档案管理信息平台的深化与应用

摘要：新时代背景下，档案管理逐渐成为企业、事业单位的一项重要工作，这需要相关的领导者提起重视，制定出有利于提高档案管理的有效模式，实现档案的有效管理。新科技因素影响下，信息化模式以其开放性、高效性的优势进入人们的视野中，所以，在档案管理过程中，相关的管理人员要注重信息平台的构建，采取现代化模式开展具体的档案管理工作，发挥信息平台的价值和作用。

关键词：档案管理;信息平台;深化与应用

引言：现代化技术快速发展，这需要相关的行业紧抓信息化模式，将信息化管理模式的最大优势发挥出来，提高档案管理的效率。同时，档案管理是一项复杂、系统并且重要的工作，如果相关的档案管理工作人员不能有效提升档案管理质量和水平，这很难发挥档案在经济、政治、文化等事业发展中的作用。基于此，相关的档案管理人员要高度重视信息技术的使用，构建科学完善的现代化档案管理制度，提高档案的利用率和价值。

一、档案管理工作的具体内容

（一）档案资料的收集

档案一般用于企业或者事业单位等一些发展领域中，众所周知，在这些机构中，工作人员比较多，同时，工作人员的工作量也比较大，这就需要相关的负责人对每个工作人员的个人资料和档案进行统一搜集和管理，将这些档案资料保存起来，这样有利于发挥档案本身具备的价值。在档案管理工作进行中，有许多工作需要档案管理人员提起重视，比如，管理人员需要参与每个档案部门的接受入库工作，像是人事档案资料、图片档案资料等等，这些都是企业或者事业单位发展的重要信息资源，同时也具有较强的保密性，这就需要相关的档案管理人员做好档案管理和入库工作，将档案保存好，以期发挥其重要的作用和价值。

（二）档案管理的具体整理工作

首先，在档案入库之前，相关的档案管理人员要对自己所在机构的每个部门的档案开展相应的质量检查，如果发现一些档案不符合入库的具体要求，则需要将该档案返回到相关的部门中让他们予以修正，同时，还可以根据相关机构的规定，整理、整合相关的档案资料，使其可以符合档案的入库标准，这样可以真正发挥档案的实际价值。

档案的类型并不是单一的，除了具体的文字内容，还会包括图片等一些内容，所以，这就需要相关的档案管理人员整理地图，将不同档案的类型进行科学合理的分类，同时，还要根据档案的图片内容进行科学地整理和归档。

档案管理人员开展具体的档案分类工作时，还要注意一定的档案分类原则，需要按照规范的标准和原则整理一些零散的档案，这样可以避免档案整理工作过程中存在的档案流失情况，同时还要融入信息化模式，切实发挥现代化模式的重要作用，提高档案管理的价值和质量。

二、档案管理工作中存在的问题

当前，出在现代化信息社会，中国各行各业都在进行着相应的改革，融入现代化信息技术，期望通过这种方式提高发展的质量和效率。同样的，相关的档案管理工作也要采取信息化管理模式。不仅如此，档案管理人员也要具备丰富的、专业的信息化管理水平，并且可以熟练操作网络技术，提高信息化管理水平。但是，就当前的管理现状来看，我国一些企业或者事业单位的档案管理并没有实现信息化，相关的管理人员也并没有搭建网络平台开展相应的档案管理工作，这就导致档案管理效率降低。此外，由于中国信息技术的普及率还存在着一些不足，不同地区的信息技术普及存在着不平衡状态，同时一些企业或者事业单位的档案管理人员并没有采取现代化档案管理模式，也没有借助一些有效的管理软件开展具体的档案管理工作，这样很难提高档案管理工作的效率。

