电力企业采购管理系统分析

李国栋 郭卫星

摘 要：电力企业采购管理系统分析的总体目标就是实现采购、库存管理环节的规范化、系统化和自动化，开展从用户需求到生产、再到供应商的信息共享模式的研究，创建具有统一性和标准性的标准流程，能对电力企业的经营起到积极作用，使采购的增值作用更大化。其中系统的主要模块包括供应商信息管理、采购品信息管理、采购计划管理、采购执行管理模块。供应商信息管理中除了实现基本的对信息的“增”“删”“改”“查”功能外，根据电力企业的特性，可以开发各个分公司的对原材料供应商的评价反馈功能，如原材料的实际使用质量，还有实际的受欢迎程度等;另外在订单管理中，根据不同的角色设置不同的权限，对订单进行不同的操作。

关键词：电力企业;采购;管理系统

1 系统任务

（1）供应商信息管理：将供应商信息做详细的分类，完善供应商的评价体系，包括信用体系。同时构建稳定的供应渠道，在供应市场发生变化时做到处变不惊，为供应商提供信息接口，方便供应商与企业的信息对接，及时便捷的沟通双方的需求，提高采购的对外流程的效率。供应商信息的对比功能，可以为系统使用者提供决策辅助，包括对供应商的信用评级，采购送货的反应速度，采购品的质量及使用反馈，报送价格等进行对比。

（2）采购品管理：除了对采购品的详细分类之外，能够对采购品进行方便快捷的查询与修改信息之外，主要涉及对采购品的信息反馈功能，各企业一线人员可以对采购品的质量进行实时反馈，以此作为对供应商的重要评价参考标准，对于采购品来说，它的质量信息反馈尤其重要，系统可以在这一点做出提醒管理者的功能。

（3）采购计划管理：采购计划可以将各个分公司定的采购需求进行汇总，然后在区域电力部门的统一管理调度下进行集中采购，统筹的采购计划可以将库存降到最低，避免存储过程中的损耗，并且这样有利于电力的阶梯定价，在财务结算上也会提供一定的便利。

（4）订单管理：在这个子功能中，首先可以提高采购流程在企业内部的流转效率，采购申请，采购审核，订单创建，订单申请，订单审核，采购品验收入库，采购品定额分配，领导审批，财务签字付款，以上所有流程均可以在系统中实现，大大提高了采购的效率;其次规范物资采购。采购管理信息化，可设置合理权限，超出预算通过，采购预算可以得到有效控制。系统可以设定条件，完成自动选择，避免人为因素的干扰。由于职责清晰，采购节点明确，业务到达哪一步在系统上一目了然，便于追究相关人员责任，显著提高了采购效率。

2 业务需求分析

2.1 主要业务参与者

（1）原材料申购管理员：主要负责对企业一定时间的原材料用量进行统计，及时的向中心仓库申购这些原材料，同时也负责盘点各企业的一用消耗品，同样走申购流程向中心仓库发出申购请求，并提交企业负责人进行审批，由企业负责人对申购计划签字确认。

（2）采购计划专员：对各企业发出的申购计划进行汇总，并录制采购订单，提交采购经理审批，同时提交财务部门对预算进行审批，带审批通过后负责采购经理回返的采购订单。

（3）采购经理：采购经理对采购订单进行审核，审核通过后将采购订单下发给采购计划专员。

（4）财务主管：对采购订单的预算进行审核并提交财务部经理，采购品到库后，负责各供应商汇款。

（5）财务部经理：对已经完成订单预算审核的订单进行签字确认。

（6）库管员：对采购品进行出入库管理，整理采购品信息，接受企业对采购品的信息反馈，对采购品做出综合进行评价。

2.2 业务主要参与部门职责体系划分

（1）采购部：供应商信息整理，原材料申购计划的汇总分析，采购订单编制，供应商质量审核，采购品质量审核。

（2）财务部：对采购预算进行审核，对已完成的采购订单向供应商交付货款。

（3）仓储部：对采购品进行管理，对供应商发来的货品进行入库操作，对企业申请的采购品进行配送。

2.3 业务流程分析

主要业务流程包括申购计划编制、采购计划编制、采购执行、验收入库、付款等。申购计划由企业申购员根据企业经营情况编制，采购专员进行统一汇总，根据企业情况和库存情况保送仓储部立即配送，或者进行集中采购，如果需要集中采购，就需要编制采购计划，提交财务部审核后，执行采购计划，与供应商协商后生成采购订单，供应商按时发货，由采购部进行验收入库，采购部审核入库单后进行付款，供应商确认后结束本次流程。

（1）系统设置。系统设置是系统管理员操作实现系统数据的导入导出，系统数据库的备份与还原，对用户信息进行维护，包括用户信息的录入、删除、查询等，对用户权限进行设置，设置权限后，用户进入系统主技能操作权限内的功能，不能对权限外的功能操作，定期对数据库维护，防止数据库的信息被窃取或者丢失造成重大损失，系统管理员还有对系统中各个界面按钮进行设置，还有查询的过滤条件设置，根据不同的过滤条件可以查询出最符合自己想要的查询内。

