推动线上报销的实践与思考

王润洁

随着经济市场的不断发展，企业之间的竞争愈发激烈，已经拓展到全方位的竞争。对于企业而言，开源节流更是管理领域中重要的基本功，费用控制则是最为关注领域。报销是费用控制中频率最高的工作，对报销制度的合理规划也是实现费用控制的一个重要方面，尤其是涉及每位员工的报销流程。传统报销工作周期较长，审批流程冗长，手工操作的局限性、是否预算外支出无法简洁明了地展现，这些都难以满足企业财务管理的发展需求，在这种手工报销模式下，费用控制俨然无法有效实施，要想有所作为，必须在模式上寻求新的突破。

因此，为解决日益突出的财务报销问题，网上报销系统的应用可以有效弥补传统线下报销缺陷与不足，通过网上报销系统不仅可以实现财务管理的科学性，同时能够不断强化财务管理中的风险防范。

1.S公司报销模式的演变

S公司是一家主营施工监理服务的公司，主要特点为工地项目分散，员工大多分布在国内外各地且员工年龄普遍偏大，半数为经验丰富的现场管理人员。以往S公司传统报销模式流程为报销人员手工填写报销单据，通过邮寄方式将未签字报销单给到相关后勤人员，由后勤人员完成相关审批手续，最后由后勤人员将相关负责人审批签字后的汇总报销单或差旅单、相关发票、明细单等材料交给财务专管员审核，整个流程约需要5-7個工作日。但随着公司近年来业务量的不断增大，由于提供材料的不完整或签字不合格等现象而导致的报销失败，报销人员反复邮寄报销材料，这也容易引起报销人员对财务审核工作的不满，财务审核供给与报销需求发生严重的供需不平。

随着互联网技术的迅速发展，财务也逐渐实现信息化和智能化，S公司财务部门也开始推行网上报销模式。在此模式下，报销人员登录财务网报系统，选择相应的业务类型，根据标准化表单内容填写项目编码、金额、票据张数等信息，再把相应的原始票据扫描上传至该系统，再提交这些单据至项目负责人，项目负责人可在网上或者手机端上审批，后期的财务专管员初审以及财务负责人和相关公司管理层签字审批均在网上或者手机上完成;待审批程序完成，报销人员打印出网上报销单，将纸质票据和网上报销单投递至财务部门的投递箱，财务专管员根据网上报销系统中的审批结果复审报销单，随后完成人工完成制单、记账及付款工作。对于有问题的业务，直接可以通过网上报销系统与报销人员进行沟通，通知对方进行相关更改或完善，从而实现了“程序多走路，人员少走路”的新模式。每一个合理的报销单据都可以按相应审批类型在标准化的流程中自动流转，员工不再为找不到领导签字犯愁，还可实时查看单据审批状态，越权审批的现象也彻底得到杜绝。

网上报销可以大幅提高所有员工工作效率。网上报销模式突破了手工报销的时空局限，不管身处何地，只要能够上网就可以提交、审批和审核单据，员工拿着报销单到处找领导签字的情景不再出现，只需要在系统提交单据，即使出差外地，领导也可以及时审批，从而大大缩短了报销周期，员工的效率和满意度自然也可以得到提高。

2.S公司推行网上报销存在的问题

看上去有利于所有人的网上报销，在实践中遇到一定的阻力，给财务人员提出了新的问题。

2.1员工配合度低

在网上报销模式下，报销人员需要通过工号和密码登录网上报销系统后，自行填制报销单，这需要报销人员有一定的财务知识，也就意味着报销人员需要花费时间和精力去认真学习财务文件，并且能够熟练使用网上报销系统，严格按照费用报销的具体内容与具体项目精准填报，这尤其对于年长员工来说增加了难度，因此积极性不高。

2.2网络安全问题

使用网上报销模式，网络信息安全显得格外重要，这意味着对企业的信息化建设提出了更高的要求。面对层出不穷的网上病毒和黑客攻击等行为，公司需要配备具有极强系统安全能力的系统人员，以及对所涉及的电脑进行安全监控，建立网络信息安全预警机制，防止数据丢失。对网络安全的重视和资源支持仍需要一个过程。

