高校档案管理体制的变革与创新研究

王娟玲

[摘 要] 档案的收集、排序、维护、评估、统计和提供利用的活动就是档案的管理系统。档案管理系统的建立是为了更快、更好地查找利用所需档案。档案管理体制有利于学校总体发展和科研水平的提高。但是，传统的高校档案管理体制存在某些缺点制约着高校的进一步发展。所以，高校迫切地需要对传统高校管理体制进行创新与改革。文章着重研究了高校档案管理体制的当前现状、背景以及改革创新的必要性，最后提出了为高校档案管理体制的改革和创新提出了几点建议。

[关键词] 高校档案管理体制；变革；创新体制；现状

中图分类号：G271 文献标识码：A

近几年，我国高校迅速崛起、飞速发展，传统的高校档案管理体制已经无法适应高校如此快速的发展。先进、合适的高校档案管理体制可以在很大程度上促进高校的健康、稳定发展。高校的档案管理体制在本科课程评价中更是起了无法替代的作用。高校的档案管理体制应该与时俱进，不断适应新时期、新体制、新政策下的高校发展。在高校的教学管理中档案管理体制的改革已经成为迫切需要解决的问题。

一、高校档案管理体制的变革与创新研究的背景

对高校档案管理体制是在大背景支持下进行变革与创新研究的，也就是高校档案管理体制变革创新的可行性。第一个就是本科教学评价要求档案管理体制必须进行改革。经教育部要求，每五年对各个大学进行一次教学评价。这一措施可以促进各个大学发展自己的独有特色，为培养一些高精尖人才提供客观条件和物质基础。如果要满足教育部的评估要求，各个高校必须根据评估工作的需要对传统高校档案管理体制进行改革和创新，建立较为科学的档案管理体制，以此来适应新时代高校的发展。第二个是各个高校现在处于高速发展的稳定时期，大学长期发展的需要为系统改革提供了档案管理体制改革和创新的环境条件。我国高校在近几年不受原有传统的学校运营理念，建设更为专业的环境，无论是校园建设还是人才培养，都在传统的基础上不断进行开发。为了高等教育的健康发展，需要一个与时俱进的档案管理系统。特别是电脑和网络技术方面管理技术正在逐步加强。大多管理人员通过大学全国计算机二级考试，这将为系统改革提供人力资源。除了人才的增多，技术的提升和普及化也促进了高校管理体制的变革。计算机的大众化和网络技术的使用为系统改革提供了技术支持。利用原有的技术基础和数据，在进一步进行系统整理，明确分类科目，使编目清楚、排列系统，更加快速便利地整理，同时也更方便寻找。高校档案管理体制的变革与创新研究是必要的，是有人才和技术的支持，更是与时俱进，提高高校发展水平，响应国家号召的正确选择[1]。

二、高校档案管理目前存在的问题

从理念的角度来看，高校没有充分重视档案管理的工作，在理解上存在误区。大学注重教学和科研，档案工作效率较低。一些部门和领导不太注重档案管理工作，导致人员配置不足，基础设施支持不够充分，储存环境落后，管理系统不到位等问题。

从管理模式角度看，高校档案管理大都进行封闭式的管理，由于系统不健全，封闭式的文件管理系统的操作程序并不是特别的完善，并且仍然有兼职管理现象的存在，所以高校的档案管理进行封闭管理模式不能较好地提供查阅服务，也不能提供学校教育评估和人事系统改革的详细资料。

在服务技术方面，由于高校档案管理在资讯的存入、储备、开发与使用的过程当中仍然处于人工手动操作阶段，其结果就是人力资源与技术的使用效率大大下降，最终导致高校档案信息使用效率低下。由于先进科技在管理高校档案的过程中利用率较低，所以，这就降低了给高校档案管理信息化程度。降低建档、查询和搜索的效率，所以这就对高校的质量及人才的培养构成严重限制。

传统的高校档案管理在内容的收集上较為片面。比如，目前高校人事档案的重点是收集政治思想成果和工作成果的资料，反映教师和教职员工的道德特点、才能、心理和性格特点的资料相对较少，政治思想的表现和工作能力的表现不能完全反映个人的整体素质。目前的人事档案管理重点是教师的学历而不是能力，反映出记录的时候历史比现实更为重要。除了教师的档案信息收集不全面之外，更新也不是非常及时，不能反映个人的目前现实的状况，并且组织评价较为官方，在一定程度上无视员工的实际情况。

