浅议基层档案人员培训工作

文/李雪梅

习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”因此，为保障档案事业的健康发展，需要进一步完善档案工作体制机制，加大对档案工作的支持保障力度。而从全局出发，加强基层档案管理，不断提高工作水平和管理水平意义重大。

基层档案工作的现状

档案工作作为一项基础工作，其重要性在现实中往往被人们忽略，只在需要时才能体会到平时重视不够，也因此其专业技术性的人员和充足的物资配备更难以落实。在不少基层单位，由于认识不到档案管理人才的选择和培养的重要性，在人力资源分配上往往习惯性地将边缘化的、能力素质一般的人选安排在档案室工作。由此造成了基层档案人员队伍出现以下特点：（1）普遍存在学历不高、非专业人士占居多数的情况，专业技术薄弱，工作效率亟待提高。在传统管理上尚能在一定水平上维持，难以适应现代管理的需要；（2）普遍存在工作人员年龄偏大，工作人员中女同志占比大，工作强度承受力不足，服务水平亟待提高。

由于领导重视程度和工作人员的发展路径对工作积极性影响很大，档案工作人员队伍建设对年龄、性别占比等因素要考虑到现代档案工作的新需求。

加强基层档案人员培训工作的必要性

基层档案工作是我国档案事业发展的基础，为保障我国档案事业全局的健康发展, 全面提高档案人员工作和管理水平，亟需加强基层档案人员的培训工作。

1.是现代经济社会发展的迫切需要。伴随着现代经济社会的快速发展和信息时代的到来，档案信息日益凸显其重要的作用,而其薄弱的基层人员队伍建设现实难以满足日益增长信息量的需要。比如人事档案信息的流转直接关系到人才的有序流动和高效发展，如果基层档案部门不能提供快速高效的服务，将影响经济社会全局建设的进程。经济社会的发展需要从全局出发注入积极因素，加强基层档案人员的培训工作必不可少。

2.是现代化档案管理发展的需要。我国倡导国家治理体系和治理能力现代化，档案管理系统也是其重要一环。而档案管理作为一项专业工作，需要各级档案从业人员不断加强和规范档案管理工作，尤其是基层档案工作人员更需要及时了解和掌握档案的最新政策和专业技术。因此，为更好地促进现代化档案管理发展，加强基层档案人员的培训工作必不可少。

基层档案工作人员培训工作的建议

针对基层档案人员队伍建设的现状和我国现代经济社会与现代档案事业发展对基层档案工作的要求，为推动档案管理工作迈上新台阶，基于实践经验提出如下几点关于基层档案工作人员的培训建议。

1.邀请行业专业人员辅导。邀请专业人员作相关政策法规的辅导。根据基层单位的需求，档案专业老师或上级单位经验丰富的专职档案工作人员针对我国档案政策、法规作深度的解读、辅导。专题辅导可以分期举办，每期根据需求进行。同时，根据依法治档的总要求，解读与档案工作密切相关的政策法规，如：保密法律法规等。

2.内部开展学习档案规章制度。定期开展单位内部档案各项规章制度的学习工作。专职档案工作人员应该结合单位的实际运行情况，制定涉及文书、会计、科技、干部、实物、声像等档案的管理办法和实施细则以及档案库房管理规定、档案利用制度、档案保密制度、档案借阅制度、档案移交接收制度等等。同时对这些规章制度进行修订和补充，通过建立健全档案管理制度，完善档案工作体系，使档案工作人员能按规范履职，按程序办事。档案工作人员应依据各项档案规章制度，及时召集单位各部门档案归档人员，组织开展规章制度的学习工作，使大家及时了解和掌握档案各项制度规定。这是一项常态化工作，一方面由于各部门归档人员流动性大，随时有调离原岗位的情况出现，另一方面，随着单位各项工作的有序发展，档案规章制度将不断完善。

3.开展主题宣传。在普法、档案等专业性重要纪念日，开展主题宣传。如开展档案普法宣传工作，派发给基层档案工作人员包括《档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等内容的宣传手册以及档案知识宣传挂图和折页等宣传资料。此外，组织基层档案工作人员参观专题档案展览。通过参观展览，进一步展示档案的独特价值与作用；利用参观档案展览的形式讲好“档案故事”，扩大档案工作的影响力，充分发挥宣传作用，提高基层档案工作人员的档案意识。

4.“讲好故事”突出工作亮点。档案工作人员要善于用档案“讲好故事”。档案部门在积极开展利用档案为单位的生产经营、管理创新、科研研究、社会活动、维护权益等活动服务过程中，档案工作人员要善于尝试把开发利用档案信息资源的活动记录下来，写成档案利用事例，这些事例提供给单位领导和同事，并且作为档案培训讲义的素材，做培训时讲授给大家，会起到可喜的宣传效果。宣传这些发生在身边的档案利用事例对推动档案工作有着重要的促进作用。 一是通过档案利用事例的宣传，可以提高大家对档案工作的重视程度。二是通过档案利用事例的宣传；扩大了档案信息资源的认知度和美誉度；三是通过档案利用事例的宣传，促进档案收集和归档工作。

5.开展集中培训。针对档案归档人员兼职多、流动性大、专业水平不高的情况，每年举办一期档案人员培训班，为使实际操作工作有章可循，要编写印发《档案整理基本操作方法》、《档案归档范围与保管期限》等对单位档案的归档范围、分类方案、整理方法都进行明确规定的资料；培训时集中学习档案管理新的法律法规及相关标准规范、档案管理基础知识及实务、电子文件管理基础知识、保密工作知识等内容，还有就是在培训内容里一定要有档案利用的具体实例解读。具体实例可以是本单位发生的，也可以是本地区、本行业或知名企业发生的真实案例。很多活生生的例子证明档案不仅可以记录历史，还可以作为真凭实据为企业挽回损失创造效益。

6.进行“面对面”指导。档案工作人员要“走出去”对基层归档人员进行有针对性的业务指导。不同业务部门所产生的归档文件内容和范围不同，保管期限也不相同。工作中与部门归档人员多联系沟通，随时了解部门工作动态，以便掌握其常规工作外的重要活动或重要工作。利用到现场指导的机会，有针对性地进行“一对一”的培训，通过了解部门的需求，对发现的问题及时纠正。现场讲解各类档案整理的方法，解答工作中的难题，进行档案整理的示范，让基层归档人员真正学到实用的业务知识，掌握归档技巧，既可以增进感情还能够进一步强化基层归档人员的档案意识。

7.构建信息交流平台。一是建立档案工作QQ群、微信群，为基层归档人员提供档案知识交流平台，指导大家开展规范化建档，及时把档案工作新标准、新要求及时传达给大家。同时，要善于把好的经验、好的做法推荐给大家学习和借鉴。二是进行互助学习。为大家提供相似类型的先进作为互助学习的对象，通过“比先进、学先进、赶先进、帮后进”的方式，形成比学赶超，齐争上游的浓厚学习氛围。三是解答问题。对基层归档人员在工作中遇到和提出的问题，在线上给予及时的解答，帮助大家解决工作中遇到实际问题，不仅可以提高工作效率，还可以使基层归档人员的归档意识进一步加强。

8.整合业务手段。面对新知识，档案管理部门采取多种形式，通过业务手段的整合，有计划做好部门归档人员的培训，以期不断提升部门归档人员综合素质和岗位履职能力。

总之，通过有效措施加强基层档案人员培训工作，可以普及各类档案专业技术知识，丰富基层档案人员的知识视野，整体提升基层他们的文化内涵和专业素养，从而不断推动我国档案事业整体的高质量发展。