高校推行财采资一体化应用管理研究

吴杉 韩剑锋 薛明霞

摘 要：财采资一体化以信息网络为平台，改变传统工作模式，实现财务、采购和资产管理的规范化、流程化、阳光化、精准化，全面提升服务质量和管理水平，更是为学校的发展提供强大的助力。

关键词：高校;财采资一体化;应用实践

随着我国高等教育事业快速发展和各高校自身品牌化、专业特色化建设等需求，各高校每年都要投入大量资金进行教学、科研、实验设施建设和购置数量庞大、种类繁杂多样的教学科研仪器设备来不断满足学校日益增长的教学科研需求。

因此，经过若干年学校发展下来，各高校积累了海量种类繁多、技术参数繁杂、多校区流动、多用途或专业使用的资产。为实现规范化、精细化和专业化管理，分别成立了专门负责集中采购的采购部门和统一管理资产的资产管理部门。但这些资产的信息对于与之相关的财务、资产、采购部门却是各自为政管理的。尽管目前各高校为进一步提高管理效能，已进行不同程度的信息化建设，财务、采购、资产部门分别建设了自己的信息化管理系统，但仍然基本是系统孤岛，未能实现数据信息共享共用。

一、发展现状

1.财务信息不精准

现代高校经费来源日趋多元化，不但有正常的国家财政拨款经费和学费收入，还有社会（包括个人）捐赠、科研经费、贷款和其他各项非税收入等资金。这些经费支出涉及学校各党政机构、群团组织、教学院系、科研机构等部门，也包括教职工个人，因此经费支出项目根据需求的不同也是多样化。而且各资金归口管理部门（个人）所管理的预算资金分配、预算执行等情况是一个动态变化过程。但目前高校财务部门不能做到实时掌握每项预算经费的执行进展情况，预算项目内容不能很好地细化和控制，只能等到经费预算（使用）部门和个人去财务部门申请或报账时才能获得相关信息。由于财务部门只对首次在资产管理部门办理完入库手续的资产办理入账手续，在后期维护保养中的部分大型和高价值仪器的重要零部件（价值较高）新增或更换却按照材料或者单独资产入账，导致原固定资产的总体价值被严重低估。另外，还有入账名称与资产管理部门入库登记名称不一致、集中报账时零散资产在资产管理部门遗漏登记入库而被夹杂在其他票据中完成报账等情况，最终造成账实不符。

2.采购管理存在漏洞

高校大部分资金都纳入财政预算，用于采购（含集中采购和零散购置）的内容除了货物等实体，还涉及各类服务、工程等，包括仪器设备、学生实习、知识产权、后勤应急维修改造、安保服务、书籍资料出版印刷、会务接待、危化品购买等。在日常工作中，经常会发生一些采购项目因临时性和突发性，且或多或少可能存在时间的紧迫性、种类的多样性、需求的特殊性等因素，不能科学合理安排采购计划，导致大项化小分拆采购、无秩序采购、同功能设备重复采购风险増大。随着学校的可持续性发展和自身品牌化、专业特色化建设等需求，对资产的投入不断增加，采购业务呈现多元化态势，但很多高校还停留在传统的采购模式上，需要重复性签字审批、甚至回溯到财务部门重复签字、流转效率低等情况，导致采购相关工作量大大増加和重复。部分项目负责人对项目经费来源界定不清、对采购标的性质不能准确定位，导致采购在方式的选择、合同的订立方面存在合法性及规范性漏洞。采购部门只能掌握和安排大项预算采购计划，不能全面跟踪掌握学校各部门预算情况。

3.资产管理信息不完整

高校因教学专业众多，又需兼顾科研工作，且学生要集中学习和生活，因此所涉及包括的资产种类繁多、涉及面广、数量庞大。资产管理系统是学校、使用部门两级动态管理，分为固定资产、低值耐用、易耗品等管理等系统。在对资产进行入库和管理时，会出现因教育部标准（16大类）和财政部标准（6大类）对资产的分类不同导致与财务部门入账分类不同、入库登记名称与财务部门入账名称不一致、入库信息不完整、验收不全面、核准数据错误和部分资产遗漏登记等问题，不能全方面、准确地反映出资产在财务、采购与资产管理部门的数据信息一致性。同样，资产管理部门对于学校各部门财务预算执行情况和采购计划执行情况缺乏全面、及时有效的信息跟踪和掌握，使得资产管理工作相对被动和滞后。

为提高高校经费使用效能和资产信息一致性、完整性和连贯性，规范和完善立项、审批、预算、采购、签订合同、验收、资产入库、财政入账、资产管理、资产处置销账等一系列流程，消除财务、采购、资产部门之间的信息壁垒，借助数字化校园平台，将财务系统、招标采购系统、资产系统深度融合和互联互通，推行财采资一体化应用，通过系统间信息相互自动流转推送，实现高校资产数据信息共享共用，构建贯穿高校资产全生命周期的管理体系，实现“数据多跑路，教职工少跑腿”的目的。

