新形势下档案管理的创新服务

许玉换

摘 要：伴随着我国经济建设步伐的稳步推进，档案管理工作也越来越受到人们的重视。档案是在工作中形成的，具有保存考究价值的资料，是对工作的记录以及考察时的凭证。正是因为如此，新形势下的档案管理工作却是变得更加重要。面对如何适应新形势下档案管理工作的创新服务，本文从转变服务观念入手，采用新技术、新方法、新手段全面对档案管理工作进行深层次的理论探讨。为档案工作的顺利开展提供借鉴意义。

关键词：新形势;档案管理;创新服务

在当前经济不断高速发展的当下，人才流动也变得越来越频繁。正是因为如此，档案作为人才的重要凭证之一，权威的记录了人才的基本信息。对用人单位的人事任命，人员考核等都有着很重要的参考意义。本文着重讲述了在新形势下档案管理工作中的出现的问题以及相应的解决方案。

一、档案管理工作的重要作用

档案是在工作中形成的，具有保存考究价值的资料，是对工作的记录以及考察时的凭证。因此档案管理工作就显得尤为重要。在当前经济不断高速发展的当下，人才流动也变得越来越频繁。正是因为如此，档案作为人才的重要凭证之一，权威的记录了人才的基本信息。对用人单位的人事任命，人员考核等都有着很重要的参考意义。事业单位都会有很多的优秀成果，这些都会记录到档案中去。所以单位的科学发展更需要规范的档案管理工作的顺利开展。这对于单位在今后的发展都有重要的积极意义。新形势之下伴随信息技术的创新发展，市场竞争形势日愈激烈，要求相关单位对档案管理工作进行创新，融合数字化技术开展档案管理工作。

1.数字化技术的产生与应用

日常生活以及工作当中，很多时候人们在出门的时候只带一部手机就能够进行购物、旅游、导航以及乘车等，无纸化和无现金的形式已经形成，也意味着传统形式的纸质数据正在逐渐被淘汰。相关工作者在进行档案管理相关工作的时候，如果还使用传统形式的纸质档案信息管理工作形式，会导致存在很多年代久远、破损的档案资料，但是如果在档案数据导入到互联网数据库当中，基于互联网对档案资料进行相应的检索与应用，不仅能够为企业、单位等提供便捷服务，同时对于档案信息资料的保存来讲非常有利。所以基于信息化技术手段对单位档案资料进行管理，是现代化信息技术发展中的必然要求。

2.档案管理工作体制创新

科学技术与时代的进步发展过程当中，各个行业领域都在积极记性创新发展，同样要求档案管理工作实现创新发展，这个过程当中需要对单位以往的工作报告、发展历程等进行查阅，这样才能够实现创新改革。但是如果依然使用传统形式的档案管理工作机制，会对创新发展产生制约影响，要求相关工作者在使用信息化技术开展档案管理工作的时候，创新改革管理工作者可遵照工作实际情况使用互联网技术对相关资料进行检索、查阅，对单位发展历程进行深入了解，这样能够加快创新发展的进程。积极应用信息化技术手段对档案管理工作进行创新发展，是单位实现创新发展的必然趋势。

3.传统形式的档案管理工作效率偏低

众所周知，信息化时代到来之前的档案资料管理工作都是基于人工对纸质档案进行管理的形式实现的，要定期对档案资料进行维护与保养，同时也需要耗费大量时间对档案信息进行整理，伴随时间的演变档案资料也会逐渐增加，档案资料管理工作会变得更为复杂，在档案资料查阅过程当中需要投入大量的时间成本，并且因为环境变化产生的影响，会对档案资料造成程度不同的损害。当今生活、工作节奏都变得越来越快，对纸质档案进行人工管理的方式已经无法满足时代发展的诉求，所以，一定要对传统形式的管理工作模式进行创新，基于信息技术的有效综合开展档案资料管理工作。

二、档案管理服务在新形势下面临的问题

基于单位档案资料管理以及服务工作现状而言，档案管理工作和服务方面依然有很多问题存在，其包含单位对档案管理、服务工作方面的重程度等诸多方面。

1. 服务意识淡薄

在以往的檔案管理工作中，面临着诸多问题，然而服务意识淡薄是造成各种问题频发的重要原因之一。正是因为缺乏一定的服务意识导致了工作人员的责任心不高，日常维护工作不到位等等，原本非常重要的工作在这种观念的驱使下使服务人员变得懒散和漫不经心。特别是大学生在毕业后面临着档案调整，这时候档案工作人员由于服务观念缺乏，给大学生的求职工作带来了一定的麻烦。这也是服务意识淡薄所造成的后果。同时在档案管理工作的实际开展中，很多人在档案管理工作重要性方面欠缺明确、清晰的认知，在档案管理工作中并未予以高度重视，针对档案管理工作的认知程度还停留在资料整理和存储方面，重视档案资料管理工作的实际开展中并未投入应有的设备成本与人力成本，难以达成现代化的档案资料管理工作。

