新形势下基层人事档案信息化管理工作研究

王永辉

摘要：基层人事档案管理的工作是人事管理中非常重要的一项工作，档案信息已经变成了社会信息当中很重要的一部分。基层人事档案是基层工作人员投身基层工作的真实记录，对工作查考、职位晋升等具有十分重要的价值。本文主要对基层人事档案管理存在的薄弱环节进行了分析，并提出了新形势下基层人事档案信息化管理的对策。

关键词：基层人事;信息化;档案管理工作

档案作为信息资源，是历史发展和社会实践活动的真实记录，也是各项管理和业务活动中取之不尽的信息源，是立足新时代、适应新形势、取得新发展的重要参考和依据。基层人事档案是对基层工作人员进行管理的重要载体，它关系到广大基层人事人员信息保存安全问题，因此在基层人事建设事业中发挥着非常重要的作用。基层人事档案主要是指基层工作人员日常工作以及投身基层党建工作的真实记录，其形式可以是各种文字、图表、音频、视频、电子等不同形式的历史记录。在复杂的基层工作中，基层工作人员发挥了一定的先锋模范作用。而基层人事档案就是这些先锋模范事迹的载体。因此，如何做好基层人事档案信息化管理工作成为一个全新课题。

一、档案信息化管理的特点

传统意义上的档案管理工作主要借助于人类的管理行为，对相关材料进行直至存档，比较依赖人工工作模式，档案管理工作效率较低。档案信息化管理的显著特点是借助于计算机、硬盘、U 盘等存储介质及网络，实现档案资料的电子化和数字化，由于电子化、数字化具有易存储、易提取等优点，可以使档案管理更加透明化，档案资料的安全性较高。档案信息化管理可以使部分档案资料可以被复制和分享，操作较为方便，可以为很多业务的办理提供便利，更加突出档案资料的价值，提高档案文件的利用率。

二、基层人事档案信息化管理的重要性

（一）提高基层人事档案资料的利用价值

基层人事档案管理中有很多的资料和凭证，这些资料都是各项工作的重要依据，也是企业或事业单位做出决策的重要根据，提高档案资料的利用效率才是关键的内容。档案信息化建设有助于实现档案资料的高效管理，档案资料的编目、检索、查找和阅览工作都需要依赖先进的信息化技术。先进的信息化技术应用在疫情期间档案管理中，采用先进设备将纸质档案资料转变为电子文件，对基层人事档案的信息化处理可以将电子文件保存在网络、计算机、U盘等介质中，提高存储的安全性，降低档案管理成本，提高档案的利用率。

（二）提高基层人事档案的宣传教育作用

基层工作人员是联系群众的纽带和桥梁，基层工作人员和群众朝夕相处、紧密相连，共同生活，共同学习，每一位工作人员的一举一动、一言一行直接影响到基层单位在广大群众心中的形象和地位，比如一些默默无闻的社区、村庄、小区工作人员、志愿者等，这些社会基层小人物的先进事迹，对凝聚民族力量、提升民族自豪感具有较大的宣传教育作用。完整、安全地收集整理基层人事档案，可以记录基层工作人员参与基层工作全过程，为带动广大群众广泛参与并支持基层工作起了很重要的宣传作用，有利于维护政府的公信力。

三、基层人事档案管理存在的薄弱环节

（一）档案管理方式较落后、材料时有缺失

目前，我国的人事管理有严格的制度，但是部分基层单位人事档案管理方式较落后，对人事档案管理的岗位要求、档案管理人员的业务水平、管理能力等没有明确的规定，对人事档案的收集、保管、安全防范、信息化等没有详细的要求，再加上基层档案管理工作人员，多为兼职人员，普遍不太熟悉网络信息技术，在利用网络信息平台系统处理文档、查阅和传递文件、接收和下发各类通知、进行知识技能培训以及基层工作人员与群众之间的互动等重要工作环节上缺少必要的技术支持，导致部分基层单位人事档案材料时有缺失。

（二）基层人事档案信息不完善、资源利用率不高

基层人事档案信息不完善、资源利用率不高，主要表现在基层档案管理人员利用网络平台的意识不强，档案信息化程度不高，导致资源利用率不高。基层单位人事档案在积极适应现代化要求，运用数字化、信息化平台管理，但许多单位仍采用传统的以纸质档案为主的管理模式，运用网络信息平台开展工作的意识不强，基本上处于被动状态。很多基层人事档案仅有一份原始材料，往往会“档随人转”，并未真正成为网络资源，基层工作人员参与各类基层工作的历史记录，也仅仅是保留了一份纸质原始档案，无法实现资源的调取和共享。

四、新形势下基层人事档案信息化管理的对策

（一）制定科学严密的基层人事档案信息化管理工作

首先，抓好最小安全网格，以思政教育提振档案管理人员的工作积极性，基层档案管理部门指定专人参与基层领导小组工作，负责各基层单位党员服务群众真实资料，将基层人事日常工作以及投身基层工作的真实记录整理归档，扎实做好基层人事档案管理工作，使基层人事档案管理工作更加具体化，为各方面发展提供有力支持和保障。其次，提升基层档案管理人员水平，创造更多机会为他们的学习提供方便，定期进行业务学习，利用集中学习、上级主管部门业务培训、专业技术人员继续教育、知识更新培训等机会，努力做好全面系统地更新档案专业理论知识，不断提高理论水平、专业技能、政策功底和知识素养，为基层人事档案管理工作打下扎实的基础。

（二）建立基层人事档案管理数据库

首先，各基层单位应积极实行基层人事档案信息化管理模式，确保掌握基层人事信息的准确性、及时性。共同构建统一共享、上下对接的基层工作动态全员信息库，使基层工作人员日常工作与人事档案管理工作在网络中有机地结合开展起来，共同利用，资源共享。其次，积极主动做好基层人事档案收集和建档工作，全面记录和保存基层人事带头组织动员群众参与基层工作的真实状态。同时收集归档基层工作人员日常工作中来自社交媒体、网站、电子邮件等平台的电子文件，完善基层人事档案资源库。再次，强化数据库的交互功能，支持用户随时在线访问，进一步满足用户对基层人事档案的深化利用需求。

（三）做好基层人事档案管理信息化基础设施建设

基层档案管理部门要加大资金投入，做好档案信息化基础设施建设，购置所需的计算机、复印机、扫描仪等设备，做好硬件与软件的开发与应用，加大资金投入建设档案室，保证档案资料室的温度、湿度控制在一定范围内，为档案资料的存储提供良好的环境。档案资料不仅仅包括纸质档案，还有电子文件和资料，要做好纸质档案的保存，避免其受腐蚀和损坏，电子资料的存储也至关重要，充分利用计算机、硬盘、U 盘等介质做好存储和备份，避免档案资料的丢失和被盗窃、篡改等。

档案工作是一项纪录历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业，是党和国家事业发展不可或缺的一项基础性、支撑性工作。基层人事檔案是基层工作人员日常业务活动的真实记录，是基层工作人员成长和发展的历史见证。加强基层人事档案信息化管理，实现基层人事档案资料的真实性记录、留存以及有效利用，使基层人事档案管理工作逐步走向规范化、信息化、制度化建设，为基层工作顺利开展，基层干部队伍发展、稳定提供必要且优质的服务。

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