5G时代下高校数字档案管理创新模式探究

陈希源

【摘要】随着5G技术的高速发展，各个行业先后变革自身发展模式，档案管理工作在数字化和网络化的道路上不断探索，对高校的数字档案管理提出了新的挑战。该研究主要分析基于5G时代下高校数字档案工作的创新模式，指出管理中存在的问题，并提出5G时代下高校数字档案管理工作的发展方向。

【关键词】5G时代  数字档案  管理模式  创新方向

高校中，档案管理工作内容比较繁琐，且对档案管理人员的能力水平有一定的要求。而5G技术的普及会为高校档案管理带来新的发展环境，有助于创新档案管理理念、服务模式以及人力资源等，高校管理人员应高度重视数字档案的新发展，将5G时代下档案数字管理推动高校发展的重要作用充分发挥出来。该研究基于主要分析基于5G时代下高校数字档案管理工作的创新模式。

一、5G时代的产生与发展

5G，指的是第五代移动电话通信技术。5G在很大程度上提升了网络运行速度，涵盖多领域、高速度以及高效率等诸多优势。与1～4G网络相比，5G一方面提升了网络速度，另一方面还实现了安全性、高覆盖和灵活性，而且测试显示速度比4G网络高出十倍，为网络用户提供了更高标准的服务。而且5G时代为社会发展带来前所未有的发展机遇，使传统互联网模式实现了彻底变革，影响着整个社会的运行与发展。目前5G在很多行业领域中得到应用，提升了信息传播速度和人工智能技术，使人们实现了生活、工作的智能化。

二、高校档案管理中存在的问题

（一）档案管理理念落后

在高校教育与管理工作中，档案网络数字化一直是发展的主流，不仅为高校教育管理提供数据保障，更进一步通过技术的提升完善了管理模式的变革。传统时代的高校档案管理以纸质档案为基础，需要耗费大量的人力物力。信息化时代下，越来越多的高校在档案管理中应用到现代信息技术，以期能够实现传统档案管理模式的创新。高校档案管理人员在近些年非常注重档案管理工作，且一直在做档案管理的优化与完善工作，以达到与时俱进的目的。但是，高校档案管理工作中，很多管理人员并未有效革新其管理理念，且管理模式较为落后。由于受传统管理理念制约，高校档案管理工作不受重视，甚至一些管理人员认为档案管理任务只是资料管理，并没有意识到档案管理对当前高校发展与整体管理所发挥的重要作用，导致档案管理工作呈现片面化特征，并未注重高校档案管理模式的发展与创新。除此之外，很多档案管理人员将主要精力放在档案检索与编目工作，创新理念不足。

（二）档案管理方式单一

从根本上说，高校档案管理工作本身就是比较复杂且所涉内容比较多的一项工作，传统档案管理模式带给管理人员的工作量非常大，工作人员在档案管理中必须做好档案存储、分类以及查询等相关工作，而且在档案调阅环节需要耗费更多时间寻找所需档案。目前国内一些高校在管理学生档案工作中依旧选择纸质档案管理模式，由于档案内所记信息比较多，必须对其明确分类管理，以确保档案信息的安全性与准确性，这就必然会消耗大量时间、物力以及人力，由此就很难提升工作的实效性。该模式下的档案管理工作出错率比较高，而且极易导致档案遗漏或者丢失等问题，无法提升工作效率，而且还会影响到服务质量。

（三）档案管理基础设施落后

因为区域经济发展差异性，造成国内各个高校经济发展水平也有所不同，尤其是地方高等院校在档案管理设施建设中，因为经济水平较低，资金投入不足，不能为高校建设档案管理设施提供更多经费。但是信息化时代下的档案管理所需设备成本较高，导致一些高校缺乏足够的设备购置能力，由此就会导致现阶段的高校档案管理依旧选择人工管理，不能够实现数字化、智能化以及信息化档案管理模式，对高校档案管理工作的发展造成严重阻碍。除此之外，国内很多高校先后配备了信息化设备，但因为管理人员专业素养不高，且不能对现代化管理设备进行熟悉应用，导致高校昂贵的档案管理设备成为摆设，并未将其应有作用充分发挥出来，造成高校档案管理工作处于止步不前的状态。