档案管理人力不足是导致高校档案管理水平与高校发展现状不匹配的原因之一，高校由于缺乏档案管理人员，未能建成一支由完整知识体系的档案管理团队。档案管理的效率和服务质量影响着高校的生存和发展。所以要不断吸取人才，科学地加强档案管理队伍的建设[2]。

三、对高校档案管理进行改革和创新的意义

以人事档案为例，人事档案是高校档案的重要组成部分，高校的人事档案是选拔和任命干部的重要基础。大学实现飞跃性的发展，核心要素是组建领导能力和有德才兼备、既年轻又专业的干部队伍。各个高校的人事档案部门对各人员的综合情况了如指掌，可以为学校的上级管理人员提供准确的信息和数据，为人才的选拔和提升打下框架，让人才自身价值得到充分的实现。人事档案工作是提高学校质量的首要条件。人事档案在大学管理中起指导和连接作用。做好人事档案工作对高校培养人才，预测人才，制定人才政策，具有十分重要的作用。对人事档案工作进行加强，科学设置和管理人事档案，为发现、认识和培育人才提供实际、无误的信息。人事档案管理的工作是人事管理工作的重要环节。随着高校人事分配体系的改革逐渐深入，人事档案成为教师专业职责考核和绩效考核的重要基础。做好档案管理工作可以选用和培养优秀的师资力量，为提高学校的质量奠定基础。除此之外，在人才选拔的过程当中，人事档案可以提供可靠有效的鉴定材料，保证职称评定更加规范化，提高公平性。另一方面，人事档案是教师在教学科研方面的真正凭证。教师是大学课程的不可或缺的，师资的质量和水平直接影响到教学质量和人才质量。人事档案可以系统反映各教师的专业能力，学业水平及工作成果的历史性事实证据。随着高等学校对科研的建设越来越重视，学校领导可以通过科技人才的人事档案决定研究方向，选择研究主题，成立科研机构，组建科研小组，以合理的知识结构组成研究小组。由此可见，档案在科学研究中起着选择才能的作用[3]。

四、对高校档案管理进行改革和创新的措施

（一）加强高校档案管理规范意识的建立

许多学校中的机构都在学校发展的过程中得到改革和创新。唯独轻视档案管理的作用，没有认识到档案管理的功能，这样就导致高校档案的建立无法对学校的工作人员起到监督的作用。高校要实现长足、科学的发展，高校的管理者需要端正对档案管理的态度，正确认识档案管理的地位，正确使用档案管理，使其发挥自己的最大作用。除此之外，档案部门也要多与其他部门协同合作，加强合理、正确的宣传使得高校的师生以及管理者认识到档案管理的重要性，建立高校档案意识，让档案可以为广大师生们服务，促进全体教职员工的发展，进而提高学校整体质量。

（二）加强人事档案管理人员的培养

档案管理人员是档案管理工作的重要实施者，只有提高档案管理工作人员的专业性和整体素质才能使档案得到有效利用。所以，建立一支科学的档案管理队伍是非常有必要的事。第一，保证档案管理人员的人数和工作数量是对档案管理人员的结构进行合理化调整的必要前提。除此之外，学校需要在新的时代背景下，要求档案管理人员适应新形势的需要，提高创新能力，建立创新意识，紧跟时代潮流。最后，要对档案管理人员进行定期的考核和培训，并且配备现代化装备设施。以此来提高档案管理人员的专业素养和积极性。与此同时，也可以提高档案管理人员的现代化设备操作能力和档案管理人员的工作效率，推动档案管理的现代化[4]。

五、结语

可以见得，高校的档案管理对高校的发展和人才的培养都至关重要。所以，高校的档案管理必须要取其精华，去其糟粕，与时俱进，在发展的过程中不断完善和创新科学的管理模式，在思想上重视高校的档案管理，不断吸取和培养人才，提高管理人员的素质，逐渐形成一支系统、完整的档案管理队伍。

参考文献：

[1]王根健.高校档案管理体制的变革与创新研究[J].蘭台世界，2020（04）：83-86.

[2]徐小莉.体制改革背景下高校档案管理措施探讨[J].赤峰学院学报（自然科学版），2020，36（01）：94-95.

[3]江佩琼.高校档案管理体制与发展研究[J].黑河学刊，2020（01）：11-13.

[4]李雪茹.高校档案管理体制与发展研究[J].兰台内外，2019（08）：21-22.