碎片化信息的个人存储和管理

摘要：[目的/意义]微量信息时代，信息过剩，如何通过软件辅助存储和管理大脑获取的信息是一个迫切需要解决的问题。[方法/过程]通过笔者本人对各种软件的使用实践，笔者不断改良碎片化信息的个人存储和管理习惯。[结果/结论]笔者总结基于现有软件辅助存储和管理碎片化信息的最优化方案，并提出改良版的软件设计。

关键词：信息危机;碎片化信息;碎片化信息存储;碎片化信息管理;知识管理;GTD;PKM

中图分类号：G202      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）24-0039-04

1 引言

人类过去任何一个历史时期都无法比拟现代社会的信息量。

在微量信息时代[1]，信息过剩，如何通过软件辅助存储和管理大脑信息是一个迫切需要解决的问题。虽然各个网站收藏夹能起到一定的存储和管理作用，但将阅读的信息分散到各个网站收藏夹，调用速度较慢，而且有时很难回想具体是在哪个网站进行的收藏，所以需要专门的软件去汇总自己阅读的信息。信息管理软件因此需求孕育而生，其起到存储和提取的作用，统筹管理各种信息。

人的记忆是将获取的信息存储于大脑记忆单元，其类似于将获取的信息存储于信息管理软件;人的回想是从大脑记忆单元提取信息，其类似于从信息管理软件提取信息。通过上述对比可以看到，信息管理软件能起到类似大脑存取信息的作用，可以说是人的第二大脑。

2 主要现存的信息管理软件

笔者调研了各种信息管理软件，将其按功能进行如下分类：

2.1 提醒类信息管理软件

此类软件主要起到提醒作用。可以分为：（1）定时提醒，如手机自带的闹钟、日历等;（2）触发性提醒，其特点是当发生某操作时就触发提醒，如座右铭锁屏是当解锁手机屏幕这一操作时就可触发用户看到自己座右铭。

主要软件：闹钟、365日历、座右铭锁屏、倒数日等。

2.2 待办类信息管理软件

此类软件主要处理各种待办事项。当遇到待办事项时，将其记录于此软件中。当待办事项完成时，可在此类软件中进行标注完成并隐藏。

主要软件：高效todo、番茄土豆、滴答清单、微软待办、Todoist、Any.do等

2.3 待读类信息管理软件

此类软件主要用于收集待读的网页，用于稍后再读。

主要软件：Pocket、Readability、Instapaper等

2.4 短笔记类信息管理软件

此类软件主要记录和管理无标题的短信息。

主要软件：探记记录、Evermemo、Simplenote、讯飞语记等

2.5 长笔记类信息管理软件

此类软件主要记录和管理有标题的文章。

主要软件：Evernote（印象笔记）、有道云笔记、为知笔记等

2.6 支持自由排版和可以用笔进行批注的长笔记类信息管理软件

此类软件不仅可以记录和管理有标题的文章，还可以进行自由排版及用笔进行批注。从（5）中单独分类，是因为由于其可以自由排版且可用笔进行批注，所以更接近传统纸张和书本使用体验。

主要软件：OneNote、GoodNotes等

2.7 學术类文献信息管理软件

此类软件主要管理学术类论文资料。

主要软件：Endnote、Mendeley、Zotero、JabRef、NoteExpress等

2.8 中心化思维导图软件

此类软件用一个中央关键词或想法引起形象化的构造和分类，如图1所示。其用一个中央关键词或想法以辐射线形连接所有的代表字词、想法、任务或其它关联项目，将各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来。

主要软件：Mindjet、Xmind、Workflowy、幕布、Notion等。其中Workflowy、幕布、Notion属于变体，其不仅可以通过思维导图的方式展示，还可以通过传统文本的方式展示，如图2所示。

