高校人事档案管理问题及改进建议

刘淑静

[摘 要] 我国高校进入信息化管理时代，对人事信息管理的需求便不断提升。高校人事档案工作是高校人事工作的重点和基础，同时它也是建立和谐校园、提升教学质量和完善学校建设工作的必要支持。而高校人事档案信息化管理也是顺应社会发展以及高校建设的必然选择。文章以高校人事档案管理为中心，探寻目前高校人事档案管理的不足和问题，并对其造成的影响进行分析，从而提出适当的解决办法。

[关键词] 高校；人事档案；档案管理；信息化

中图分类号：G647.24 文献标识码：A

我国高校全面自主化经营以来，高校人事档案管理发挥着越来越重要的作用，过去档案只是单纯记载教师职工基础信息，基本没有管理功能，只是发挥“看管”的作用。而事实上档案记录着教职工的基本信息、学历背景、以往经历，通过信息高校可以判定教职工的能力和未来发展，尤其是在评比、升职、考级的时候，均需要依托这些原始档案信息[1]。同时，加强信息的管理，可以对于学校的师资水平、分布进行大数据分析，有利于科学开展战略规划和学术研究，集中力量进行人才培养和供需调整。然而事实上，我国高校目前人事档案管理还存在很多不足和问题，需要大力加强档案的管理工作，发挥档案信息的实用价值，使档案为高校发展的助力。

一、高校人事档案管理存在的问题

（一）人事档案信息不完整，材料真实度不高

在未开始全面自主化经营的时候 许多高校的档案信息收集方式不够规范，很多都是档案管理人员要求教职工自己填写，缺少专业的信息考核机制，导致档案信息会存在一定的漏报、错报、谎报的可能性，到后来纠正起来也十分困难。并且由于早期对于档案管理人员的素质水平要求不高，以及对于档案管理工作不够重视，态度散漫，导致很多人事档案信息归档不及时、不准确[2]。除了基础信息以外，教职工的履历发生变化时，也存在信息不更新的问题。由于教职工个人的经历与学校整体建设不相关，所以导致类似学历、收入、工作时间等数据没有及时在个人履历上更新。而最为常见也是最为恶劣的，是教职工出于利益因素买通档案管理人员擅自修改资料，像年龄、工龄等信息，都缺少规范化、标准化的管理，这对于人事档案的真实性和可靠性都会产生不好的影响，导致档案无法作为高校评优的标准，优秀人才可能会因此而埋沒，勾结与牟利行为时有发生，也会严重影响校园环境，影响学校的口碑。

（二）高校人事档案管理与其他管理各自为政

一般高校人事档案管理都会与教学教务相隔离，目的在于专人管专事，而事实上人事档案管理与教职工密切相连，信息被过度拆分，就会导致职工信息很难被有效地获取、归纳，就无法准确、全面地反映出教职工的整体素质。人事档案与教务工作分开，像是教学水平、学生成绩、教学任务完成情况就不能第一时间反映在档案中，而这部分信息又和教师的工资水平密切挂钩。如果不能将工作成绩及时反映在工资收入上，可能会影响教师工作的积极性[3]。另外，涉及教师的信息诸如课题研究、审计信息、人事管理也都分属各个部门管理，不但无法实现信息共享，而且很大程度上耗费人力资源。教师的课题研究成果多数由学校的独立部门进行保管，主要目的是为科研提供支持。档案管理对于档案仅仅是起到“看管”的作用，不能及时将档案信息更新。审计管理则主要针对教职工当中的干部，而且审计结果多数参照上次结果，所以对于教职工的档案也会产生过多的影响。人事管理主要保管的是教职工的初始信息，由于涉及工龄、年龄等与教职工切身利益相关的信息，因此也是最容易出现私相授受的问题。这样的档案管理方式目前已为学术界诟病，提升了信息管理的难度。

（三）管理漏洞多，“弃档不顾”现象突出

高校在以往作为事业单位，早年吸引了大量人才，而近年来随着市场机制的引进，很多私营高校出现，收入更为优渥，职业上升空间也更大，导致人才的流动性扩大，出现了公立学校教职工流失的状况。有的传统高校就采用“扣档”的手段，以档案胁迫教职工，导致他们无法离职。而有的私营高校为了吸引人才，会采用重新建档的方式，很多教职工会选择“弃档不顾”，导致原公立高校有大量的档案无人认领，学校既无权对档案销毁，又没有指定的地方接收档案，提高了档案保管成本，对于学校档案管理也造成了很大的影响。档案与教职工的关系密不可分，记录了其教育背景、工作经历等诸多信息，既不应该成为高校拖住教师的手段，也不能轻易就可以被任何一所学校重新建档，否则不仅人事档案管理的本质名存实亡，高校的教学质量也会受到影响[4]。

