新形势下国有企业技术资料档案管理工作探讨

柳芃烨

摘要：现代化的科学技术水平和经济水平的提升使得我国的企业档案管理工作必须要随着时代的进步而进行本质上的改革创新。促使企业档案管理工作的进行能够在办公自动化的情况下，将电子文件的管理和纸质文件的归档同时进行，建立起一种科学的信息管理体系，从而有效实现双轨制的工作方式，促进我国企业档案管理工作的科学性和合理性。为了实现这一目标就需要建立适合的制度，对相关的人才进行技术性的培养，从而促进企业档案管理工作稳定发展。

关键词：新形势;企业;档案管理工作;途径

一、 档案管理工作的重要意义

在新时期下档案的管理工作也发生了重要的变化，档案在单位的发展过程中的作用越来越明显。因此，必须要做好档案的管理工作，使档案资料能够更好的为单位的建设和发展服务。档案资料是对单位历史的真实记录，从档案资料中单位的决策者可以充分了解单位的发展变化情况，从而能够制定出相应的对策措施，以促进单位的各项事务的发展。同时，完善、规范的档案资料可以为单位的决策者提供重要的依据，为单位的长远规划发展创造条件，对提高单位的竞争力有重要的作用。在新的历史条件下，更要更新档案的管理形式，充分发挥档案管理的功能与效应，使档案管理为单位的发展提供有利的证据，因此，作为一名档案管理工作人员也要更新管理理念，采用多样化的档案管理手段，充分发挥档案管理的作用，为提升单位的整体形象服务。

二、企业档案管理现状

（一） 一些规模较小的企业没有专门的档案管理部门

对于一些小企业来说，一般都不怎么重视在经营过程中形成的档案资料保存。甚至有的小企业认为档案资料可有可无。这一方面是由于管理人员的管理思想淡薄，管理理念松懈。另一方面是由于这些小企业的信息化程度不高，规模不大，还有就是资金有限设备不完善。在小规模企业中，对管理工作的投入力度有限，不能够通过现代化的方式来进行管理，只能通过“手工+电脑”或“手工+人力”，但是在信息化高度发达的今天，仅仅依靠手工很难全面的完成档案资源管理。而一些有专业的管理部门的小企业更是少之又少，导致它们在保存、整理档案等方面也很难达到要求。

（二）管理办法不合理，管理体系不规范

档案管理的制度化、规范化是档案管理工作的基础。在目前的企业档案管理来看，我国的档案管理工作还处于相对落后的状态，主要还是依靠手工的传统方法来完成档案管理。在工作中，檔案内容不准确、不完整也是较为常见的现象。此外，档案管理体系也存在问题，管理人员缺乏专业知识，综合素质不是很高，在管理制度方面，缺乏完整的规章制度，缺乏制度保障，使管理人员无法完全遵从其制度。这样不仅浪费了大量的人力物力，也大大降低了工作效率。

三、我国企业档案管理工作现存的问题解析

（一） 很多企业不重视档案管理工作

有很多企业在实际发展的过程中，只是注重对自身经济效益的提升，而忽略了档案管理工作的重要意义。档案管理工作是对一个企业发展历程的记录和总结，一个优秀的领导者会根据之前的发展趋势来进行企业发展经验的总结，将一些雷区有效地避免开。但是大部分企业领导人认为发展的眼光应该是向前的，这样使得经济利益和眼前利益作为重要关注点，就造成了对企业档案管理工作的忽视。一旦企业在前进的过程中出现问题，无法在第一时间启动应急预案，会带来较大的经济损失。

（二） 企业档案管理工作的制度不完善

由于企业档案管理工作的枯燥性，使其很容易被忽视，这样对于其工作步骤的控制往往也会出错。一般来说，大部分企业并没有建立一套完善的企业管理工作制度，对于档案的收集、整理、保管、外借、保密等工作的落实缺乏一定的系统性和科学性。有的甚至会在资料整理的过程中造成档案的丢失，也有很多工作人员由于自身工作的失误，对于档案的收集不全面，这些现象的发生都表明了我国大部分企业的档案管理工作制度并不完善，是一个亟待解决的严重问题。

四、新形势下完善企业档案管理工作的措施

（一） 加强企业领导对企业档案管理工作的认识

让企业领导发挥出在档案管理工作中的重要性，就需要从以下几个方面入手：1.企业领导要重新全面认识档案管理工作的作用，特别是在新形势下企业面临重组和改革问题时，企业档案管理人员的重组和改革时，其人员的配置和机构的设置对将來档案管理工作有着十分重要的作用，使其能够充分发挥其职能。2.企业领导要起到先锋模范作用，引导相关档案管理人员转变思想观念，不论是管理能力还是责任意识要有很大的提升，保证企业档案管理队伍建设，能够不断推动企业档案管理工作，帮助开展企业生产经营工作。

（二）完善档案管理的各项规章制度

在传统的档案管理工作中人们的思想观念比较落后，把档案管理看成是一项可有可无的工作，也没有专门的档案管理人员，即使有档案管理员也是兼职的，致使档案管理工作不规范，同时，档案管理的规章制度也不健全，不能发挥档案管理的应有作用。随着社会的不断发展和进步，档案管理工作越来越受到重视，并且档案管理在单位的各项事务中的作用也越来越明显。因此，人们逐渐意识到了档案管理工作的重要性。另外，为了规范档案管理，各单位也制定了完善的档案管理规章制度，使档案管理工作有章可循有制度可依。档案管理规章制度在制定时要根据本单位的实际情况进行，从档案的人员分配、档案工作的主要内容、对档案工作的具有要求、档案管理的软硬件设施等方面进行管理，使档案管理工作的制度能够满足社会形势的需求。

（三） 将现代信息技术与档案管理工作相融合，保证档案管理体系建设

我们进入信息化时代，将档案管理工作和现代信息技术相融合，能够有助于企业档案管理体系建设。这就需要不断更新传统档案管理的工作观念，实现信息化技术的管理方案，对传统不适应的手段和方法要进行不断的完善和改革。这就需要不断深层次开发现代信息技术在企业档案管理工作中的应用，档案管理和利用的价值能够得以不断提升，也在一定程度上完善了档案管理的评估体系，能够更好地服务于企业的发展和进步，促进企业获得更高的经济效益。

（四）提高档案管理人员的专业化水平

在传统的档案管理过程中对档案管理人员的要求也不是很高，甚至有些单位的档案管理人员都是兼职的，因而造成档案的管理水平也不是很高，档案管理工作不规范，不标准。而在信息化的档案管理形式下，对档案管理人员的要求比较高，不仅要求档案管理工作的标准化、专业化、规范化，也要求档案管理人员具有专业的档案管理知识，能够适应新形势下的信息化发展的要求，能够利用计算机对档案资料进行信息化的管理。

五、 结语

在新形势下随着信息技术的发展，各单位要探索档案管理的信息化之路，推进档案管理工作的信息化进程，以规范档案的管理工作。在新形势下档案管理是事关单位的发展和进步的大事，通过对档案资料的规范化管理，以保证档案的真实性与完整性，提升档案的利用率，为更好的做好各单位的人员管理和经济活动奠定基础。

参考文献：

[1]姜福寧.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].黑龙江史志，2015（09）.

[2]马金花.新形势下档案管理工作队伍的建设与完善策略[J].人力资源管理，2015（06）.