2.9 去中心化思维导图软件

与中心化思维导图不同，去中心化思维导图并不设置导图的中央关键词或想法。所有关键词或想法都具有同等地位，而通过线段将相关联的想法连接起来。将发散思维构建成一个联系紧密的“蜘蛛网”，体现出不同想法之间的联系。贯彻此思想的典型软件，是Thinkmap Visual Thesaurus，如图3所示，其将各个相关英文单词通过线段相联系。

而专门的想法记录软件TheBrain更进一步，将一个想法与其他想法通过母想法关系、子想法关系和跳跃想法关系进行分类联系，如图4所示。

主要软件：TheBrain

3 个人信息的功能性分类

个人信息管理软件繁多，如何进行协同管理并高效运作是一个需要处理的问题。在解决此问题之前，首先需要将个人信息进行功能性分类，以便对不同类型的信息采用不同的管理策略。

笔者将个人信息按功能性分为2类：（1）待办类信息、（2）知识类信息。

3.1 待办类信息

待办类信息主要是待办事项，当完成时进行隐藏或删除。

待办类信息又分为3类：普通待办类信息、定时触发待办类信息、场景触发待办类信息。其中普通待办类信息没有时间和场景限制，随时可以开始进行处理;定时触发待办类信息，只有当到特定时刻才能去完成，如到周末、到某一特定节假日、到工作日等;而场景触发待办类信息，需要到特定场景才能去完成，如当自己到达公司才能触发自己完成该事项、当别人已完成某事项才能触发自己完成该事项。

3.2 知识类信息

知识类信息主要是一些想法和资讯，在需要时进行调用。

知识类信息按来源又分为2类：内源性知识类信息、外源性知识类信息。其中内源性知识类信息是自己产生的，外源性知识类信息是通过外界环境获得的。无论是自己生成的想法（内源性知识类信息）还是外在获取的资讯（外源性知识类信息）都属于知识类信息，其特征是在需要时进行调用。

根据自己的主观感受强度和主观重要程度可以分为高强度知识类信息和弱强度知识类信息。一般自我生成的想法自己的主观感受强度和主观重要程度会高于外在获取的资讯，但不能一概而论。其中有效阅读是从外在提取自己认为的重要信息，供自己在日后调用，其主观感受强度和主观重要程度未必低于自我生成的想法。通常一篇文章就是为了提取1、2点关键信息，从而进一步影响自己的内在思维。

3.3 分类总结

其分类总结如图5所示。

4 不同类型信息的管理策略

对于不同类型的信息需要有不同的管理策略，相应需要有不同的软件进行管理。

4.1 待办类信息管理

待办类信息管理俗称GTD。GTD是Getting Things Done的缩写，中文含义是“把事情处理完”。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。GTD的核心理念在于清空大脑，然后一步步按照设定的路线去努力执行[2]。

笔者根据待办类信息的不同类型，采用不同的管理策略。

首先需要秉承GTD的思想宗旨，将待办类信息全部记录下来，清空大脑，以便之后集中注意力处理各个事项。记录下来的方式可以采用手机自带的记事本、番茄土豆等软件。之后需将不同类型的待办类信息移植到不同的专用软件进行处理。

对于普通待办类信息。需要将其分为重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急4个象限进行处理，有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然[3]。笔者采用高效todo软件进行管理此类信息，如图6所示。

对于定时触发待办类信息，在被触发可以开始完成时才归为普通待办类信息，按普通待办类信息进行管理。在被触发之前不能进行处理，需放入专用的软件，大脑遗忘，以便集中注意力处理目前能够处理的待办事项。可放入的专用软件是闹钟、365日历等本文2.1节所述提醒类信息管理软件。

对于场景触发待办类信息，同定时触发待办类信息类似，在被触发可以开始完成时才归为普通待办类信息，按普通待办类信息进行管理。在被触发之前不能进行处理，需放入专用的软件，大脑遗忘，以便集中注意力处理目前能够处理的待办事项。可放入的专用软件是滴答清单、微软待办等本文2.2节所述待办类信息管理软件。在软件中设置分类，每个分类对应不同的触发场景。

