如何让分析报告数据录入自动化

徐利荣

摘要：信息时代的到来推动了社会各个领域、各项管理活动的信息化建设，财务管理作为企业最为核心的管理内容与需要与时俱进，在具体的财务工作中运用新的思维、多样的方法和路径来实现升级与转型。其中将财务数据分析报告自动化就是每个新时代财务人员必须具备的能力，也是实现财务发展的必经之路。在此，文章就通过具体的实践案例来探讨如何让分析报告数据录入自动化。

关键词：财务转型;报告数据;自动化

前言

自从接手温电公司经营分析报告和温电公司一子公司的财务工作后，一直苦于有时间限制的工作量太集中，恐于分析报告大量的数据录入。经营分析报告中一般存在大量的数据，手动录入速度慢，且频繁录入数据差错率较大，数据录入枯燥乏味。于是，首先在子公司尝试Word分析报告数据与Excel数据互通，经过多此改版试验，最终Excel与Word数据互通版分析报告模版于2018年5月成功出炉，并运用于温电分析报告中。Word分析报告数据实现了Excel数据自动录入，实时更新，减少了人工录入的时间和差错率，减轻分析人员数据录入的压力，可以使分析人员更多的时间关注分析报告的质量。

实施背景

财务人员转型，也是现代化企业管理的需要。浙能集团自从2015年开始，陆续上了合同系统、全面预算系统、SAP系统，直至成立财务共享中心，本地财务人员逐步从传统的账务处理业务解脱出来，要求财务人员融入业务、了解业务，最终实现财务管理目标，为企业创造更大价值，这就要求企业不断加强财务管理，提高经营分析报告质量，并为企业提出合理化建议，真正当好企业的参谋。

分析报告是反映企业财务状况和经营成果，经营管理过程中不可缺少的一部分，但是经常困扰分析人员的是时间，由于从财务报表出具到要求提交分析报告大约只有短短三—四天时间，分析人员每月编写分析报告经常需要加班，时间对分析人员特别重要。特别是以往的做法，分析报告的数据都是手工一一录入的，Excel数据整理完成后，再从Excel数据录入到Word文档占据半天多时间，且准确率得不到保障，因此，如果能缩短数据再录入的时间，就可以为在短短的几天内完成高质量的分析报告创造有利条件，那么如何缩短数据再录入的时间？

最直接的做法：实现Excel与Word数据互通，让Word分析报告的数据再录入自动化，减少Word数据的人工再录入时间，把时间留给生产经营过程中异常指标的原因分析上。那么，如何让Word分析报告的数据录入自动化？

内涵和做法

分析报告数据录入自动化，简单地说，就是把Excel表的数据利用复制功能选择粘贴到Word中，使Excel表的数据直接链接到Word分析报告中，Excel表的数据整理完成后，Word分析报告数据可以实现实时自动更新。

具体步骤如下：

一、建立Excel数据基础表

（一）建立文件名为“数据基础”Excel文件，包含 “所有指标”和各财务报表等多张数据表

打开Excel空白表，建立一张分析所需的“所有指标”表：设置本月数、上月数、上年同期数、与上月环比、与上年月度同比，本年累计数、年度预算数、与时间进度比、与上年累计同比等设置数据列，根据分析所需指标设置数据行，该表格命名为“所有指标”，该表涵盖了所有分析报告所需的指标，便于各种分析报告数据采集表取数用;同时增加多张Excel空白表，用于每月复制财务报表，并根据相应的报表命名。

（二） “所有指标”关联各财务报表

在“所有指标”中设置公式，分别从各财务报表取数。在此基础上可以增加按需要向提交分析报告的部门设置数据采集表，如：股份分析采集表、计划营销分析采集表等。每张分析采集表的指标均按分析报告中所需数据出现先后顺序排列，便于Word分析报告从相应的Excel表取数，每张分析采集表的指标直接从“所有指标”取数。

