招标企业“互联网+”财务转型浅析

路娜

摘要：通过公开招标的手段，可以有效的控制工程建设成本，招标企业在固定资产占比较高的大型发电企业集团中发挥着重要的作用。工程建设成本的降低，能使项目投产后的整个经营期间减少固定资产折旧，提高经营利润。招标企业面对众多的投标单位，其财务部门承担着收款、退款、开发票等简单而耗时的工作，随着业务量的增加，会计核算工作量不断增大。为了解决核算面临的困境，本着适用性和成本效益的原则，运用互联网、云计算对大数据进行处理，推进财务工作从会计核算向风险控制、管理分析、战略分析转型。

关键词：招标；财务转型

招标投标法、招标投标法实施条例、电子招标投标办法等一系列法律、法规的出台，使市场竞争更加规范化，引导招标投标行业的诚信发展，给招标企业的发展带来了挑战与机遇。

一、招标企业基本情况

招标企业主要从事招标代理业务并提供相关的服务。其工作流程大体分为：客户提出招标需求、招标企业受托代理组织开标、评标、确定中标单位。

招标企业大体经历了三个历史发展阶段：过去的传统手工阶段、现在的半自动阶段、将来的全自动阶段。过去的传统手工阶段全部工作都是人工完成的，整个招投标过程全部需要纸质资料，耗费大量的纸张，结算方式大部分使用可携带的汇票；现在的半自动阶段借助电子商务，使用OA办公系统和项目管理系统，招投标过程使用纸质与存贮在U盘介质的电子资料相结合，结算方式大部分通过网上银行支付（B2B、B2C）；将来的全自动阶段以“互联网+智能采购”，使用电子招投标交易平台，部分或者全部抛弃纸质文件，借助计算机和网络完成招标投标活动，结算方式全部使用银联平台支付。

二、财务核算的特点

以中国电能成套设备有限公司（以下简称：成套公司）为例，介绍招标企业财务核算的特点。成套公司是一家从事招标采购、设备成套、工程咨询、设备监理服务业的公司。成套公司大部分业务来源于集团内部的招标业务，随着产能规模的不断扩大，招标业务逐年增长。目前每年招标采购服务达800多个项目，涉及电力、煤炭、铝业、铁路等产业领域，招标采购金额超过600亿元/年。

结合成套公司的业务特点，财务承担了大量的核算工作，财务人员的主要工作是：银行收付款、开具发票、录入凭证、银行对账等工作。为了减轻财务核算的工作量，公司早在1998年就使用了财务软件的会计电算化手段，但随着招标业务量的不断增加，会计核算工作仍然耗费了财务人员的绝大部分工作时间。

从下面的统计图表可以看出，在最近六年的时间里，财务人员需要处理的银行收款、银行付款以及开具发票业务数据量逐年增加，与2010年相比，2015年的数据量扩大了一倍，但财务部的人数没有相应增长，部门内的每位员工的工作量都处于满负荷或超负荷的状态。为了解决业务量的增加与财务人员数量不足的矛盾，公司决定以信息化的方式缓解财务人员的工作压力，运用互联网、云计算等技术处理海量的财务数据，使财务人员从繁重的简单重复基础工作解脱出来，逐步向管理分析财务转型。（见表1）

三、财务工作的过去和现状

（一）使用会计电算化手工录入凭证

基于成套公司每年几万笔银行收款，向客户开具几万张发票的业务量，大部分财务人员都在做简单的银行收付款和重复的凭证录入工作，即耗费时间又耗费人工成本，大量的手工录入同时也容易造成录入错误。

主要的录入和查询工作包括：收到购买招标文件款，手工录入银行收款凭证；开具招标文件发票前，查询该笔款项是否已到账；开具招标文件发票时，手工录入发票信息；确认购买招标文件收入时，手工录入确认收入凭证；收到投标保证金时，手工录入银行收款凭证；中标时开具发票时，手工录入发票信息；确认中标服务费收入时，手工录入确认收入凭证；未中标退款前，查询该笔款项是否已到账；未中标退款时，手工录入银行付款凭证。所有的凭证录入工作都要求在摘要中注明收、付款单位的全称，开具发票至少需要录入开具单位全称、项目、金额。

在传统的招标模式下，不仅财务人员存在着大量的重复低效劳动，业务部门也做类似的重复工作。例如：业务部门在要求财务部门开具购买标书发票或招标服务费时，业务部门要收集并向财务人员提供开票的信息；业务部门在要求财务部门退保证金时，业务部门要收集并向财务人员提供退保证金单位的清单。

基于公司规模的不断扩大，每年承接的招标代理业务量逐步增加，业务人员和财务人员的工作量越来越大，手工处理业务也带来了较多的差错。这时公司推出了OA办公系统，将公司招标代理各环节按业务模块设计工作流程，规范工作程序，减少工作差错。但OA办公系统没有与银行的网上银行和财务电算化软件进行对接。

（二）运用会计信息化逐步向管理会计转型

为了提高财务工作效率，在公司OA办公系统运行平稳成熟后，财务部门推进财务信息化建设，按不同的业务模块分别开发了自动生成收付款凭证、自动开具发票、自动生成确认收入凭证、自动实现银行对账功能、自动生成效绩分析报表五大功能。