4.2 知识类信息管理

知识类信息管理俗称PKM。PKM是Personal Knowledge Management的缩写，中文含义是“个人知识管理”，指个人从“生涯规划”的角度出发，通过专业工具建立知识体系并不断完善，进行知识的收集、整理应用学习和创新的流程化管理，个人知识管理的流程包括：生涯规划→知识体系建设→信息收集→整理/学习→创新（心得、报告）[4]。笔者则将其分成有效阅读→知识存储→精准提取→协同创造4个流程。

4.2.1 有效阅读

有效阅读是提取文章内的关键信息，供自己所用[5，6]。外源性知识类信息和内源性知识类信息并没有十分明显的界线。有效阅读提取的信息很可能是自己主观强烈认同的，甚至之后在此信息基础上结合自己原有知识体系进行加工和发展，进一步内化。而不重要的外源性知识类信息则被忽略而遗忘，大脑实质起到筛选信息的作用。

可以将阅读过的文章分类为稍后再看、普通收藏、精华收藏、反复品味、核心收藏5个层次，越到之后的层次自身的认同度也越高，也越需要精读，反复体会，随时调用，进一步潜移默化地改变自己的认知和行为。

4.2.2 知识存储

在进行有效阅读之后，筛选后的信息需要合理存储。就目前现存的信息管理软件可按短笔记、长笔记和文献存储进行不同层次的分类存储。

由于短笔记记录量会较大，碎片化记录无暇分类，故短笔记需通过在笔记中加标签和强度系数标识进行存储。标签概述短笔记的主要内容，方便建立起短笔记之间的关联。强度系数标识去区分不重要的记录和重要的记录。长笔记则可通过分类方式进行存储。

4.2.3 精准提取

常见的提取方式有：关键词搜索、时间顺序浏览、标签过滤、强度系数过滤。

其中标签过滤类似搜索，是将相同标签的记录按一定顺序罗列起来。

强度系数过滤则是在浏览时将不重要的记录过滤掉，只显示强度系数标识高于某自定义值的记录。

上述过滤方式可以同时进行，进一步筛选，精准找到重要的记录。

4.2.4 重组创造与实操实践

基于精准提取的信息，再进行重新组织、联想（俗称“头脑风暴”[7]），从而自我生成新的认知。

可将精准提取的信息列于方便进行编辑组织的软件中，再在此基础上进行思考扩充。适合进行头脑风暴的软件有OneNote等本文2.6节所述支持自由排版和可以用笔进行批注的长笔记类信息管理软件与如幕布等本文2.8节所述中心化思维导图软件。

5 现存知识类信息管理软件的折衷版使用方案與改良版知识类信息管理软件设计的提出

本文4.2.2节的讨论中提到短笔记记录量会较大，碎片化记录无暇分类，故短笔记需通过在笔记中加标签和强度系数标识进行存储。就目前阶段而言，并无同时具备标签和强度系数标识的软件可供使用，所以笔者提出现存知识类信息管理软件的折衷版使用方案和改良版知识类信息管理软件设计。

5.1 现存知识类信息管理软件的折衷版使用方案

笔者目前的个人知识类信息的存储和管理策略是短笔记采用讯飞语记（或探记记录、simplenote）进行存储。长笔记辅助管理软件是幕布和onenote。长笔记也可通过标题是短笔记，内容是短笔记备注的方式存储为短笔记。

但由于目前现存软件标签和强度系数标识功能并不完善，笔者通过存储特定格式的短笔记进行管理。笔者的短笔记存储格式是“内容 标签1 标签2 标签3……”。

笔者用一定数目的*作为短笔记强度系数标识符，*的数目越多代表笔记内容越重要。在搜索中通过搜索一定数目的*，过滤掉不重要的笔记。（部分软件会提供收藏功能，但收藏是一种最简单的强度系数标识，只有“未收藏”和“已收藏”的标识区别，无法有效标识大量短笔记的重要程度的差异。而一定数目的*作为标识符，可以将短笔记的重要程度映射为*的数目大小，数目越大，重要性越高。）