3.推动网上报销的实践

3.1工地设立兼职报账人员

以项目为单位设立一名兼职财务专管员，负责协助项目负责人进行财务政策宣传、预算编制、财务分析和项目费用的报销、业务指导等工作。这样由人人参与改成关键节点参与，兼职财务专管员也起到了桥梁作用。

3.2网上报销的通过率纳入考核

将网上报销填报表单的准确率、发票的合规性、报销单的退回率作为绩效考核目标，按季度或者半年度或年度进行统计，同时由财务专管员进行横向对比，通过率最高的项目可考虑绩效考核奖励或指标达成奖励等以资鼓励，从制度上提升线上报销的质量及推动多方的重视。

3.3功能需求建设更合理化，增设多元化表单

财务专管员协同网上报销系统开发人员对报销员工进行深入调研，从原本单一标准化、强控设置多的表单改进为多元化表单。例如差旅费表单，只需填写出发时间、地点、回程时间等基础信息，差旅补贴、住宿费、交通工具等标准会自动计算，不用员工查询相关财务政策。再例如费用借支单，借支金额与授权权限直接挂钩，总是有员工临了到了财务审核环节，发现借支金额过大，授权权限不足以支撑完成报销，延长了报销周期。越是以员工为主的改变越是受到欢迎。

3.4优化网络环境

为保证报销系统安全性的同时不影响员工使用，在系统中建立权限控制、信息加密等安全措施。同时加强备份工作，确保数据的安全性。

4.S公司网上报销系统对财务管理工作的影响

4.1转变管理模式

网上报销促使财务管理由粗放逐步转向集约。提高了会计核算的效率和质量，使会计业务处理实现了“人机”结合。原有手工式的管理模式已不能满足财务的需求，财务管理中必须充分利用信息技术手段，向智能型管理方式转变，从传统的记账功能向支持型和智能型转变。网上报销是转型的基础工作，随之进一步推动会计核算、资产管理等的自动化工作。随着管理模式的转变，相应的管理思维也发生潜移默化的变化，让所有人员意识到信息化的趋势和带来的高效率，起到了统一思想的作用。

4.2在岗位职能与档案基础工作方面的改进

以往会计工作全部依赖于手工操作，造成会计业务处理效率低，差错率高。网上报销把财务专管员从繁重的手工算账、结账的工作中解放出来，能够有更多的时间和精力对企业财务分析、预算管理等管理工作。

直接受影响的还有财务档案管理工作，财务档案的安全、完整事关重大，直接体现着财务部门的管理水平和服务理念。启用A4版式票据粘贴单等财务表单，停止使用原非A4版式票据粘贴单等财务表单。减少了因版式不符造成的原始单据的折叠，节省了员工粘贴原始单据时间。

4.3为深度推进信息化奠定了基础

建立在网上报销成功推行基础上，公司将加大对信息系统集成的研究和开发应用，加快推进与OA、NC、预算系统的整合，保证企业及时、准确地跨职能部门与组织边界实现企业资源和信息的最优配置，达成数据信息一体化，避免出现信息孤岛现象，更是让数据信息发挥应有的价值。

4.4 财务人员专业能力的培养

财务已经成了受信息化影响变化最大的一个职业，也是推动信息化最合适的岗位，所以加强对会计信息化复合型人才队伍的培养，对现有岗位财务人员进行培训以提高其信息化技能。同时对财务软件开发人员进行会计知识培训，开展如税法、财务会计知识、审计知识等方面的培训，以满足企业对会计信息化的要求。

5.网上报销的进一步改进

相比实行网上报销之前的传统报销方式，现阶段的半自动化网报方式节省了报销人员等待审批时间、反复邮寄时间、提升了财务报销效率、突破了手动查看预算控制支出的局限、可以生成各类财务管理报告，为领导决策提供依据。在此基础上将推动几个重要环节。

首先是电子发票的识别与管理，尤其是解决存在的重复报销风险;其次是纸质报销资料的处理流程，容易受报销人员所在时间、空间的影响而无法做到实时化和高效化;再次是标准化表单的设计通常只能满足大多数情况，需要考虑对特殊情况的容纳;最后是需要实现系统的全方位对接预算系统、OA系统、资金管理等系统，达到信息互联互通。例如与集团商旅管理系统进行有效对接，为了提升出差效率，降低差旅成本，由专业商旅管理服务公司订票、订酒店等，在不影响业务办理情况下优化差旅路线。