交通运输档案管理的信息化建设研究

李艳军

摘 要： 随着社会的发展和进步，也大力的推动了我国信息化建设的发展，现代化的信息技术已经被广泛的应用在政府办公、公共服务等工作中，当然对交通运输行业也是不例外的，而且应用效果还非常的明显。就目前来说，我国正处于飞速发展的阶段，而将信息化建设应用在交通运输档案管理中，不但能有效的提高档案管理工作的效率，还能推动我国交通运输行业的发展。而本文就针对交通运输档案管理的信息化建设进行了分析和研究。

关键词： 交通运输;档案管理;信息化建设研究

【中图分类号】TM34     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.29.280

在信息技术的发展下，使我国很多行业都已经应用了信息技术，当然也包括交通运输行业。在交通运输行业中，档案管理工作是非常重要的，而且也属于比较关键的环节，甚至直接影响着交通运输业的发展。传统的交通运输档案管理采用的都是纸质版，不但错误很多，而且工作效率还很低。但是通过信息技术的应用，不但能提高工作效率和管理质量，甚至还很好的保护了档案的材料，所以，我们必须要将交通运输档案管理的信息化建设重视起来。

1 交通运输档案管理信息化建设的优势

1.1 有效的改变了传统的档案管理方式

对于交通运输业来说，它的档案管理内容主要是指行业内的资料，同时还包括人力和物力等信息的留存，别看这些信息小，但是却非常复杂，而且还在交通运输行业中起着非常重要的作用，所以我们必须要加强对档案信息的管理。在传统的档案信息管理中，都是通过动手操作来将档案信息进行保存，在这种情况下，虽然能及时有效的将信息进行保存，但是时间一长，就会出现丢失数据的情况，这种问题的出现会直接影响到交通运输业的发展。但是通过信息化建设，不但可以将信息数据进行很好的保存，还能更好的推动交通运输业的发展，更重要的是，还能跟上时代发展的脚步前进[1]。

1.2 能够满足时代发展的需求

在传统纸质档案管理工作中，通常会因为一些假想的错误，给管理工作的带来一定的问题。但是通过信息化的建设，能在一定程度上减少假想错误的出现，而且还可以将信息进行阶段性永久保存，更好的推动了档案信息管理工作的变革，提高了管理工作的效率。而且信息化建设还能很好的满足时代发展的需要，毕竟在新时期下，我国已经步入了信息化时代，而通过档案管理工作的信息化建设，也能给档案管理做出一些贡献。

1.3 能够实现档案管理的专业化

传统的纸质档案管理工作，经常会出现补写、补填等错误工作，极其的不专业。而在保存上虽然也会分类，但是会在被借阅以后，出现归档难的问题，这给档案的管理工作带来了很多的难题。甚至有的档案信息被人员借走以后，出现不归还的情况，使档案管理的信息数据丢失，这不但影响到档案管理工作，还让档案失去了完整性。但是通过信息化技术的建设，不但不会丢失档案信息，还会更好的对其进行分类整理，更重要的是可以对档案信息进行备份，大大的提高了工作效率，降低信息的缺失情况[2]。

2 交通运输档案管理的信息化建设

2.1 提高信息化管理的意识

在新时期下，档案管理的信息化已经是非常普遍的一种现象，虽然信息化管理已经被重视起来，但是管理意识还停滞不前，也就是说，档案管理的信息化建设还处于起步阶段，缺乏明确的管理制度，所以会影响到档案管理的信息化建设。因此在这种情况下，我们需要根据当前市场的具体情况，建设相对比较完善的档案信息资源管理体系，同时要将档案管理的目标进行明确，对信息化建设过程中遇到的问题进行有效的解决和协调，严格落实工作人员的职责，将监督管理工作做好，最后还要将交通运输档案管理的信息化建设融入到日常的工作中，这样才能真正提高信息化档案管理工作的意识，也才能让档案管理更加的科学和规范。

2.2 要对电子文件的管理进行完善

在交通运输档案管理工作中，电子文件出现受损的情况也是比较多的，而且还缺乏稳定性，而在目前已经有很多的重要文件被传输到网络中，所以在这种情况下，仅依赖单个的交通运输部门来完成数据的传输，是非常困难的，必须要多个部门来合作完成。例如，网络技术部门和档案管理部门想要进行文件传输的时候，就可以建立专业的信息传输系统来完成文件的传输，这样的话不但能将信息进行高效的传输，还能保证文件的稳定性，更重要的是各部门还都发挥了自己的优势[3]。

2.3 要实现档案管理工作的规范化

在交通运输行业中，档案管理工作的信息化建设必须要具有规范性，毕竟档案信息影响着交通运输行业的社会地位，而且还和很多部门之间有密切的联系，所以交通运输业的规范化管理是势在必行的。但是在目前的档案管理中还有很多不规范的地方，主要体现在以下几个方面：第一，在将纸质档案转化为信息化档案管理中，丢失了很多档案信息，使档案信息的信息构建不够健全，这给档案管理工作带来了很多问题;第二，档案管理工作人员素质水平不高，对于档案管理工作来说，它是需要专业的管理人员进行管理的，非专业的人员在操作的时候往往会有很多不规范之处，这是目前存在的最大问题，也是最关键的问题。在档案管理工作中，很多人都存在错误的想法，他们认为任何人都可以胜任档案管理这份工作，这是不对的，也正是因为这种错误的想法和观念，才影响到了档案管理的信息化建设;最后，档案信息管理需要严谨的工作态度，这样才能在管理好档案的同时，给档案信息的使用者提供更好的帮助。因此，我们必须要采用多种方法来实现档案管理工作的规范化，以此来更好的推动档案管理信息化建设更好的发展[4]。

结束语：总而言之，随着信息化技术的应用和发展，给我国的各行各业也都带来了很大的发展空间，所以我们需要在交通运输这个特殊的行业里将信息化技术应用起来，尤其是档案管理的信息化建设，要通过档案管理的信息化建设改变传统纸质档案管理中的问题，建立起规范、科学并且专业的管理模式和体系，以此来提高档案管理工作的效率和质量，并推动交通运输行业的发展。

参考文献

[1] 李思佳.交通运输部门档案管理中的信息化建设探讨[J].卷宗， 2019， 9（12）：133-133.

[2] 王賀名.探讨加强事业单位人事档案管理信息化建设的主要路径[J].办公室业务， 2019，（9）：52-52.

[3] 杨吉平.信息化建设在地质部门人事档案管理中的应用[J].办公室业务， 2019，（8）：167-167.

[4] 程盼.探究新形势下人事档案管理信息化建设[J].现代国企研究， 2018， 148（22）：172-172.