二、建立温电数据分析表，关联基础表中的分析采集表

另建一Excel空白表，命名“温电数据分析表”，建立多张Excel空白表，分别用于从基础数中的股份分析采集表、计划营销分析采集表等对应表取数，并在有数据对比的单元格中加入函数“IF”，判断数据正数还是负数，当分析报告中数据对比出现负数时，以免分析报告中语句表达僵化，消除负号影响。

三、Word版分析报告中数据关联温电数据分析表中对应的分析采集表

（一）建立Word版分析报告。

（二）在温电数据分析表中选择分析报告中所需复制的数据。

（三）返回分析报告中，把光标定在分析报告中需要录入数据的位置，点粘贴下拉，选择“选择性粘贴”，—带格式文本（RTF），确定。

重复上述操作，Word版分析报告中所有数据都与Excel表数据链接后，当基础表中“所有指标”数值发生变动时Word文档数据可以实时更新。

（四）每月所有财务报表、计划经营等数据录入，确认准确无误后，初次打开Word文档，选择“更新”，更新时间有点长，耐心等待;如数据无需更新，可以直接选择“不更新”。

四、Word分析报告中的数据可以实时追踪

鼠标移动至数据处，右击可以查看数或更新数据来源，并可以在相应的Excel表中编辑数据。

五、注意事项

（一）慎用IF函数、VLOOKUP函数。Excel表格中单元格插入公式IF函数、VLOOKUP函数，会增加处理器的负担，影响数据处理的速度，对电脑的CPU要求较高。因此，应尽量少用IF函数、VLOOKUP函数。

（二）基础数据尽量一次性处理完毕。虽然Word分析报告关联了Excel表格中的数据，但由于在编写分析报告中途发现数据有误或缺少数据，即时补正数据时会发生电脑CPU高速运转，忙于更新数据，鼠标动不了的现象。因此，在基础数据处理完毕，打开Word分析报告，为确保不会受CPU处理速度的影响，分析报告应一次性更新后保存退出，再重新打开Word分析报告，选择不更新数据。此时，可以放心地编写分析报告。如临时发现个别基础表数据需要修改，且想看下修改后的效果，可以右击该数据，选择更新。

（三）每月还需要注意财务报表的格式。由于基础表的数据取数于财务报表，财务报表的格式一旦发生变动，基础表数据的准确性受到很大影响，因此基础表的取数公式应及时调整，以免发生数据错误现象，给分析报告的质量造成影响。

财务报表的格式一旦发生变动，基础表的取数公式调整工作量巨大，且短短的时间内不易发现哪些数据取数公式有变动，因此，财务报表的格式不宜经常变动。

（四）首次复制温电数据分析表数据链接至分析报告环节，尽量仔细，不要看错行。

（五）所有Excel表的取数公式一旦设置完成，Excel表的行、列、单元格轻易不要增加或删除，如必须要增加，应在表的最后行增加，以防影响取数单元格数据的准确性。

（六）每月还需在基础表输入月份，以便进一步分析数据的取数，同时，温电数据分析表数据也需按月份更新，只有电数据分析表数据更新了，Word分析报告中的数据才能更新。

实施效果

自从实施Word分析报告中与Excel互通整整二年时间以来，除了由于Excel表内公式多次使用IF函数判断，影响CPU处理数据的速度外，分析报告中的数据录入实现了自动化，给分析人员节约了时间，缓解了大量数据录入的压力，同时也确保了数据的准确性，使分析人员的关注点转移到查找、分析异常经营数据的原因上来，为按时完成高质量的分析报告创造了有利条件。

整整二年時间的实践证明，Word分析报告中的数据与Excel数据互通比起“邮件合并”功能专门用来处理规范化、格式化的数据和对VBA来处理模板数据而言，更简单，更自由，更高效，更适合掌握Excel与Word操作基本技能的分析人员拿来处理零散化的数据，更适合分析人员进行分析时根据企业经营情况需要灵活运用。

注释

数据再录入：Excel基础表数据从财务报表取数后，把经过整理的Excel数据录入到Word分析报告中。

作者单位：浙江浙能温州发电有限公司