为帮助联想，有效寻找到相关联的重要记录。笔者自己的笔记标签额外存储于Evernote或TheBrain中。TheBrain通过母想法关系、子想法关系和跳跃想法关系将不同的标签联系起来。但TheBrain由于移动端发展较晚、在移动端较不便于使用。之后笔者通过Evernote做笔记内部链接，来建立起标签之间的关系，如图7所示。建立起标签之间的关联有助于辅助思考和联想，筛选出自己曾经阅览或生成过的相关联重要信息。

5.2 改良版知识类信息管理软件设计的提出

由于我们处于微量信息时代[1]，我们需要处理大量碎片化信息，短笔记存储和管理软件具有极强的用户需求。一方面长笔记管理软件印象笔记是美国有名的独角兽企业，有很大的市场价值;另一方面微博的产生在移动互联网时代在某种意义上替代了博客在PC互联网时代的影响。可做类比尚未高度发展的短笔记存储和管理软件相对印象笔记相当于微博相对博客，故有理由相信相对目前现存的长笔记存储和管理软件，尚未高度发展的短笔记存储和管理软件有很强的开发意义和市场价值。

在短笔记软件设计上应秉承“快存储、慢管理”的理念。快速开启和存储数据（典型软件如evermemo），然后在管理上通过标签和强度系数标识建立起笔记之间联系。而标签可采用本文2.9节所述非中心化思维导图TheBrain的方式，建立起标签之间的联系，辅助联想。另因为存在同义标签的可能性，需在TheBrain母想法关系、子想法关系和跳跃想法关系的基础上，添加同义想法关系。图7的标签模式可以图8所示的方式展示。点击相应标签，可以在软件右侧罗列自己曾经记录过的短笔记，辅助联想和创造。

6 碎片化信息管理软件的开发对学术研究的可能潜在意义

类似探测器是微观物质世界的研究手段和数据来源[8]，日记笔记等碎片化信息管理软件是精神世界的研究手段和数据来源。碎片化信息软件的开发，将获得大量人类思想相关的数据，对人文学科的研究能起到一定的数据支撑作用。

致谢：

感谢中国科学技术大学罗昭锋高级实验师《文献管理与信息分析》的课程教学，感谢科大讯飞有限公司云平台于继栋先生提供的实践学习机会。

参考文献：

[1] 王飞飞，张生太，张聚良.论微时代下的信息危机——以微信朋友圈为例[J].知识管理论坛，2017，2（6）：477-482.

[2] GTD百度百科 [EB/OL].[2020-03-29]. https：//baike.baidu.com/item/GTD.

[3] 四象限法则百度百科 [EB/OL].[2020-03-29]. https：//baike.baidu.com/item/%E5%9B%9B%E8%B1%A1%E9%99%B3%95%E5%88%99.

[4] PKM百度百科 [EB/OL].[2020-03-29]. https：//baike.baidu.com/item/PKM.

[5] 奧野宣之.如何有效阅读一本书：超实用笔记读书法[M]. 张晶晶，译.南昌：江西人民出版社，2016.

[6] 大岩俊之.实用性阅读指南：把读到的知识转化成能力[M]. 陈怡萍，译.南昌：江西人民出版社，2017.

[7] 头脑风暴百度百科[EB/OL].[2020-03-29]https：//baike.baidu.com/item/%E5%A4%B4%E8%84%91%E9%A3%8E%E6%9A%B4/68278.

[8] 曾哲.BESⅢ上e～+e～-→Φη衰变的研究[D].合肥：中国科学技术大学，2017.

【通联编辑：李雅琪】