三、档案管理信息平台深化应用的具体策略

（一）建立科学完备的现代化档案管理制度和工作机制

新形势影响下，我们的工作和生活都进入了现代化，这就要求着一些机构需要充分采用信息模式开展具体的工作。所以，针对档案管理工作，相关的档案管理人员需要根据档案的实际管理情况制定科学完备的档案管理制度，采取先进科学地档案管理工作机制，以此来提高档案管理的规范化操作水平。那么，在构建现代化档案管理平台时，档案管理人员首先要全面深入地理解现代化档案管理模式的特点和优势，然后根据相关的档案管理资源进行整合，采取全新的现代化档案管理模式克服传统陈旧的管理方式，打造科学、富有浓郁现代化气息的档案管理制度和平台。同时，企业或者事业单位是一个发展的整体，档案管理人员也可以将相关的档案管理工作扩展到其他部门，开展档案协调工作，其他部门的工作人员可以为档案管理工作人员提供一些帮助，发挥合力共同构建严密的档案管理体系。再者，在档案管理工作機制创新方面，也要引起相关的档案管理人员的关注，档案管理人员需要强化自我管理机制，充分发挥自主档案管理能力，通过借助信息平台，掌握相应的信息技术，借助大数据管理模式开展具体的工作，提高档案管理工作的水平。此外，档案管理工作人员还要做到实事求是，根据企业的实际发展情况，借助现代化模式规范档案管理工作，制定统一科学地工作标准，对档案管理的不同类型、格式等加以规范，这样可以增强档案管理工作的协调性和高效开展。

（二）借助信息平台，构建科学完善的档案管理数据库

档案管理人员需要构建科学完善的档案管理数据库，保存相应的档案信息，并且还要利用信息技术搜索出具体的内容，这样可以节省相关的工作时间。同时，管理人员需要熟练地操作计算机网络，利用计算机网络的高效性开展具体的信息整合和数据库管理工作，为档案管理工作提供保障。在搭建起了档案管理信息平台后，相关的管理人员也不能松懈，要对后期的维护和运营工作提供保障和技术支持工作，这样有利于保证档案信息化管理数据的安全和完整，有利于推进档案管理工作的顺利开展和进行。

（三）提高档案管理人员的信息技术管理能力

相关的公司和事业单位需要制定档案管理人员选拔模式，选择专业知识丰富并且个人素质较强的工作人员开展相应的档案管理工作人员，这样可以起到相应的档案管理工作水平。除此之外，相关的机构还要做好档案管理人员的职业和素质培训工作，让他们在培训的过程中了解丰富的信息技术内容，借助信息平台开展相应的档案管理工作，以此来提高档案信息化管理的质量和效率。

（四）完善信息平台制度，提高管理水平

针对当前档案管理工作的状态，相关的档案管理人员要秉承实事求是的态度，加大档案管理力度。所以，相关的企业或者事业单位的负责人首先要构建科学完备的档案管理工作规章制度，构建相应的规章制度。除此之外，相关部门还要加大监督力度，借助信息化平台监督档案工作人员开展具体的管理工作，同时，还要针对其中存在的一些档案管理问题提供具体的管理和指导方法。最后，因为档案的来源比较多，相关的档案管理部门首先要做好档案资料的汇总工作，这样才能有利于提高档案管理工作的高效性，充分发挥现代化信息技术的档案管理效率和质量。

结束语

综上所述，档案管理工作越来越重要，相关的档案管理人员需要采取有效的方法和措施解决相关问题，通过创新档案管理模式和手段，借助现代化档案管理模式，增强档案管理效率和质量。

参考文献：

[1]杨卉.档案信息管理系统数据平台的建立与应用[J].科技传播，2018，10（08）：106-108.

[2]张春霞.浅谈档案信息管理平台的深化应用[J].办公室业务，2017（17）：47.

[3]邱红艳.加强档案管理信息平台的应用[J].黑龙江史志，2013（15）：98.

作者简介：

魏宏梅（1975.12-），女，汉，籍贯：甘肃，学历：本科，职称：助理馆员，研究方向：档案。