医院文书档案信息化管理模式的构建研究

陈桃花

【摘要】我国经济快速发展，信息化技术已被广泛应用在人们的生活中。文书档案在医院中是构成医疗卫生系统的主要资料，传统的医院文书档案已无法和时代发展相适应，因此要在信息化模式下进行变革。本文主要分析医院文书档案信息化管理现状，同时结合实际情况提出改进策略。

【关键词】医院文书档案;信息化;管理模式

文书档案在医院档案管理系统中发挥着重要的作用，文书档案是收集各级领导机关下发的公文、医院重大事件和重大活动的初始资料。文书档案在医院发展中属于档案的主要载体，可以从多角度展现出医院在各时期的发展状况和成果。

一、医院文书档案管理内容和特征

医院文书档案信息化，是指通过现代化技术来提高档案管理的水平，掌握文书档案管理的状况，从而总结新时代文书档案的框架，为医院档案管理提供保证，实施社会化服务。

（一）信息化管理医院文书档案内容。信息化管理文书的归档，医院将每天收到的文件登记到计算机上，同时根据顺序存在医院的局域网中，便于内部传阅。也可通过网络来传输和发放文件，从而避免档案管理人员出现错误，减轻工作人员的负担。文书档案信息化管理过程中，制作、保存以及传递和共享文书档案可借助计算机实现。信息化管理医院的病历档案，通过计算机对病历进行信息加工，并直接反馈到临床科室，便于医生诊断，当出现问题后能够及时解决问题。

（二）信息化管理医院文书档案特征。第一，全面性。医院文件档案的统一管理，综合医院科室一般包含行政、后勤、临床、医技、药剂等科室。在各部门的日常工作中，产生了大量的文献和档案，内容繁多。根据档案的类型，综合医院科室一般包含行政、后勤、临床、医技、药剂等科室，资料可分为自上而下的文件或医院制定的文件，也包括与医院其他科室有关的文件。第二，专业性。医疗保健服务是医院的主要业务。医院的工作主要是临床医疗服务，在医疗服务中，文档和档案的更新速度快，数量大，这类文件真实反映了医疗工作的特性。

（三）信息化管理医院文书档案的重要性。第一，可以及时查缺补漏。使用计算机技术管理文书档案，可以在资料系统中输入修改命令，让系统能够自动修改，此种方式提高了文书档案修改效率。第二，可确保及时安全传递信息。传统的文书档案工作受到距离、人为因素等影响，经常丢失，影响着工作的实施，信息化管理主要是以网络传递资料，取替了传统文书档案的不足，从而提高了安全性和及时性。第三，准确使用文档资料。使用计算机网络可以信息化管理文书档案资料，使用电子目录整理和归档资料，便于全面查询文书档案资料。应用计算机技术还能够快速查找文书档案，最大程度实现档案资料的共享，提高资料的使用率。开展信息化工作可以便于人们检索，同时也保证了文书档案资料的安全性。第四，稳定保存信息资源。电子文件载体寿命远远高于传统纸质载体资料，电子文件可在高温天气或者是其他劣质天气完好无损，不会出现任何损失，但纸质文书档案会受损。电子技术发展快，为文书档案的储存带来便利。

二、信息化管理医院文书档案存在的优缺点

文书档案管理是医院管理工作的重要内容，然而在实际实施信息化管理的过程中，呈现出以下优点和缺点：

（一）缺少专业的信息化管理人才。医院文书档案信息化管理工作在我国发展晚、进度慢，开展医院文书档案管理工作存在着不足。首先是基础设施尚未完善，其次是缺少专业的信息管理人才。医院文书档案的缺陷影响着医院文书档案信息化管理工作的落实，若想发挥出医院文书档案信息管理工作作用，则需要先引进专业的人才。

（二）医院领导忽略了信息化管理文书档案的重要性。我国医院虽然实施了信息化管理文书档案，但信息管理水平较低，出现此种情况是由于医院的领导人未认识到信息化管理文书档案的重要性，管理人员受到传统思想影响。医院管理人员会认为，信息化管理文书档案的工作没有管理医院重要。在心理便否定了信息化管理医院文书档案。

