推动企业数字档案归档工作的思考

刘冰洁

摘   要：在信息科技的推动下，现在计算机技术在各行业的应用日益广泛。档案管理是企业内部管理的重要内容，在企业档案归档管理中，将计算机技术全面应用其中，可以促进企业档案管理效率与水平不断提升。本文先分析了数字档案的归档方式和途径，重点对数字档案归档工作策略进行了探讨，希冀能为企业数字化档案管理实践提供一定参考。

关键词：企业  数字档案  归档工作

中图分类号：F274                                   文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2020）06（c）-0145-02

档案管理是企事业单位重要的内部管理内容，在信息科技进步推动下，档案管理工作也发生了很大的转变，数字档案成为档案管理的主流趋势，同时，关于数字档案的相关建设与研究问题也开始成为各界关注的热点和重点问题。但是，从现有的文献研究结果来看，很多研究的重点大都落脚在数字档案基本情况介绍，如基本概念与特点、技术、功能等，对于其具体应用、归档工作等的研究，还不够多。如果不加强研究，可能会严重影响数字档案的发展进步。

1  数字档案归档方式和途径

1.1 通过局域网设置数字档案归档专线

现在很多企业都建立了局域网，企业在内部经营管理中，也基本实现了信息化办公与管理，很多工作和文件都是通过线上开展和传输的。线上传输的文件都在传输前经过业务管理部门选择，同时，也按照档案管理部门要求，将其格式转换为统一格式，这在很大程度上，确保了档案数据信息的可靠性，也方便了档案进行通用。在数字归档工作中，这一步是非常重要的。而未传送到档案管理部门的一些数字档案，因其保存价值比较高，所以这部分内容应由数字档案形成部门进行有针对性的编目整理，并在整理完成后，应用网络技术传递归档和保存。完成这些工作，就需要企业利用局域网，在各业务管理机构与档案部门之间设置数组档案归档专递网线，通过这些系统来对那些保存价值较高的电子文件进行保存。

1.2 明确数字档案归档工作的职责

渤海造船厂集团有限公司在具体的档案管理工作中，档案馆利用网络技术构建了比较先进的档案信息管理系统。在这个系统中，来自各部门的数字档案数据被传输到这里，进行集中处理，处理完毕后进行归档，其他各部门也可根据自己的权限，对这些信息数据资料进行共享。随着每年数据的更新，也会出现不少过期数据，此类数据将根据按档案部门统一要求，由计算机信息管理处进行鉴定，通过编目整理等工作后，再经过网络移交给档案部门进行长期保存。这项工作要定期进行归档。

1.3 加强档案管理队伍建设，促进数字档案归档工作交融集成

我国早期的档案都是纸质档案，纸质档案管理人员经过多年发展，已形成比较稳定的专职队伍，其工作水平与能力也相对较高，而且工作基础也比较佳，不同的立卷部门都分别设置了分管领导与责任人，具体来管理立卷工作与档案管理工作。数字档案归档工作在具体开展过程中，也应以人为本，加强队伍建设，增强其水平与能力，使其能更好地承担此项工作。在实际中发现，不少计算机信息管理人员还不是非常熟悉档案管理及归档工作，其技术也还不够成熟，因此，企业要加强教育培训，提高档案管理队伍建设水平。通过队伍建设，可以建立稳定、协作的业务关系，提高档案归档工作队伍的工作效率与质量。

与纸质档案相比，在涉及范围上，数字档案归档的范围更加宽泛，使得其影响因素也更多，如果只是依靠档案部门，将难以顺利完成。所以，需要将数字档案相关的各个部门整合起来，如形成部门、档案部门、计算机信息管理部门等。对于数字档案形成部门来说，由于其对于本单位业务比较熟悉，能够深入了解数字档案形成过程中的各项功事宜，因此，其是数字档案归档工作的主要责任者，他们在对数字档案价值进行鉴定的过程中，是最有发言权的;档案部门不仅了解全局情况，还能掌握归档的方法与原则等，能够将统筹作用充分发挥出来。计算机与信息管理部门在数字档案形成过程中，是不可缺少的重要环节，也是设计和维护数字档案的主要技术部门。相关的三个部门职能相互融合，能够实现优势互补，使数字档案的质量得到不断提高。

