电子档案单套制管理探讨

李易

摘要：随着电子信息技术的快速发展，无纸办公的广泛普及，单套制档案管理模式已经成为档案管理改革的必然趋势。单套制档案管理方式避免了多套制档案管理弊端，降低了档案运行的成本，减少了档案管理的复杂性，提高了数字档案的应用效率。当前还要根据实际档案管理运转的现实情况，分析单套制档案管理存在的问题，着力构建科学化的单套制档案管理工作体系。

关键词：单套制;档案管理;优化措施

单套制档案管理是基于现代电子信息技术系统而生成的电子文件归档管理方式，单套制档案管理不再对纸质档案媒介进行管理。单套制档案管理以数字档案为形态，它将OA系统的电子文件直接归档，有效的解决了档案管理的技術限制，将档案管理纳入到电子档案生成的全过程，单套制档案管理消除了人工管理操作的各种限制，保证了档案管理工作的安全性与稳定性。

一、电子档案单套制管理的必要条件

1.档案管理被高度重视

目前，我国很多基层企事业单位仍采用多套制档案管理工作方式，纸质档案管理与电子档案管理并行，档案管理的方式方法较陈旧，档案存储介质的可靠性低，档案存在着较大的湮没风险。施行档案单套制管理必须高度的重视档案管理工作，认识到档案管理单套制的重要意义。一些已经形成高度重视档案管理氛围，具有良好的档案管理与服务运转体系，档案管理责任分工明确，档案管理标准化水平较高，且形成了规范化档案操作机制的单位更容易有效推广单套制档案管理方式。特别是在国家“十三五”规划中大力提供单套制档案管理的背景下，一些已经实现档案管理信息化，正在面向大数据与云存储档案改革的单位率先开始了单套制档案管理。

2.电子文档大量产生

电子文档大量产生，无纸化办公发展到一定程度，电子档案信息的潜在价值亟待挖掘的单位更注重采用单套制档案管理的工作方式。随着电子政务的快速发展，基层企事业单位的分支机构日渐增多，业务工作的信息化水平不断提高，行业数据信息交换汇总的频率不断加快，迫切的要求解决传统纸质档案管理的弊端。在档案管理设备高度信息化，档案管理人员的工作压力较大，智能化档案管理方式日渐普及背景下，单套制档案管理更好的具备现实的使用需求。单套制档案管理已经成为信息化程度较高单位的必然选择，也是发挥档案实用价值的基本途径。

3.信息技术不断提升

单套制档案管理的技术瓶颈已经基本解决，特别是云存储技术的快速发展，有效破除了海量档案信息无法存储的弊端。加上一些单位的档案管理信息化水平日渐提高，传统的纸质档案基本完成电子化，档案运转标准日渐完善的情况下，单套制档案管理的流转、备份、程式转换都已经运转的较为规范。不少企事业单位已经具备了完善的档案管理系统，档案管理系统与OA办公系统已经实现了较好的衔接，这些都为档案管理的单套制奠定了基础。而且档案管理中的信息加密、身份认证、防火墙技术都得到了快速发展，这说明档案单套制管理的技术条件已经基本成熟。

二、电子档案单套制管理的主要问题

1.理论与实践脱节

单套制档案管理方式提高了档案的运用的效率，降低了档案管理的成本，解决了档案管理人员的日常工作事项。研究、普及、推广单套制档案管理方式成为当前及今后一个时期的主要任务。但是单套制档案管理的管理体制、工作流程、电子文档的安全性方面仍然存在着一些问题。有不少单位还未能形成全员参与的档案管理工作氛围，档案管理技术与工作流程还有待于优化。加上国内相关的理论研究与实践方法还有待于完善，一些技术手段的本土化水平较低，这使得单套制档案管理模式在运行中还存在一些现实的困难，档案安全性与共享性低。

