大数据时代背景下的档案管理探讨

蒋丽杰

基于我国经济的持续发展，社会不同行业对人才的需求量不断增加。特别是处于大数据时代环境之下负责档案管理的工作人员。档案管理工作内容繁重，大数据技术在为档案管理人员提供便利的同时，也提出新的挑战。为此，本文简要分析了大数据时代背景下档案管理工作存在的问题，并提出提高工作人员个人综合素养以及保证档案信息安全系数两项具体方式，以期为档案管理工作质量不断地加强提供参考。

随着大数据时代的来临，各个行业与领域的生产方式均产生不同程度的变化，在为不同领域提供发展基于的同时，也带来许多挑战。而档案管理工作同样如此。档案管理概念工作相对繁重，其中各类信息数据都需要保证保管的妥善与合理。而为了能够跟上社会的前进速度，必须及时针对档案内容予以更新以及保存，方便日后能够在人蛇时间进行浏览以充分发挥其价值。所以，大数据时代背景下如何开展档案管理，便成为许多学者关注的重点。

一、大数据时代背景下档案管理工作重要性

（一）智慧城市中引进档案管理对大数据技术的需要

档案针对时代进步以及社会经济建设而言的作用都至关重要，因此档案的特点之一便是需要长久保存。档案馆即专门用于长久存储档案，可以为社会基础建设以及不同类型服务供应其所需要的帮助以及档案内容的参考，属于社会科学文化场所。随着社会的不断发展，档案馆之中的信息数据数量大幅增加，成为社会不同类型信息数据集中的机构。然而就传统档案数据管理角度而言，档案馆的管理方式较为落后，缺少高素质 专业化的人才加以管理，且既有管理人员本身不具备社会档案管理呢你，针对丰富的档案信息数据无法予以充分地开发以及运用，导致档案信息数据存在滞后性。大数据背景下，构建智慧城市已然城市未来发展的必然趋势，也是迫切需要实现的目标，而智慧城市的建设之中，档案信息资源的运用以及开发工作也是重要的组成部分，将档案馆的建设有效融入城市之中，可以令城市整体信息水平均有明显提高。结合信息数据资源的运用，智慧城市构建需要将档案渗透在档案馆建造之中，同时针对档案馆内存储的信息数据加以激活，并确保上述信息数据确实能够应用于城市建设之中。档案馆之中存储的信息资源数量过于庞大，仅运用人力的方式显然无法予以妥善的保存以及合理的运用，所以需要利用大数据加以有效处理。

（二）电子文件管理工作需要大数据技术运用

就大数据时代背景而言，电子型文件数量激增，虽然无纸化的电子文件节省了诸多资源，也为档案存储提供了便利，但是电子文件管理工作难度有了提高。而档案管理人员需要针对电子文档加以筛选，旨在从电子文档之中搜索更加具有价值的信息数据，然而电子文件有关信息数据筛选期间也存在许多问题。工作人员针对庞大的信息数据量予以文件处理期间里应选用更为科学的方式加以鉴定，传统文件多是通过专业鉴定人员予以鉴定，然而由于电子文件数量众多，使得电子文件筛选量也随之大幅增加。故而，工作人员引入宏观鉴定方式便显得尤为关键，即从整体角度针对电子文件是否具有价值加以判定，确认电子文件管理的目标之后，针对形成电子文件的组织开展文件采集，然而关于电子文件数据的筛选难度也相对较高。大数据技术可以有效处理上述问题，运用大数据转发器实现信息数据的采集，同时开展有关信息数据系统的分类，为电子文件管理工作提供诸多便利。

二、大数据时代环境下档案管理工作存在的问题

（一）工作人员欠缺专业能力

如今，许多档案管理人员依旧采用传统的管理理念以及工作方法。大数据时代的到来，固然令工作人员各项工作变得更为简单，但同时也令档案管理关于人才的要求变得更高。但大部分档案管理人员并不具有能够合理处理大数据的专业能力。如今，大数据环境下档案管理工作相较于传统的管理模式而言更为专业、多元化以及信息化，必须档案管理人员可以充分应用计算机运用，发挥计算机的价值。同时也具备优秀的信息分析能力以及问题处理能力。不仅如此，基于现代社会的持续发展，企业规模也将处于不断拓展的状态，这就意味着档案管理人员的任务相较于之前更为繁重，要求更为苛刻，然而可以满足相关标准，甚至完全符合行位职责需求的工作人员数量不断减少。

