事业单位档案管理浅谈

张继峰

一、档案的概念

档案是指过去和现在国家机关、社会组织和个人在社会活动中从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会，保存备查的文字、图表、音像及其它各种方式和载体的历史记录。简单地说，档案是原始的历史记录。

二、档案的分类

1.从档案的形成领域，可将档案划分为公务档案和私人档案两类。对不同所有权的档案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案，要按规定向国家档案馆移交;属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、合法基础上进行。

2.从档案产生的时间长短，可将档案分为历史档案和现行档案两类。在我国通常分为中华人民共和国时期档案和中华人民共和国建国前档案两大类。档案是不同时代的产物，这种划分对认识档案的时代特点具有重要意义。

3.根据档案内容性质可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。由于人们从事的专业不同，对档案的需求都有专指性，这种划分对人们从不同角度檢索利用档案有意义。

4.按照整理方法的不同，档案可分为文书档案、科技档案、财务档案、图形档案、人事档案、电子档案、声像档案等。

本文所述的事业单位档案，一般是指文书档案，它是在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。

三、档案管理的作用

1.准确反映单位的发展历程

档案记录着单位发展的历程，单位的成立背景、何时成立、历任领导、名称变更、职责范围等等都可以从单位的档案中找到。

2.防患单位的秘密外泄

事业单位的档案有一些涉及党政机密，如果没有科学的管理，随意处置，极易造成泄密，从而带来不可估量的损失或造成社会影响。

3.决策制订的参谋和帮手

事业单位做决策、出方案，往往都要查找上级的一些文件作为支撑，并对以往发生的事件进行分析，如果没有完整的档案就无法进行。

4.单位宣传的资料库

事业单位需要进行宣传时，只需在档案室调取资料就行了，且宣传资料真实可信，不需要临时抱佛脚，到其他部门或单位去找，不仅打乱了正常工作，。

综上所述，档案管理工作既是对一个单位过去的一种有效记录，减少档案丢失、泄密的危险，又能够反映当下的管理以及运行状况，同时还能够为日后单位的发展目标提供借鉴，并能够为机构的发展提供强大的动力。

四、事业单位档案管理中存在的问题

1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分事业单位对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了，档案工作已无法适应现在的管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。事业单位档案管理员基本没有经过专业的档案知识培训，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，不能及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

3.档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，档案管理的一些设备缺乏，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。

五、档案管理工作的对策

（一）提高档案管理人员素质。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，要不断提高档案人员整体素质。一是要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。二是要普及相关学科知识，注重对相关科学知识的补充和更新。三是要强化现代科技知识的学习，并灵活运用到实际工作之中。

（二）健全档案管理制度。加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者教育培训的关键和保证。一是要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度。二是要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。三是建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。四是制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

（三）改进和完善档案功能。档案记录的内容必须全面、客观、动态，因此对档案的功能应进行正确定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留;二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

（四）采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

参考文献：

行政事务人员技能考核培训教材