2.法律法规的问题

电子文件具有重要的证据价值，法律效力问题也是档案管理的重要问题。虽然有关电子档案管理的法规日渐完善，国家大力在法规与政策文件中倡导采用单套制的档案管理运转方式。但是电子文档仍未能取得与纸质档案同等的法律效力，一些单位不得不回到多套制档案管理的运转模式当中。当前，保证单套制档案管理运行的法规不完善，相关法规的效力发挥与普及工作还有待加强，这样才能提高单套制档案管理工作的效力，解决档案管理工作的现实问题。

3.软件系统的问题

当前电子档案管理还缺乏专业的管理软件，档案管理办公系统的专业性较低，电子档案单套制管理仍是热门的话题。在各自为政的情况下，很多单位的档案管理单套制软件的随意性较大，档案的格式、标准、存储方式五花八门，不少档案管理软件的安全性较低，电子档案的归档范围、运转方式、文件质量、后台控制与安全系统均不一致，由于数据信息的共享较为困难，因此难以发挥档案的实用价值，电子档案的安全性与管理科学性较低，严重的影响档案运转的质量。

三、电子档案单套制管理的优化措施

1.加强制度建设工作

首先，完善基于单套制档案管理需要的档案管理细则，确定档案管理的具体范围，优化档案数据信息收集标准，加强档案数据信息的鉴定工作，明确档案管理的主要内容。进一步扩大电子档案管理的范围，及时缩短档案管理的保管期限，为单套制档案管理提供有力的制度支撑，进一步强化单套制档案管理的方式，达到高质量的开展电子档案单套制管理的目标。探讨将电子档案管理系统纳入到数字办公系统的方式，强调实现电子档案管理系统、办公系统的同步管理，保证两个系统的无疑衔接，进一步运用制度标准保证信息来源真实，数据结构赛事，档案安全可靠。加强数字签名、电子印章、管理日志的制度建设工作。定期对档案的数量、指标进行审查，全面加强档案管理的监控工作，保证档案得到长期有效利用。

2.优化人才队伍配置

单套制档案管理模式极大的解放了档案管理人员的天赋，要求档案管理人员必须熟悉信息化的档案管理运转方式，能够运用创新性的技术手段不断优化档案管理体系，创新应用可靠的档案管理方式，从而达到发挥单套制档案管理优势的目标。为此，应当加强档案管理专业技术人才的引进工作，大力提高档案管理人员的专业技术水平，积极的组织开展档案管理人员的专业技能培训工作。围绕着单套制档案管理的需要拟定人才配置计划，着力进行针对性和层次性的专业技能培训工作。同时建立内外相联的档案管理人才配置机制，发挥专业技术机构对档案管理人才的技术指导作用，运用讲座、论坛、课题研究的方式不断突破单套制档案管理的技术瓶颈，引导档案管理人员系统的学习新的工作方法，达到全面提高单套制档案管理水平目标。

3.完善档案运转体系

为了保证单套制档案管理方式得到有效推广实施，还要从技术上、制度上、人员上不断进行优化配置。首先，进一步保证档案的可用性，采用开放性的语言描述档案封装，运用标准化的格式实现档案转换，防止档案管理格式失效的问题。进一步解决档案管理设备老化和易受黑客攻击的问题，引导先进的档案管理安全技术手段，强调基于专业的团队开发更高水平的单套制档案管理运转系统。进一步研究解决档案丢失问题的预案，加强档案数据信息的甄别工作，提高档案鉴定能力，加大力度建设各部门配合的工作机制，实现办公系统与档案系统的实质融合，从而提高在档案管理沟通的效率，达到高质量的提升档案管理专业性与综科学性目标。

结论：单套制档案管理模式是档案管理的主要发展趋势，目前情况下还要总结运转档案管理单套制的基本办法，加强档案数据信息管理的灵活性，依托专业技术人员全面开展好具体的单套制档案管理工作。

参考文献：

[1]沈浠琳 . 电子文件单套制管理的影响因素[D]. 杭州：浙江大学，2018.

[2]廖倩文 . 电子文件单套制管理问题的策略研究[J]. 档案与建设，2017（8）：27-30.