科技档案管理现存问题

陈燕虹

摘要：本文通过对科技档案的概念阐述，分析科技档案管理中现存问题，提出应对措施。

关键词：科技档案;管理;现存问题

科技成果是企事业单位科技发展水平和社会效益的重要体现，而作为体现科技成果的科技档案在管理体制的发展过程中仍存在一些问题，严重阻碍了科技档案管理工作的发展，进而对本单位科技成果利用、研究产生不利影响。

一、科技档案的概念

科技档案是指企事业单位在生产、基建、科研等活动中形成的应当量档保存的图纸、文字、录像等科技文件，是企事业档案管理的重要组成部分，科技档案的种类较多，如基本建设档案、生产技术档案、设备档案等。科技档案具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。

二、科技档案的特点

（一）专业性：和文书档案不同的是，科技档案都是在专门领域产生的，专业性很强。（二）多样性。各门类档案中，科技档案的种类最为繁多，有生产技术、基本建设、设备等等。（三）成套性。科技档案的都是围绕一个科研项目形成的相关的科技文件材料。（四）现实性。科技档案记录和反映着企事业单位的科技、生产、建设等活动，参考借鉴性很强，保存价值高。

三、科技档案管理现存问题

从科技档案的概念和特点可以看出科技档案的重要性不言而喻，但现阶段科技档案完整性和规范性总是很难达标，科技档案管理主要存在以下几个方面的问题。

（一）科技档案收集难

目前，在科技档案管理过程中存在的最大難题之一就是将科技档案进行收集归档。主要难点有以下几点：其一，科研项目与投资经费每年都在不断增加，但真正移交归档的科技档案资料却并没有增多，即使现有的档案也不是很完整，甚至有的缺少最基本的科研项目申请书、结题报告等。如出现承担项目的负责人调走等情况，缺失的档案就无法补充，参与项目的科技人员在晋升需要利用时深受影响。其二，科技工作者对于档案管理部门不够信任，不愿移交自己的科研成果数据及相关资料，唯恐自己的劳动成果被他人侵占或担心自己需要利用时不方便。其三，随着信息技术的迅猛发展，现阶段的科技项目上报、审批等工作大多利用相应的系统来完成，并且对生成的系统依赖性较强，然而，基于现代化设施软件应用基础上的科技项目归档软件缺乏，单位综合型管理人才也相对匮乏。综上所述，这些因素都影响了科技档案管理工作的发展。

（二）科技档案管理理念传统落后

科技档案管理理念跟不上时代的要求，科技档案管理还停留在传统管理层面，对于信息网络的利用较少，重视科技档案的搜集、保管与收藏，但很少关注科技档案的开发与利用，重结果而轻视档案过程。此外，科技档案的保存形式大多还是以纸质版的形式保存，不能充分利用信息技术时代背景下的电子档案，这就使得档案易受自然环境、人为因素以及其他方面的影响，造成档案容易受损，并且查询利用不方便。

（三）科技档案工作缺乏上级监管

现阶段，科技档案管理工作缺乏上级监督管理。对比有些单位的研究生档案管理，从上级布置下来要求应当如何整理移交归档，研究生档案的完整性、规范性大大增强。比从单位内部档案室要求力度大得多。

四、加强科技档案管理应对措施

（一）明确相关部门职责

档案管理部门严格执行档案工作国家法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案管理规章制度。对本单位科技档案实行集中统一管理，对科技文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导。做好档案的安全防护工作，保证档案安全保密。科技档案形成部门负责收集、整理和移交档案，保证档案的完整性和规范性。

（二）健全制度，理顺流程

根据上级有关科技档案的法规制度，在制订本单位的科技档案管理制度基础上，加强培训，让科技人员了解科技档案案卷组成的基本流程：收集、分类、组卷、卷内文件排列、编制档号、拟写题名、编制卷内目录、编制卷内文件页号、填写封面备考表、案卷装订、编制案卷目录。为使移交的档案能更加规范化，可以采取收集、分类、组卷、卷内文件排列前面四项由科技人员负责，而编制档号、拟写题名、编制卷内目录、编制卷内文件页号、填写封面备考表、案卷装订、编制案卷目录等由专门档案人员来实施完成。

（三）提高科技人员归档意识

利用各种机会加强档案法的宣传工作，增强领导和科技人员的档案意识。积极和上级领导沟通，取得上级领导支持，提出工作建议，将归档工作和绩效考核相结合，提高科技人员归档的积极性。

（四）加强科技档案的前端控制

在一个科技项目正式开展之前，就进行科技档案的预立卷，将其作为科技成果资料正式归档的基础和第一道程序。

针对科技档案周期性、阶段性长的特点，档案人员在每一个阶段就归档范围和组卷质量提出要求，指导科技人员按要求预立卷，确保档案质量符合完整、系统、准确的要求。

五、总结

现阶段科技档案管理体制的现存问题，通过本文的探讨可以得知，科技档案管理工作主要存在的问题是收集归档较为困难，管理理念不能与时倶进，管理体系缺乏上级监管等诸多问题。基于研究发现的相关问题，相关部门领导与科技项目管理者要提高对于科技档案管理工作的重视程度，加大该方面的投资力度，创新管理理念，培养高素质档案管理综合型人才，引进并创新档案管理技术，让科技档案管理切实做到有据可依，有法可循，加强对于科技档案工作的监督管理，充分利用信息化技术，一方面既可减少不必要的人力资源成本支出，另一方面又可以提高档案的规范性完整性。通过一系列策略措施，可以更好地提升科技档案管理工作效率，让科技档案发挥更大的作用。

参考文献：

[1]王传宇.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2009.

[2]任毅敏，浅谈科技档案管理的发展及现状[J].科技信息，2006，（07）：214.