企业合同档案管理分类的优化措施探讨

程文燕

摘要：本文通过对企业合同档案的特征进行详细阐述，结合当前的合同档案管理情况，探讨科学的合同档案分类管理优化措施，对当前的分类管理方法进行详细分析，提升合同档案管理水平，为企业发展提供有效支持。

关键词：合同档案;分类;优化措施

一、引言

合同管理是企业管理活动的重要组成，对企业正常运行提供基础保障。合同资料作为经营管理活动的重要凭证，通过对合同资料的科学管理，为经营管理决策提供可靠的依据，充分发挥合同档案价值，为企业发展通过有效支持。

二、企业合同档案的基本特征

合同檔案是企业经营管理决策的重要环节，具有较强的法律性，需要合同各方能严格按照法律规定进行合同条款的制定和执行，充分发挥合同的法律效力，为企业经营管理提供法律依据。同时随着市场经济形势的复杂变化，企业竞争压力不断提升，在经营过程中容易与其它经济组织形成相应的纠纷和矛盾，而合同能够对各方权责进行规定，为纠纷和矛盾的解决提供有效的凭证。同时合同文件需要按照法律规定进行制定和签署，才具有法律效力，这就要求合同档案需要结合合同情况进行规范化管理，制定科学的管理标准，对文件内容和格式进行严格规定，保证档案准确性，为企业经营管理活动提供科学的依据。[1]

三、企业合同档案管理分类的优化措施

（一）完善合同档案管理机制

合同档案管理是档案工作的重要内容，对企业管理活动的高效运行提供有效支持，为管理决策提供有效的凭证，是推动企业健康发展的重要基础。对合同进行科学的分类管理，能够有效提升合同档案的利用效率，充分发挥合同档案价值，提升企业管理决策的科学性。档案部门要加强对分类管理的重视，制定科学管理机制，实现档案管理水平的提升。要对合同档案管理流程进行科学的整合，结合具体管理环节，制定针对性的管理标准，实现对管理工作的科学规范，保证管理制度的严格执行，实现对相关合同文件资料的全面收集和科学整理，保证资料的完整性。同时要完善监管机制，对合同档案管理流程进行全面监督，及时发现管理过程中存在的问题和漏洞，实现对管理制度的科学调整和完善，为档案合理分类提供有效的条件。[2]

（二）科学制定分类规范标准

对合同档案进行分类管理能够有效提升优化档案管理流程，结合合同资料的实际情况，根据企业发展和管理活动的实际情况，进行分类标准的科学制定，推动管理效果的提升。管理部门要加强对合同档案的分析，利用先进技术手段，如大数据技术等，对资料重点内容进行准确提取，关键数据分析结果，对关联性较强的资料进行归类，提升档案工作的科学性。同时要档案部门要加强对企业生产经营管理活动的渗透，对企业运行模式进行科学的理解，充分结合企业经营管理活动实际，制定科学的分类标准，实现对合同档案资料的高效管理。[3]

（三）提升合同档案管理规范性

管理部门要提升合同文件资料管理的规范性，制定科学的资料整理标准，对合同相关的文件和资料进行全面的收集，保证档案完整性，并与相关部门进行及时的沟通交流，实现资料标准的高效落实，保证资料格式的统一，有效提升管理效率，并能够对合同资料内容进行及时的复核，保证资料的真实性。档案部门要结合分类管理要求，对同类档案进行规范化管理，制定统一的编号标准，对各个合同大类进行有效的区分，并能够对相同类别的资料进行有效的爬行，按照相关的签订时间、合同对象等进行科学的整理，实现合同资料的科学区分，对档案管理和使用效率的提升提供有效的条件。管理部门能够结合实际使用需求，进行合同文件的准确定位，提升档案管理水平。

（四）对合同档案进行及时的更新

合同档案工作的高效开展对企业经营管理决策的制定提供有效支持，而合同档案资料需要结合管理工作的实际需求，对档案资料进行及时的更新，特别是随着经济形势的复杂变化，企业会根据市场变化和合同条款对相关合同细节进行一定的调整，同时合同的执行过程会受到经济环境和政策因素的影响，需要档案部门在对合同资料进行分类管理的基础上，对档案资料进行及时的完善，提升合同管理水平。

四、优化企业合同档案管理分类的方法

企业合同分类需要充分结合合同实际情况，对分类方法进行科学优化，使档案工作能够充分结合企业经营管理实际，对合同档案的分类模式进行合理调整，提升合同档案管理水平，推动管理效果的提升。档案部门要严格按照档案管理规范对合同档案进行科学的分类，在实际的管理活动中，主要是利用集分式分类法，对合同档案进行科学的风力，根据法律规定，对有名合同进行合理分类，制定相应的变化，在分类过程中要对分类表进行完善，按照合同的签订日期进行排序，提升分类管理的规范性。在分类过程中要合理利用信息技术优势，实现合同档案的数字化管理，有效减少管理成本，并能够利用技术手段，实现合同档案管理和利用效率的提升，实现合同资料的深入分析，为企业经营管理决策的制定和执行提供可靠的依据。同时要利用信息技术对分类环节进行科学的优化，能够对档案资料中的关键内容进行准确的提取，形成完善的数字化合同档案数据库，实现对合同文件的科学管理，利用网络途径实现对档案资料的实时管理和使用，并结合企业实际情况对合同分类工作进行及时的调整，能够充分适应企业发展需求。

五、结语

合同档案管理水平的提升对企业发展起到积极作用，档案部门要认识到合同分类管理的重要性，结合企业发展形势和经营管理实际，制定科学的合同分类标准，对管理制度进行科学完善，提升合同档案管理效率，充分发挥档案管理价值，为企业发展提供有效支持。

参考文献：

[1]马雪. 企业合同档案的归类管理措施探讨[J]. 卷宗， 2018（3）：100-100.

[2]冯淑芬. 合同档案管理中的主要风险与管理措施探讨[J]. 卷宗， 2018（22）：110-110.

[3]郑海山. “互联网+”下合同档案管理信息化建设研究[J]. 环球市场信息导报， 2018（33）：187-187.