2  健全和完善数字档案归档制度

在进入21世纪初期，渤海造船厂集团有限公司就开始推行和建设数字档案归档工作，出台了相关的文件和政策，明确了数字档案的归档单位、范围、方法和要求等各项内容。并根据数字档案建设的实际需求，建立了“电子文件归档目录”样式。此外，还通过档案业务学习班等教育、培训等工作，在公司内部加强宣传，使主管档案工作的领导和员工等，都能尽快接受这一新生事物。组织相关人员广泛调查研究数字档案，落实“切实可行”的原则，不断提高数字档案的信息综合性。还选定了数字档案归档的重点和试点单位，以渤海造船厂集团有限公司船舶设计研究院作为定点，依据纸质档案归档范围，结合数字档案管理的实际需求，制定了数字档案归档细目。在具体实践工作基础上，又明确了数字档案的管理标准，使得数字档案的归档工作变得日益细化，提高了数字档案归档的实效性。

3  实施“两套制”归档和适时简化合一

因为在数字档案归档过程找文件，印章和签署是主要的文件生效的标志，如果有的文件具有较高的凭证作用和法律效力，还需要采用纸介质形式对其进行保存。这主要是考虑到网络、数字档案载体等还存在一定的不安全性，如果遭到黑客或病毒等的入侵，将有可能导致数字档案信息泄露或者别篡改，影响数字档案的安全、可靠。所以，要将数字档案进行备份处理，将其制成硬拷贝存档，这样才能有效保证数据的安全。由于企业传统的档案是纸质档案，在将纸质档案转化成数字档案的过程中，企业通常采取“双轨制”的方法，将纸介质与磁、光介质档案等都进行归档。但在归档时，其编目方法和存储介质都是不同的。档案部门需要在纸质档案备考表或卷内目录内，将其电子文件的编码等相关信息标注清楚，以便于查询和利用;数字档案归档目录中，也要将纸质档案的信息详细地进行备注，这样才能方便在利用时相互参照和补充。

鉴于磁、光介质档案在保留的耐久性方面，还存在一些问题，在较长的一段时间内，其可能都将与纸质档案并存。不过，随着信息技术的发展，数字档案存储介质也在不断地发展变化，当存储技术条件进一步优化后，就可选择那些价值比较高的数字档案，将其转变为以磁、光介质归档为主，逐渐取代纸质档案，使纸质档案的数量逐渐得到减少。对于价值特殊的档案，还要以纸介质归档为主，同时以磁、光介质归档为辅，这样可以避免档案信息受损，减少档案的体积，还能提升档案管理工作效率，使馆藏的档案得到优化，解决档案库房紧张的问题。对于纸质与磁、光介质档案两种介质进行简化合一归档后，要经过审慎印证和检查，以确保档案信息的实质内容完全。通过简化合一，还能实现档案快速查询和便捷应用。

与纸质档案相比，进行数字档案归档的难度比较大，内容也更为复杂，深入研究其主要原因，发现是因为很多数字档案的形成者的思想观念解放不够及时，工作方法创新性不强，这就影响了数字档案归档工作的可持续进行。有的数字档案归档工作对计算机系统依赖性比较强，需要借助计算机进行编目归档，如果立卷人不够熟悉计算机操作技术，就会影响到档案立卷的效率与质量，使得立卷人心生畏难情绪。企业在具体实践中，要立足数字档案归档工作实际，对企业数字档案归档工作进行合理规划和统筹管理，厘清其环节与内容，以促进数字档案归档工作顺利开展，使企业数字档案工作高效、高质地开展。

参考文献

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