（2）申购计划编制。申购计划是由企业的申购管理员来发起，申购管理员一般由企业的后勤管理者担任，在企业的原材料缺少的情况下，查看中央仓库的库存情况，如果库存能够满足需要，就由仓储部安排配送，如果不够，则编制申购计划，提交给采购部汇总，采购部根据各企业发来的申购单汇总情况执行下一步工作。主要用例规约包括申购计划编制和库存查询，申购计划编制需要注意的是录入信息是否完整和录入格式是否正确，只有完整的并且格式正确地申购计划单据才能被成功保存。另外库存查询要注意过滤条件的组合运用，才能使查询结果最符合自己的意愿。

（3）采购计划编制。采购计划是采购部根据各个企业提交的申购计划汇总，以及中心仓库的仓储情况来编制的，可以参照申购计划来编制，也可以手动进行编制，采购计划编制后需要提交财务部审核。主要用例规约包括申购计划查询和采购计划编制，申购计划的查询需要注意申购计划的编号和名称要正确，否則是不能查询出想要的结果的，另外也要注意是否具备相应的权限;采购计划编制，要保证每一项数据的完整和精确性，根据系统提示按正确格式录入系统。

（4）采购方案执行。采购方案执行时采购部在采购计划经过审核之后，确定执行采购方案后，与供应商进行接触，对供应商进行各项指标的评估，包括信用等级，报价，采购品质量，交货是否准时等，然后开始有供应商谈判进行采购订单的编制，最后根据采购订单进行收货付款等。

（5）供应商管理。供应商信息管理功能主要是对有关供应商基本信息进行维护，包括单位的编号、名称、地址、联系方式，联系人，经营范围等，另外供应商的评价信息更新是十分重要的，因为这是对供应商进行分类的重要依据，诚信较高的供应商，要注重与其关系维护，建立长期的合作关系，合格供应商要保持评价信息的更新，用来进一步对其分类，不合格的供应商需要终止合作关系的，要及时清算遗留的业务问题，把停止合作关系的供应商信息清除。

（6）采购品管理。采购品管理功能主要是仓储部对采购品的相关信息进行维护，主要包括采购品的编号、名称、供应商名称、一般单价等，对采购品的信息录入、删除、更新、查询等都是有仓储部来直接维护，对于采购品的反馈信息，要根据企业经营者根据经营中的实际情况来对反馈信息进行维护。主要用例规约包括采购品信息反馈和采购品信息更新，采购品的信息反馈是此次系统的信息共享的一个重要对象，电力采购的采购品是以客户为导向的，实时的信息反馈可以为采购管理者提供更加全面正确的决策支持。

（7）库存管理。库存管理的参与者是庫管员，库存管理的主要功能是采购品的入库验收，响应企业的申购请求并及时配送所需采购品，因为电力行业材料的特殊性，一些需要做安全处理的材料需要及时的查验库存数量，做好备注信息，定时查看采购品的安全程度，采购品的入库过程需要库管员的严格检测，确认合格之后，才能入库，验收入库后生成验收入库单据有财务部门审核签字后，给供应商打款。另外需要对企业经营者对采购品在实际经营中根据客户的反馈，要及时地做出更新。采购品入库操作是需要线下入库验收作为基础的，只有线下验收通过后才能编制入库单，并且上传验收凭证文件。

3 总结

本论文以电力企业采购系统为背景，针对企业的采购业务流程不规范，供应商信息不完善，采购合同容易出错，采购品库存管理不当等问题重点进行了流程分析。论文围绕采购系统中所遇到的信息共享和推送技术进行探讨，研究了一套具有严格规范的采购流程的信息管理系统。所有的流程都会在系统中留下操作痕迹，所有的数据与文件都可以进行查询，和在相关权限下进行修改，系统可以对接电力企业的整个供应链管理系统，信息、数据可以共享，各部门协同合作，加强信息的交流与共享，是采购业务变成一个增值业务，为企业降低经营成本，创造利润源。最终能为电力企业的采购带来如下有益的改变：

（1）在采购系统内加入信息维护，使得企业内部的所有信息可以在整个供应链管理流程中进行共享，实现采购品信息在经营中的实时反馈，供应商在采购业务的表现评价等，提高了公司对于整个采购系统的把控能力，为实现零库存奠定了基础。

（2）电力企业的采购管理从以前的单部门采购，在系统中采用了集中采购策略，由各个分公司根据各自经营状况进行申购，由采购部统一管理，集中采购，再由中央仓库进行货物配送，将采购流程简化到极致，很大程度上降低了库存，减少损耗，提高周转率，降低资金占用。

参考文献：

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[4]王颖.基于物联网技术的电力工程资产全周期管理[J].内蒙古电力技术，2020，038（001）：59-62.

作者简介：李国栋（1968—），男，山东诸城人，高级工程师，水利水电工程建筑专业毕业，多年国外施工，一直从事市政及水电工程施工，目前为电建市政集团工程科技部总工，从事科技研发管理工作;郭卫星（1986—），男，河北张家口人，天津生态城建设投资有限公司高级工程师，主要从事建筑节能及设备自动化工作。