三、5G时代下高校数字档案管理的创新模式

（一）创新高校数字档案管理理念

5G时代下，若想实现高校档案管理的发展与进步，首先必须具备现代化管理理念，高校数字档案管理工作发展的前提在于创新管理理念，这也是5G时代所提出的新要求。基于该现状，高校数字档案管理工作需要严格遵循5G时代发展要求，以高效率、多样性以及信息化为高校数字档案管理目标，摒弃以往纸质档案管理模式，依照时代发展需求，严格制定与时代发展相适应的数字档案管理规划。除此之外，高校档案管理人员应对其思想理念进行全面个性，充分意识到高校管理提升中档案所发挥的重要作用，并在数字档案创新管理中投入更多精力与时间，确保数字档案管理中能够巧妙、合理应用5G技术，注重提升档案管理效率，促进高校档案管理工作的信息化建设。

（二）创新高校数字档案服务模式

从根本上说，高校传统档案管理方式是对数字档案管理创新造成阻碍的一个关键因素。所以，在高校数字档案服务模式创新中，需要充分利用现代化技术成果。5G网络全面覆盖的现阶段，档案管理工作也慢慢走向人工智能化、数字化。近些年，由于高校扩招带来的在校生人数迅速增加，使得高校档案信息资料也持续增加，这种情况下的传统档案管理方法已经不能和社会发展形势相适应。5G时代下，高校档案管理可通过互联网存储与备份档案资料，一方面能够达到档案高存储的目的，另一方面还有助于高校档案利用率的提升。为顺应信息化与5G时代发展需求，应不断提升高校档案管理服务水平，进一步创新档案管理服务模式。转变被动的档案管理服务为结合数据挖掘分析的主动服务，从而實现多元化和高效率服务目的。通过5G网络检索高校中的档案信息资料，满足高速服务需求。与传统网络相比，5G网络的速度更快，对高校档案数据化管理具有很大推动作用。不仅如此，还应强化高校间的合作与联系，从而实现5G网络下数据信息的高速传播，以达到信息资源互通、共享的目的。

（三）创新高校数字档案科学管理技术

高校若想实现档案的高效率管理，需要在各环节有现代化信息技术的支撑。由于5G网络的迅猛发展与全覆盖，高校应该在档案管理中充分应用各种现代化信息设备，相关数字档案人员应加强信息设备设施配置，加大数字档案管理的建设经费投入，保证高校档案能够实现全信息化、数字化的技术水平。高校档案管理人员还可对5G网络优势进行充分利用，将多样化、信息化档案管理软件开发出来，档案管理软件一方面有助于实现档案的科学化管理，另一方面还可弥补传统档案管理所存在的不足，从而减轻高校档案管理人员的日常人工投入。此外，也可构建优化档案信息检索系统，例如，以关键词的方式达到实时检索的目的，以提升高校档案利用效率。由于高校生数量的增多，档案管理难度也会随之加大，而应用检索系统能够快速查找所需内容，便于管理人员为客户提供相关档案服务。

（四）创新高校数字档案人力资源

现阶段，很多高校的档案管理工作大多采取人工为主的传统管理模式，存在档案管理工作者综合素质普遍较低，且管理理念相对比较落后，在应用数字化设备方面存在一定困难的问题。所以，5G时代下，高校需要加大数字档案网络化建设，对数字化设备展开系统化教学，从而确保档案管理工作者能对档案软件与基础设施等进行熟练应用，以提升高校数字档案管理效率。此外，也可引进更多掌握数字设备操作与先进理念的优秀档案管理人员，以引进优秀管理人员的方式，与高校管理、激励模式相结合，实现高校数字档案管理人员综合能力的共同提升。在数字档案管理中，档案管理人员的团队意识与服务意识非常重要。所以，需要在教学中培养档案管理工作者的合作精神与服务意识，确保5G时代下能够不断创新高校档案管理工作中的人力资源。

四、结语

总而言之，5G时代的到来，各个行业先后变革自身发展模式，同时也在很大程度上影响着高校的档案管理工作，为高校档案管理工作带来很多发展机遇。5G时代在很大程度上改变了大众的工作与生活方式，这就需要高校在数字档案管理中紧跟时代发展潮流，坚持在实践中发展和创新，这是高校数字档案管理的必然趋势。

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基金项目：南阳市软科学研究计划项目，项目名称：5G时代下高校数字档案管理创新模式探究。