基层单位环境保护档案管理工作要点探讨

骆欣

摘 要 环境保护档案是由环境组织和个人在环境管理、环境监测、环境研究、倡导和教育的各个机构直接生成的文本、图形，音频和视频等，对国家和社会都有价值的各种格式的历史记录。基层环境实践创建的环境档案是非常重要的历史信息，是环境保护活动的可靠记录，是促进环境保护活动全面快速发展的重要媒介。因此，在环境档案管理的实践中，基层单位要确定工作重点，整合环境档案管理的整体效果。

关键词 公共机构;环境保护;档案管理

引言

环境档案是由环境组织和个人在环境管理，环境监测，环境研究，倡导和教育的各个机构直接生成的文本，图形，音频和視频等，对国家和社会都有价值的各种格式的历史记录。环保档案是环境工作的可靠记录，环境工程和资源的备份格式，共享环境信息的工具以及环境管理和建设的科学依据。环境档案的工作是保护环境工作的重要组成部分。改善档案管理系统并确保档案的完整性，准确性，一致性，安全和有效的使用对环保的工作起着非常重要的作用。

1建立管理制度，保障档案收集工作顺利开展

基层生态与环境部门必须根据部门的具体情况，制定一套完整的规则和系统，以收集，转移，管理和使用档案。缩小存档量，并根据存档系统的要求收集和整理部门文档和资料，并弄清详细且可操作的规则和规定，例如单位《单位收文、发文制度》《单位档案管理制度》和《机关档案室管理制度》，并确保文件管理部门有要遵循的规则。使用该系统标准化档案收集，并增强部门内不同部门（科）的档案收集和分类。根据该部门的工作的特点，我们将为归档业务制定标准，促进归档标准化并实施标准化管理。所有内部部门必须进行严格的标准化，以这种方式来整理和收集档案和文件，并不断提高收集档案工作的质量。

2保管和统计阶段的管理要点

环境保护档案具有非常重要的信息价值。同时，基层的单位可以生成有关环保工作的大量信息和数据，这些是环境保护档案的初始形式。在环境档案管理的实践中，基层组织必须着重于在档案保留阶段优化管理质量和优化档案统计性能。另一方面，在环境保护档案的保存阶段，基层单位要结合档案的数量和分类，科学改进硬件，创造良好的环境档案存储环境。基层工作的单位需要创建单独的档案管理室和专用于环境保护资料的档案架，在管理好纸质和音像档案的同时，还需要对计算机的系统进行配置，以实现对电子档案的科学化管理。同时，为了避免纸质档案中出现霉菌和水分，单位应根据实际需要，科学地设置防潮室。例如，增加通风设备，和防火和防潮的设计等。另一方面，在环境保护档案的统计阶段，档案单位需要建立科学的档案统计系统，创建档案统计报告，记录增加，减少，销毁的详细情况[1]。

3归档阶段的管理

需要注意在归档阶段，档案中的文件和材料必须是原始的。例如，存档的副本，其中必须具有适当的说明。归档的文件和材料必须正确书写，数据准确，图样、签名和盖章、日期必须完整，具有书面的文件来装订的材料必须符合文档的保护标准，存档电子文档中的数据必须与相应纸质文档中的数据相对应。存档照片和音像需要适当的文字描述。在每个业务部门执行特定任务时，负责该部门的人员或负责项目的人必须任命专职人员。根据国家环境保护总局、档案局（88）环办字第415号，保管期限及密级划分表，系统地组织和管理生成的文档。

在归档的过程中，请注意以下方面：①已完成文件数量和每个文件中的页数。将每个文档的原件和附件，印刷副本和最终版本，请示和回复以及同一文档以多种文字形成的一起保存，而不是分开保存，需要将文档和电子的合并为一个文件。②文件和材料根据不同情况，来进行排序，先批复的材料，后请示的材料;正件在前面，附件在后面;首先是文字材料，后面是图表。③卷内材料的顺序和页码分别按顺序写在页面的右上角，两侧的文本和左上角。图表和视听资料也必须编号在设备或视听资料上。④文件应按顺序输入到案件目录中。不允许对案例名称或材料进行任何修改或简化，文档集的完整文档目录必须放在卷的开头，相关文件的文字和材料的说明应一一填写，还可以写上文件的创建者和检查者的名称和时间以表明责任，备考表格必须在末尾。⑤案例封面应逐点清楚填写，案例标题应简洁明了，并应准确反映案例文档的内容。所使用的缩写应通用且易于理解，用毛笔或钢笔书写，且字迹整齐。⑥存档的环保文件必须是书写材料优良，并且不能用复写纸，圆珠笔，铅笔，红色墨水书写，应从卷筒中的文件中取出金属物，并应对损坏的文件通过裱糊技术要求进行托裱组装，要保留原始文件的副本。⑦档案部门（办公室）仔细检查档案和环境保护材料，并将不符合归档要求的残破不完整的文件退回其原来的部门，并在合格后再将其进行接收[2]。

4注重工作重点，提高档案材料收集工作质量

基层环境部门的日常工作繁重，工作量大，并且产生大量的文字材料，而且应该避免出现，必须收集文档并存档所有文档的现象这种情况。应收集所有反映环境部门工作的纸质文件和其他的载体作为关键内容，例如环境管理，环境监测，污染和预防，自然保护，环境工程，基础设施，设备仪器等等，收集和整理这方面的材料，不要遗漏。与生态环境的创建无关或与单位人员工作无关的文件和材料将不被收集。有些文件带有红头文字和文件编号，但它们的内容与生态环境工作或单位的人员工作无关，相关文档不应包含在收集的范围内。具体工作应根据部门和内部组织的计划确定的活动范围，详细确定档案收藏的范围，这样可以确保所收集的材料内容准确无误，并确保归档收集的质量的不断提高[3]。

5结束语

科学且更简化管理环境保护档案是一项技术工作，科学而完整的标准化档案管理可以更好地服务保护环境的工作，管理环境保护档案不再仅限于环境管理部门，所有参与环境保护的基层单位同样需要重视这项工作，从而使管理任务有更高的效率，在管理相关环境记录方面也必须发挥良好作用，基层的单位在保护环境的档案管理方面的工作应该不断进行提高和完善。

参考文献

[1] 赵香宇.环境监测档案管理工作问题及相关建议[J].黑龙江水产，2019（3）：11-13.

[2] 赵香宇.试论环境监测档案的保密管理工作[J].黑龙江水产，2019 （2）：16-18.

[3] 张姝倩.事业单位档案管理创新思路探究[J].黑河学刊，2019（2）： 175-176.