包含的设备必须经进场验收后方可实施安装作业。供应商需提供相关设备的出厂文件及产品合格证;若实际供货选用同类型产品替代时，替代产品的各项性能参数应等同或优于原需求指标，且不高于原定设备价格，并经采购和使用单位同意后方可进行替代。

固定资产验收合格后，财务部门方可办理付款手续。固定资产管理员应及时办理固定资产入库手续，记入资产管理信息系统中，打印并粘贴条形码。固定资产验收不合格的，不得交付使用，不得办理结算手续，并按照合同条款及时向供应商提出退货或索赔。

民办高校固定资产的采购工作与学校整体规划以及后续发展息息相关，必须将采购管理工作做实做细，从而进一步加强管理，提高使用效率，实现学校固定资产管理效率最大化。