2.服务内容缺乏，形式单一

信息技术的不断发展，人们逐渐意识到信息手段的重要性。而在目前档案管理的工作中，针对时下最新的技术手段没有很好的跟进。造成了许多不方便的因素存在，严重削弱了档案管理工作在新形势下的服务职能，在具体到应用场景之后没有很好的把握。致使服务水平和服务能力陷入了一定的停滞，导致了档案管理服务工作不能及时有效的展开。严重阻碍了当下的人才交流，使大好的人才交流局势陷入一滩死水。因此，应当着重找出出现的突出问题，把握脉络，提出对应的解决措施。给档案管理工作的顺利展开创造有利的条件。

3.开展管理工作的理念较为保守

在档案管理工作的实际开展中，很多管理工作者欠缺长远发展的观念意识，欠缺应有的创新发展理念。更多领导工作者只重视对经济效益的追逐，并未意识到档案管理相关工作的重要性，也未看到其长远发展、参考借鉴的价值等，而这样的情况会对管理工作创新发展产生制约影响。档案管理工作的实际开展中存在较为严重的重藏轻用现象，这也让档案内容本身的价值难以获得有效发挥，对档案管理工作的创新发展产生制约影响。

4.管理工作者素养方面

档案管理工作的创新发展离不开具备专业素养、能力的工作者，中观现代档案管理工作的实际发展，具备档案管理专业素养、能力的工作者非常少，很多现代化档案管理方式无法会的有效应用，更无法将其自身作用充分发挥出来。时代的发展要求档案管理工作也随之实现创新发展，要求档案管理相关工作者要具备良好的档案管理专业知识、素养，同时能够具备跨区域进行学习的能力，更能够对不同知识系统进行有机融合。伴随信息技术、网络技术的发展与普及，在档案管理工作中电子形式与纸质形式共存，要求档案管理工作者具备良好的计算机应用能力，这样才能开展现代化的电子档案管理工作，具备专业的计算机操作能力，才能够在电脑中迅速获得用户需要的档案信息相关资料，强化提升档案资料的综合应用成效。

三、新形势下档案管理的创新服务

21世纪以来国家信息技术获得快速发展，档案资料管理相关工作要重视这一发展形式，把档案管理工作和互联网技术进行有效融合，实现更为优质的管理工作成效。作为档案资料管理工作者，要积极构建局域网，强化针对相关数据资料的搜集，强化提升档案资料管理工作的质量与成效，同时能够为企业、单位等提供更为便捷的服务。例如对用户提供具有针对性作用的信息检索，确保信息数据检索的高效性和便捷性，缩减检索操作所需要的时间。当前时期国家很多档案管理部门都积极应用互联网技术为用户提供针对性服务，推动档案资料管理工作模式的创新改革，同时为用户提供更加便捷的档案应用方式。对于这样的时代发展态势，档案管理工作者一定要紧紧围绕互联网信息技术开展档案管理工作，构建健全的信息资料数据库，同时要对有关电子文件资料等进行及时更新与深化管理，达成档案信息资料的智能化、数字化处理目标，强化提升管理工作质量的同时更能够强化提升管理工作成效，对于档案资料的后续应用和存储更为有利，确保档案管理相关工作的安全性与有效性。

1.转变服务观念

面对新形势下的档案管理工作，应当认识到观念的转变对于整个服务建设的重要性。只有加强思想引导让档案管理者认识到，档案服务工作对于社会的重要性。在进行档案工作的时候，可以让档案服务人员详细了解分析档案在市场中的具体应用场景，进而提出相应的服务模式。观念的转变有助于帮助档案管理人员从根本上改变对档案管理工作的重视程度，从根本上改变整个服务的服务层次。让从业人员主动的去做好服务，主动去尝试新的服务模式从主观上接纳档案管理工作的服务意识。进而更好的为广大群众做好服务工作。档案管理工作者一定要重视和企业、单位间的互动与合作，构建全面的电子档案管理工作重心，成立相应的企业、单位档案室，有助于事业单位内部档案、信息等的管理，做好电子档案的归档、整理相关工作，同时，搜集有关的数据资料等，构建档案管理网络，为用户提供档案检索查询、信息保密等相关工作，强化提升档案管理工作的服务水平，达成文件资源的管理与共享，更能够强化提升档案、数据等的应用效率。

