新形势下基层单位做好纸质档案管理的重要性分析

朱文凯

摘要：随着信息技术的高速发展，基层单位档案管理工作也陆续发生了变化，大部分单位尝试以信息化档案管理方式代替纸质档案管理方式，但从当前电子档案管理情况分析来看，其在安全性与真实性方面逊色与纸质档案管理方式。因此，基层单位要重视纸质档案管理的重要性，让纸质档案管理在日常工作中发挥出自身的优势与作用。基于此，本文探究了心新形势下基层纸质档案管理的优势，并分析了提升基层单位纸质档案管理工作质量的有效对策，促进基层单位档案管理工作质量与效率提升。

关键词：新形势;基层单位;纸质档案

新时期背景下，随着网络信息技术的高速发展，基层单位逐渐尝试以电子档案管理方式代替纸质档案管理方式，然而在电子档案管理尚未发展成熟。在档案保管长久性、安全性、真实性方面纸质档案管理占据绝对优势。因此，基层单位做好纸质档案管理工作至关重要。

一、纸质档案的优势

（一）纸质档案具有直观性

电子档案管理需要对原始纸质档案进行编辑、修改、录入等一系列操作，而纸质档案的保管载体是纸张原件，无须依附其他工具与平台对档案内容进行查阅与使用，纸质档案更具直观性，方便人们查阅与使用。

（二）纸质档案相对完整

纸质档案是在档案保存的过程中生成的原件，其本身具有完整性。纸质档案建成归档后，不需任何人对档案内容进行更改，并对档案借阅使用有严格的规定与要求，保证纸质档案纸张内容的完整性。大部分基层单位用于档案管理的资金十分有限，要想实现高质量的信息化档案管理工作方式仍需一段时间，信息化档案管理工作存在黑客攻击、病毒侵袭的潜在风险，价值电子档案自身的真实性、安全性难以有效控制，在这样的条件下基层单位中纸质档案的用途与作用被凸显出来。新形势下纸质档案管理依旧是基层单位档案管理的重要方式，也是为日后电子档案管理工作建设的重要基础，从当前基层单位工作情况分析来看，纸质档案管理发挥了重要的作用。

二、新形势下基层单位最好档案管理工作的重要内容

（一）坚持纸质档案信息的真实性

高质量的纸质档案管理工作能够为档案使用者呈现出档案中记录的客观情况，通过纸质档案能够了解事件的经办人，在事件发生年代久远的情况下，能够通过非笔墨痕迹了解具体情况，这些笔墨印记难以被篡改与伪造，从而体现出纸质档案的真实性与唯一性。纸质档案在社会使用中更具说服性。而电子档案的主要存储载体是计算机网络系统，其在档案录入环节容易出现误差，容易对档案内容进行修改与删除，网络系统不可避免要面对安全隐患问题，被修改过的电子档案毫无痕迹，难以被辨认。从而难以判断电子档案的真实性与原始价值。纸质档案在此方面有不可替代的优势[1]。

（二）纸质档案安全性高

基层单位中的档案资料中大多记录了个人信息，设计到信息安全与个人隐私问题，这些信息资料一旦被窃取或泄露，会造成较大的信息安全隐患。在纸质档案管理模式下，查询或使用档案信息需要经过严密的管理流程，相关人员要出具身份证明材料或单位出具的档案查阅证明，在档案管理人员严谨的工作流程下不会造成个人档案泄露的情况。一旦形成纸质档案，单位就会对档案进行妥善保管，实现安全保管纸质档案的目的。而电子档案录入、存储、查阅、使用等流程都存在安全风险，难以保证档案的稳定性。近年来，随着电子档案管理模式被广泛应用，不法分子利用电子档案漏洞，篡改档案信息的事件频繁发生。例如，山东省发生了高考考生篡改他人高考志愿的事件，为被害者造成了严重的损失。可见，信息化档案管理方式尚未完全发展成熟。很多基层单位的网络系统安全措施没有达到理想的水平。一旦发生档案泄露或篡改事件将严重影响单位甚至国家的利益。虽然计算机网络病毒查杀系统与防火墙系统能够在一定程度上对网络安全起到保护作用，但计算机网络自身的缺陷及漏洞影响电子档案信息安全问题依旧存在隐患。而对于基层单位来说，传统纸质档案管理方式轻车就熟，需要在日常档案管理工作中提高档案管理人员的职业素养与专业水平，即可避免纸质档案被他人窃取或篡改的情况发生。可见纸质档案具有较高的安全性[2]。

（三）纸质档案信息具有持久性

纸质档案管理模式下纸张是档案信息管理的主要载体，在不受外界因素影响的条件下，纸张的防潮防霉等技术相对成熟。在适宜纸张保存的环境下，纸质档案能够延续千年，而电子档案以移动硬盘、U盘等电子存储设备为载体，这些材料的稳定性相对较差。一旦出现电流交换磁场变化或者温度变化等情况就会造成这些载体消磁、老化等情况出现，难以从电子档案中读取出相关信息，进而对档案管理造成不可估量的损失。电子档案的使用年限不仅与存储设备有关，还与信息技术的更新有密切关系。在网络信息时代下，技术水平不断提升网络信息系统更新换代周期短、速度快，在基层单位中容易出现刚刚采购的计算机网络设备投入使用，就诞生了新的技术的情况。而这些技术之间可能不具兼容性，难以进行升级衔接。信息档案管理也有同样的问题，由于技術水平的日新月异，软硬件技术不断更新换代，后续技术无法保证有力的支持，数据库加密技术是原有的数字信息难以被新的设备及软件读取出来，导致电子档案使用年限受到影响，没有人能保证其使用时长，而纸质档案管理在使用年限方面占据绝对优势[3]。

（四）纸质档案较为规范

经过长时间的发展纸质档案管理，在信息资料收集、鉴定、整理、入档、保存、使用等工作中形成了规范标准的操作流程。基层单位的档案管理人员只需根据规定要求与业务标准对档案内容进行归纳整理，便可有效整理纸质档案内容，并为后续档案查阅使用提供方便。与纸质档案相比电子档案归档录入是一项工作量较大，工作内容较为繁琐的项目。要想保证电子档案的安全性，需要在电子档案管理过程中实施签署技术、身份验证技术、数据加密技术等，但在实践操作中难以按照规定要求，完成一系列档案操作工作，在电子档案移交与管理过程中缺乏规范性很多，基层单位档案管理人员，不具备计算机操作能力。因此在电子档案管理归档方面存在一定的难度，难以保证电子档案归档的规范性，而纸质档案在此方面表现较为优秀[4]。

三、结束语

综上所述，随着计算机网络技术的高速发展，电子档案管理模式逐渐应用在各行各业中，在电子档案应用内的过程中，其不足与缺陷也随之暴露，由于电子档案技术的不成熟，纸质档案管理的重要性逐渐被人们所重视，纸质档案以其直观具体，不以篡改删除，保存年限持久的优势在档案管理工作中发挥了至关重要的作用，对于基层单位来说，纸质档案管理模式更具实用价值。

参考文献：

[1]牟仙仙.基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理[J].才智，2020（17）：234.

[2]刘凤英.新形势下纸质档案是否可以被电子档案取代[J].兰台世界，2020（S1）：26-27.

[3]张静.解析纸质档案在档案信息化管理中的重要作用[J].兰台内外，2020（28）：25-27.

[4]郭占元.刍议电子档案与纸质档案的关系及发展趋势[J].山东档案，2020（04）：33.