（三）需要提高文書档案管理质量。我国医院文书档案管理工作水平低，某些医院档案管理部门使用的是传统文书档案管理，用来保存和传递档案。传统的档案管理和国外先进的信息化档案管理法比较，仍旧存在着差距。传统文书档案管理质量低，精细化和信息化管理文书档案在我国医院有着重要的作用，需要提升档案资源信息共享。

（四）忽略了宣传信息化管理文书档案。医院的信息化建设已完善，构成了多个管理子系统，比如科教管理系统、文书档案管理系统以及设备管理系统，同时也被广泛使用。但医院领导人员思想守旧，未合理将信息化管理应用在文书档案中，致使使用档案资源效率低，未发挥出信息化管理的作用。

（五）信息化管理医院文书档案的优点。信息化管理医院文书档案，有利于保存珍贵的资料，通过计算机扫描医院资料即可，在日常管理中使用电子文件即可，能够保存原始资料，同时对保存信息的完整性有利。在信息化管理文档资料时，通过电子目录归档资料，便于查询资料，最大程度实现资料和信息的共享，提高使用率。直观化管理资料，确保资料安全。

三、改善医院文书档案信息化管理的措施

新时期，医院在实际加强文书档案信息化管理的过程中，可采取加强建设管理文书档案团队、加大硬件设备资金投入、重视挖掘档案资源价值、加强信息化管理文书档案投入等措施：

（一）加强建设管理文书档案团队，提高管理水平。先进的管理模式，一方面要引进先进的设备和技术，一方面需要配备专业人才。信息化管理医院文书档案的水平，和工作人员业务素养有着直接的关系，档案管理人员一方面需要掌握管理的技能和知识，一方面要熟练操作管理软件，并且要掌握某些文书档案管理知识，确保能够自动编辑和索引档案，自动控制文书。医院要重视培训教育档案人才，为其提供学习和培训的机会，不但能够丰富工作人员的理论知识，同时也能够提高业务能力。加强工作人员的信息意识和责任感，聘请有关专家讲座，传播国外的先进思想，提高工作人员的学习意识，丰富其工作经验。在培养人才时，医院需要做好审核培训工作，争取将最先进和实用的知识传输给管理文档的人员，从而提高其专业素养，并且要定期对其进行考评，直至全部人员符合标准。

（二）加大硬件设备资金投入。引进先进的设备和基础设施，并且加大投入费用，为顺利开展文书档案信息化管理工作奠定基础，并且需要加强信息传输，应将医院内部网络平台作为主要的技术，设置独立的信息网站，此网站能够为使用信息人员提供查询、检索等服务。同时也能够提供信息咨询服务，为医院职工提供查询服务，便于其快速健全文档资源信息，提高医院文书档案管理标准。

（三）重视挖掘档案资源价值，提高使用率。在医院进程中，文书档案是战略性资源，因此应挖掘其价值。同时要重点整理医院发生的事件、项目等档案资料，为今后档案打好基础。档案人员通过先进的信息手段和技术提高管理文档质量，更新信息，确保档案信息的完整性和及时性，从而有效提高档案服务，推动医院文书档案发展。管理人员要提高专业素质，同时优化管理结构，延伸知识面，一方面掌握档案管理知识，一方面可熟练掌握处理方法，保证信息化时代更好地推动医院发展。

（四）加强信息化管理文书档案投入。在管理医院文书档案时，应先加大资金投入，然后引进国外先进设备，考核信息管理人员。同时管理部门人员要对档案工作予以监督，对于出现的问题应及时解决，善于使用技术创新。

四、结语

综上所述，在信息化时代，医院文书档案管理应追随时代的脚步，实现高效化和规范化的档案管理。档案管理人员也要认识到信息化管理文书档案的重要性，转变思路，提高文书档案管理水平，让医院朝着更健康的方向前进。

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