2.服务方式的革新

新技术的应用让档案管理工作有了新的技术和手段，为此衍生出了新的服务方式。尤其是在信息服务方面，通过计算机对档案管理工作的大力支持，能够迅速的定位到服务个体的信息资源，为服务的有效进行提供了时间上的保障，同时。通过对服务方式的变革，改变以往的工作模式。之前都是纸质的档案管理方式。就可以运用新技术新方法把档案录入到电子档案中去，可以以电子档案的形式存在于电子档案库中。并建立全国档案库，使当初各个孤立的档案管理工作机构，通过互联网成为一个巨大统一的管理服务平台。经过行之有效的技术手段来进行差异化管理，根据不同客户群体的不同要求，创新开发出不同的服务模式。档案管理工作者在网站中添加电子信箱服务、数据信息查询服务风，让用户可以进行选择应用，强化提升档案管理与互联网间的关联，让信息资料能够实现无障碍沟通，不仅能够对用户进行问题解答，同时也能够确保档案管理工作的服务水平。

3.移动互联背景下的技术服务

随着移动互联网技术的不断发展，随着手机性能的不断提高。人们从计算机互联网时代步入了移动互联网时代，移动互联擁有着巨大的生命力。作为档案管理服务部门，更应该结合当今新技术新方法把档案管理工作的服务彻底融入到当今时代发展的大潮中去。档案管理工作作为人才流动的重要保障，关乎每一个人的切身利益。其中安全、方便的服务特性也越来越受到人们的重视。为此在建立庞大的移动数据库的时候可以进行多节点备份。保障其安全的情况下，建立方便的管理机制。同时建立前端的应用程序，便携性的技术优势推广档案服务，把档案的服务工作结合到移动互联网的蓬勃发展中去，同时注重安全性和便携性。在保障安全的情况下，能够快速的为企业和单位提供各种服务。

4. 建立健全档案工作管理制度

无规矩不成方圆，要想做好档案工作。必须结合当前新形势的特点。融合先进的管理经验，建立相应的档案管理制度。除去一般的硬性要求外，制度的制定者更应该把服务的基本原则融入到工作制度中去。奖励制度和惩罚制度的建立，更要根据实际情况结合档案工作者的意见和平时工作的具体内容做出合理规划。除了做出严格的规定之外更应该有弹性空间，奖罚制度并不是为了惩罚员工，而是鼓励员工的正确行为，警告员工的某些不合理行为。因此充满人性化的奖惩机制更加能够调动员工的积极性。只有发挥档案工作管理人员的主观能动性，才能让档案工作人员增强一定的服务意识。进而能够提升服务水平使档案管理工作能够顺利展开。

5.定期进行人员培训，提升业务水平

随着新技术的应用，对档案工作人员的业务水平也有着越来越高的要求了。这就需要管理人员能够结合当前工作中出现的突出问题，并针对问题做出优秀的策略研究。定期举行人员的人培训，将新技术具体的应用方法分享给其他的员工。全面提升整个队伍的整体素质，把更好更专业的服务带给需要的人们。让档案工作能够在新形势新背景下有序展开。

除了定期举行相应的业务培训外，也可组织员工去其它的档案服务机构进行相应的技术交流，学习他们先进的管理经验，在遇到具体问题的时候可以看看他们是通过什么方法解决问题的，并结合实际找出适合自己的方法，随着时间的积累和不断学习新业务。那么我们的工作人员就能够学会应对各种问题的解决方法，为今后工作中出现的各种问题提出相应的解决方案。

四、总结

随着新技术新方法在档案管理工作中的使用，档案管理人员更应加强自身的服务观念。通过参加培训和交流活动来提升自己的业务能力。同时应该严格执行规章制度中的各项条款，切实将服务工作做好，做精。熟练掌握新形势下自身的业务技能。确保自身能够胜任新技术条件下的档案管理工作。只有这样才能够获得对业务的熟练程度，才能在新形势下，出色的完成档案管理的服务工作。

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（作者单位：广东海洋大学档案馆）