（四）档案管理手段落后，开发利用程度较低

目前，高校人事档案管理普遍采用的是纸质化管理模式，信息搜集、获取、归纳比较复杂，缺少对个人经历轨迹的电子化记载。对于教职工来说，评级、考核、升职、加薪，均需要以个人档案为依据，现有档案管理方式显然忽略了这一功能，档案管理方式不够科学，原则上要求学校开展各项建设工作，都要严格依照档案信息进行操作，然而事实上很多高校并未执行，导致大量的档案信息没有得到有效的利用。即便是学校建设发展需要统计人事信息的时候，由于存档工作不到位，人事档案也无法作为依据，导致学校根本无信息可用。在国内一些一流的高等学校，很多档案管理人员拥有专业知识和学历背景，也意识到档案的重要性，能够进行有效的档案管理，但是档案是否使用的决定权在于学校的领导，所以也无法做到让人事信息得到充分利用。除了人为因素，档案管理的技术落后，也增加了信息的统计和管理的难度，很多高校为学生建立电子档案，但是只为教职工建立纸质档案，说明高校无论是在人事档案管理的意识上，还是在现有技术条件上，都需要提高。

二、高校人事管理问题的解决途径

（一）提升对人事档案管理重要性的认识

人事档案是对个人学历和工作经历予以证明的重要文件，特别是在高校学术造假频频发生的今天，各级高校都要对人事档案管理重视起来。除此之外，人事档案还与教职工的工资和社会福利等信息相关联，因此除了人事档案需要按照流程真实归档之外，还需要能够及时调取信息，加强各个部门之间的信息共享。除了部门加强对人事档案管理的认识之外，还需要在全校范围内通过学习、宣传、培训，从而加强从领导到员工整体对于人事档案重要性的认识。

（二）加强对人事档案管理人员的培养

人事档案管理人员承担着人事档案管理的重要责任，因此必须对他们严格要求。他们既要在思想上保持可靠、正派的作风，也要具备较强的技术性，提升专业的素养。另外，高校还需要保持档案管理团队的稳定性，多培养年轻的人事档案管理人员，在专职人员出现工作调动、外出的情况下也能保证档案管理工作得到妥善处置。对于人事档案管理人员的绩效考评也应该纳入学校管理的范畴中，对于那些为人事档案做出贡献的同志给予表扬和奖励，而对于失职者或者私相授受者，要视情节轻重给予纪律处分。

（三）完善人事档案管理制度规范化建设

为了保证人事档案的真实性、有效性，务必规范高校人事档案管理制度，当前人事档案信息混乱的根源在于没有完善的流程，高校组织和人事部门应该加强对人事档案归档的业务指导，对基础信息严格把关，把收集到的信息进行认真仔细地甄别。另外，人事档案应该随着教职工升職、任免、外出学习、奖励而随时补充材料，因此需要建立一套定期个人档案归档机制。为防止档案丢失、泄密、被篡改、内容不齐等问题，人事档案管理应该统一由人事档案馆统一保管，任何人需要借阅、使用，都要遵守档案管理制度，转入、转出都需要严格的记录。

（四）加大档案管理设备投入和信息化建设

“巧妇难为无米之炊”，想要完善人事档案管理，首先需要建设基础设施，健全档案管理室的功能，要将档案室、查阅室、档案制作室分隔开，这样才能避免发生意外，造成损失。档案管理应该和其他部门一样，建立年度预算制度，年初将一年的成本花销计算清楚，像档案盒、卷柜、扫描仪和除湿防潮设备都需要定期的经费投入，才能保证日常的档案管理工作正常运行。除此之外，还需要大力推进信息化建设，改进工作方式，整合信息资源，由传统的纸质档案改革创新为“大数据”“互联网+人事档案”的管理模式，不仅可以提高人事档案管理的效率，方便在线查阅档案信息和数字化提取档案数据，而且有利于高校建立科学校园管理和各部门之间信息共享。

参考文献：

[1]刘晶.试论人事档案管理工作存在的问题及完善对策[J].商品与质量，2017（1）：480-481.

[2]吴一非.高校人事档案收集与整理管窥[J].档案管理，2016（3）：93.

[3]朱鹏艳.市场经济背景下高校人事档案管理问题探究[J].品牌，2015（8）：270-271.

[4]李影溪.论高校人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（1）：125-126.