二、推行财采资一体化应用重要意义

1.实现资产信息全程一致性和完整性

推行财采资一体化应用，采购系统中的资产参数、资产名称、价值、供应商、合同等相关信息会自动推送到财务系统和资产系统中，避免了资产系统入库登记和财务系统入账时重复相关工作，资产系统确定的资产分类、入库时间、使用部門和保管人员等信息也会实时反向推送到采购系统和财务系统中，实现系统间资产数据的共享，从而使资产在名称、分类、入账（库）时间、型号参数、合同、采购信息等等信息一一对应，保证实现了资产信息全程一致性、完整性和连贯性，即方便资产部门与财务部门的对账工作，又对之后的资产计提折旧有很大帮助。

2.实现业务流程优化和提速

推行财采资一体化应用，通过系统衔接、开发手机端应用、信息推送、校验核准、流程优化，实现信息自动流转推送，大大减少人工纸质审批的流转周期和重复性签字审批，改变原有采购、入库、报账入账登记方式，相关职能部门和有关人员不受时间和地点限制，在各环节上在线审批流转，保证了项目连贯性，及时快速推进，提高工作效率。全流程所有相关数据皆保存在统一的数据平台数据库中，提升整个过程的透明度，以便审计纪检部门调阅和分析统计。

3.便于预算控制和实时跟踪掌握

推行财采资一体化应用，在进行资产购置预算申请的时候，就能从全校层面进行预算控制和跟踪，在全校范围内查询相关联资产，便于定性采购方向和用途。在执行过程中，财务部门、采购部门和资产部门也能实时掌握各环节信息，有效跟踪每项预算执行情况、采购进展情况、履约验收情况、资产入账报账等情况，从而有效整合资金流、采购流、资产流，极大提高核算工作的效率，帮助高校降低管理成本。在年末或下年初，对已完成和未完成预算项目情况进行历史数据结转，作为基础数据，留在下一年度部门预算时参考使用，从而真正实现对预算、采购、资产管理的滚动式管理。

三、财采资一体化具体应用

财采资一体化应用致力于财务、采购和资产相互深度融合，打通财采资数据信息通道，实现资产信息共享共用。

年初高校各部门根据学校批准的采购项目和日常开支经费项目在财务部门申请预算经费，财务部门提请学校审核核定后在财务系统中给各个部门相应的项目设置批准的预算经费额度，并预留临时项目应急经费额度，对于各个临时突发性项目根据当时实际情况和项目特点划转相应经费即可。

部门（个人）根据预算项目在采购平台上提交采购申请（包括所需经费数额、目标用途、商务条件、技术参数等信息），财务系统向采购系统推送申请采购项目的资金性质、余额等信息，同时冻结本次采购所需使用经费的数额。在采购系统中根据项目情况确定采购方式，经过学校相关领导和部门在线审批后，生成采购文件在学校网站发布公告采购或与当地公共资源交易中心办理相关招标采购手续。确定中标供应商后，根据中标报价签订合同并上传采购系统。而无须资产系统入库的所购买货物或服务等只在财务系统直接报账完成或财务系统和采购系统中完成即可。

采购手续完成后，所采购标的物内容及其他相关信息推送至资产管理系统，系统根据标的物内容及其他相关信息自动进行标的物内容拆分和资产分类（人工修正）并在资产系统中建立标的物明细资产入库的基础登记信息。项目的部门（个人）在合同履约结束验收完毕后，将合同标的物照片、各类票据、验收报告等上传至资产管理系统，补全入库资产全部信息。系统根据入库资产的详细信息生成资产标签（二维码、条形码、电子标签），下载并打印资产标签，粘贴在该标的物表面。

资产管理系统在资产入库登记完毕后将入库资产信息反推送回采购系统和财务系统，对该项目所使用的冻结资金进行解冻，自动完成财务部门资产入账登记，财务系统根据采购合同、入库信息、发票、支付方式等信息自动生成财务报账凭证。财务部门只需审核报账凭证，无误后将合同资金直接支付到合同约定账户，并完成该预算项目的核算工作。

在高校的信息化建设过程中，财采资一体化以信息网络为平台，改变传统工作模式，实现财务、采购和资产管理的规范化、流程化、阳光化、精准化，全面提升高校服务质量和管理水平，更是为学校的发展提供强大的助力。

參考文献

1.邱浩然.高校网上财务报账模式的构建及启示.行政事业资产与财务，2014（9）.

2.黄显云.试论高校国有产管理与财务管理的关系.行政事业资产与财务，2013（5）.

3.丁学而.高校财务管理与采购管理、资产管理的关系与协调研究.中国乡镇企业会计，2017（4）.

4.董琛.小额竞价平台在财采资一体化闭环控制中应用.财讯，2019（17）.（责任编辑：兰卡）