1.自动生成收付款凭证

银行收付款的信息可以通过网上银行查到前一天的逐笔信息。成套公司收退标书款和保证金的业务占全部银行业务的90%以上，凭证格式相对固定，按收标书款、退标书款、收保证金、退保证金四类业务设计收付款凭证。由出纳人员对前一天的银行业务按这四种业务类型进行分类，将分类后的银行信息传递给会计人员，会计人员收到银行信息后，引入到固定模板，自动生成银行收付款凭证。

2.自动开具发票

开具发票需要在税务局指定的软件中开票，开票的项目、格式是固定的。我们聘请设计人员将成套公司业务部门发起的开票流程信息与开票软件中的开票信息进行逐项对应，实现一键完成批量开票的功能。业务部门的开具流程到财务部后，财务人员确认其到账后，对开票信息进行批量导出，导出信息通过流程自动对应到开票软件，财务人员一键发出开票指令，计算机可以自动开具发票。

3.自动生成收入凭证

开具发票后，根据开具发票的信息做确认收入凭证。确认收入凭证的格式固定，信息来自发票，实现了自动开票功能，再继续根据开票的信息编辑程序，自动生成确认收入凭证。

4.自动实现银行对账功能

在实现了收付款凭证的自动生成的同时，也为银行自动对账打下了良好的基础。通过导入银行电子的账单和财务软件中的银行日记账，设定单位名称与金额一致的原则实现银行账与企业账的自动核销，自动生成银行存款余额调节表。

5.自动生成绩效分析报表

公司每年对各业务部门下达利润业绩考核指标，对各职能部门下达费用考核指标，每月根据财务数据生成内部管理报表。管理报表原来由预算岗位人员根据财务软件中的数据查询、复制、粘贴编制而成。各部门绩效的管理分析表表格相对固定，通过开发设计自动取数功能，每月可实现自动生成各部门的绩效分析报表。

以上五种自动生成的软件，具有低成本、高效率、高正确率的特点。通过市场询价、比价，公司最终聘请的软件设计公司报价在十万元，与动扎几百万、上千万的ERP开发成本相比，软件开发注重成本效益原则。从实用性的角度看，经过半年多的试运行和不断的更新改进，这几个功能都可以达到预期的效果。

软件的应用快快缩短了手工录入工作时间，减少手工工作产生的错误，也提高了财务工作效率，加快了公司招标业务工作过程的流转时间。软件的应用同时让一部分财务人员摆脱了重复并耗时的会计基础工作，使财务的职能从会计核算向财务控制发展。在此次软件开发中，不仅对基础财务工作进行开发，同时对管理会计层面的绩效管理进行开发，为财务职能的转型奠定了一定的基础。

（三）目前的会计信息化存在的主要问题

与此同时，公司的会计信息化也存在着一些问题，主要是：

1.缺发完整的系统性

五个信息化模块的开发遵循了成本效益的原则，但五个模块之间相互独立。除了财务模块外，公司的OA办公系统、业务部门的银联平台系统都处于独立运行的状态，各个系统之间没有联系，没有相互牵制，没有形成统一的整体。业务系统与财务系统存在不同步、不统一的可能性。公司的办公系统、业务系统和财务系统需要开展进一步的资源配置与整合。

2.使用范围存在局限性

目前财务部门开发使用的信息化系统仅限于财务部门使用，没有实现信息的共享。在实际工作中，财务与业务部门有很多的工作有交集。例如：交集最多的就是查询客户的汇款是否到账以及保证金是否退还。目前需要客户联系业务部门，业务部门到财务部门查询，财务部门查询后告诉业务部门，业务部门再联系客户。如果财务部门的收款、退款信息端口向业务部门开放，就可以直接由业务部门查询后通知客户，省去了财务查询的中间环节，提高工作效率。

四、未来财务转型目标

从现在的市场发展趋势看，在消费品互联网市场得到充分利用的时代，招标企业要积极利用“互联网+”的物联网作用，促进工业互联网的健康发展，将招标代理推向新台阶，使公司在市场竞争中处于不败之地。

公司的财务管理更应该适应市场变化的需求，以财务业务流程处理为基础，依托信息技术优化组织结构、规范流程、提升流程效率、降低运营成本，实现财务共享。

目前财务共享大多应用于跨国企业和大型企业集团，而适用于招标企业的财务共享更多的功能是将财务、信息系统、招标系统集中，实现财务、业务一体化，将财务信息在公司内部达到管理层、业务部门、职能部门、财务部门的共享，以提高工作效率，降低经营成本。

在招标企业实现财务共享，有利于业务部门快速处理客户的需求，树立招标企业高效为客户服务的形象；有利于公司管理层对企业通过共享财务数据随时掌握企业的经营情况；有利于被考核的业务部门和职能部门了解本部门经营指标的完成情况。

在手工录入凭证时期，招标企业的基础财务人员占80%，技术财务人员20%，没有战略财务人员。在开发了财务信息化模块后，招标企业的基础财务人员占比60%，技术财务人员30%，战略财务人员10%。在实现财务共享时期，大致需要40%的财务人员做基础业务，40%的财务人员做技术型财务，20%的人做战略财务。

实现财务业务一体化的信息共享后，财务人员可以实现结构调整，财务部门的工作职能也将实现记账核算向监督管理，甚至是参与战略决策的转变。

参考文献：

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（作者单位：中国电能成套设备有限公司）