（二）档案信息安全系数相对较低

大数据环境之下，档案管理工作之中也包含有对信息的管理，所包含的内容以及信息量庞杂，而不同类型信息数据也至关重要，在企业发展中的价值相对显著。尽管已经明显提高档案管理工作整体效率，然而依旧可能发生诸多信息安全风险。如今，社会不同行业的企业人才流动率都相对较高，企业更为关注的人才所具有的才能，但未能针对人才才能予以更为深入且全面的挖掘，要求其接受档案管理工作，导致信息安全难以得到保障，可能产生安全风险。另外，网络之中的黑客屡禁不止，相对活跃，通过网络违法乱纪以获取利益的现象并不少见，侵犯企业信息数据库对其而言并非难事，而对企业而言，一旦信息数据库遭受入侵，其信息数据有可能被篡改、泄露以及损毁，且无法及时恢复。

三、大数据时代环境下档案管理工作有效方案

（一）提高工作人员个人专业素养

如今，不同行业关于人才的抢夺都十分激烈，且呈现愈演愈烈的方向，企业都希望能够招聘或是培养专业能力优秀，可熟练运用各项技术的人才。而档案管理人员对 善于运用大数据技术的人才更为需求。对任意领域企业的发展 而言，高质量的人才资源占有社会发展之中的关键位置。故而，企业此后工作中应加强关于档案管理人才的培训力度，如在员工入职之前，即针对其进行培训，重点培训其相关理论知识以及部分大数据基础技术的运用，而在入职之后，还需要加强岗位培训力度。具体可采用定期與不定期培训联合的方式：定期培训具体指的是定期的培训活动以及考核，如季度考核与年度考核，针对不能达到考核标准的员工予以再次培训或是给予一定经济方面的惩罚。而不定期培训则是针对近期内可能频繁出现的问题予以集中培训，或是部分员工工作质量优秀，为其提供外出学习培训的机会，借此不断提高工作人员个人专业素养。此外，企业也可尝试从外界引入更多的专业人才，如通过招聘活动以招揽经验丰富、技术娴熟的高端人才，不仅能够使得档案管理工作效率得到明显拿提高，同时也可以实现对其余工作人员的培训以及指导。结合大数据时代特征，年轻人关于有关理论知识的学习以及操作技能认识也更为纯熟与透彻，接受程度可得到明显提高。另外，因为大数据时代的特别性，年轻人更为容易学习与掌握有关理论知识以及实操技能，所以，企业在未来发展期间，也可尝试积极运用有关专业的应届毕业生，借此为企业档案管理队伍添加新鲜血液，在提高档案管理队伍整体水平的同时，也促进原本企业内部人员不断的学习以及进步，从而形成一种良性的循环。

（二）保障档案信息数据的安全

大数据环境下，档案管理工作尽管能够为企业各项决策供应所需要的信息数据，以便为企业各项决策提供数据支持，但优先考虑的问题是保障信息数据的安全性。许多企业目前依旧无法运用数据共享技术，某种程度而言也降低了信息的可用性，进而导致许多有效资源被浪费。故而，企业需要尽快改善现状，最大限度提高数据的可运用性，借此强化档案管理系统。如在档案之中添加更为高级且行之有效的防护程序，以便从源头处理各类问题或是隐患，实现对信息数据的有效性保护，或是针对现行档案管理技术予以不断的优化以及改善。

另外，大数据技术在档案管理工作中的运用固然为其提供了诸多帮助以及便利，使得工作效率得到明显提升，但同时也对工作人员以及信息安全产生一定程度的负面影响。而为了有效规避负面影响，需要构建并不断完善相关规章制度，在档案管理工作方面，企业内部可尝试构建信息准入制度以及监管规章制度，其中，信息准入制度内明确规定信息数据的重要性，使得各个岗位工作人员对信息数据的重要性有更为明确的了解与认识，同时能够准确判定一份档案或是文本是否具有可用性，并在判定之后选择合适的方式予以处理。通过该方式，可以有效降低负责档案管理工作人员的工作量以及压力。监管规章制度的落实，可以实现关于信息数据的维护，同时有效约束工作人员的行为，加强工作人员的责任心。不仅如此，我国政府部门也需要进一步提高自身关于档案管理工作的关注程度，明确有关规章制度对保护档案信息数据安全的重要性。

四、结语

大数据时代的来临，关于档案管理这一需要牵涉大量信息数据的工作产生明显影响。基于大数据技术的愈渐普及以及广泛运用，虽然提高了档案工作的效率，但对档案管理工作本身的要求也相应提高。故而，企业应明确当数据时代背景下档案管理工作可能产生的问题，并通过不断加强档案管理人员抓也素质以及对档案信息数据的保护，以实现档案信息资源的充分开发以及运用。

（作者单位：公主岭市水利勘测规划服务中心）