高校基建档案的收集管理和开发利用分析

刘洋

摘要：在新的发展阶段，高校发展水平不断地提高。目前，随着高等教育的快速发展，为满足人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等需要，很多高校在新校区和老校区开展了大量基本项目建设，规模的扩大所对应的基建方案也在增加，如何提升基建档案管理水平成为了高校重要研究方向。本文就高校基建档案的收集管理和开发利用展开探讨。

关键词：高校基建档案;资源利用;收集管理

引言

基建档案涵盖着高校的发展史。而优化高校基建档案管理，有助于为后续查找记录提供诸多便利之处。不过，高校基建档案管理现状并不乐观。为此，高校有必要从服务效能视野下构建基建档案管理体系，确保顺利推进相关工作。

一、校基建档案管理现状

严格地讲，档案是一门应用学科，所以档案的基本理论和管理理念自然是来源于社会实践。以高校基建档案为例，档案资源、数据信息的产生，并非凭空出现，而是基于高校基建工程的发展建设实际。通俗点来理解，相关资源信息，尤其是具有后续利用和开发价值的资源信息，需要档案管理人员积极主动收集、获取并分类整理。如上所言，以本校新区为例。高校新区在建设过程中，自然是一个漫长的过程，从无到有、从小到大、从点到面。简言之，由最初的几十亩、几百亩，扩建到最终的上千亩。总之，无论是教学楼还是学生公寓，无论是体育场、实验室，还是校园绿化和广场，再或者是食堂、图书馆、水电设施等。总的来讲，均属于学校的基建工程。在整个漫长的发展建设过程中，会产生诸多信息资源。这类信息资源，可以单纯看作是一个校区的成长历程，但现实中很多信息资源极具存储价值、开发价值。正因如此，高校基建过程也是基建工程档案信息的储存和整理过程。然而，包括本校新校区在内，现实中很多高校基本建设档案管理活动并不重视，相关活动开展也较为滞后。譬如，当需要重新查找已经竣工数年的校园内工程建筑的建设信息时，却找不到与之匹配的档案资料。不仅如此，基建档案信息质量参差不齐也是常态，关键档案信息缺失的情况更为普遍。

二、高校基建档案管理模式及优化路径

（一）坚持立档与建设同步

高校基础设施建设项目档案的收集难、完整性等至关重要，也是难点。因此，要将基础设施建设与立档工作同步推进，从源头上解决好高校基建档案的收集、整理等难题。为此，高校基建部门或档案管理部门应派专职档案员作为基建项目指挥部成员，全程做好档案管理工作，提前介入，根据基建情况，充分把握档案预案工作，了解基建中各个环节的具体内容，确保基建档案收集的准确性和完整性。

（二）加强基建档案管理人员培训，更新管理观念，提高业务素质

基建档案管理事关工程整体发展水平。基于此，高校需要重视基建档案管理工作。尤其是要采取宣传的方式，增强高校相关管理人员与基建部门管理人员基建档案管理意识。作为优化档案管理的基建部门工作人员，需要清楚自身工作职责，主动地从各大渠道学习档案管理知识，开阔档案管理视野。另外，基建部门管理人员有必要更新档案管理观念，创新档案管理模式，并为刚来到档案管理工作岗位的工作人员提供有效指导。与此同时，组织培训活动，保证他们掌握档案管理精髓。如参加国家档案局、省级档案局等培训。培训内容中不仅需要包括专业知识，也需要包括职业道德知识，确保他们全身心地投入工作之中。另外，高校管理者可以为档案部门和基建部门构建沟通交流平台，加强两部门之间联系。

（三）控制建设项目工程变更，相关材料及时归档

首先应从源头控制变更，即在可行性研究、初步设计阶段充分论证项目建设内容和投资概算，减少后续变更的可能性。过程中确有变更，应及时办理洽商、确认，并加盖工程变更确认章。相关支撑材料要及时归档，避免遗失或长期不确认导致遗忘，实时同步管理，为后期归档的完整性、系统性创造有利条件。

（四）优化路径

首先，以人为本的工作理念。人才始终都是一切工作得以正常運转、平稳过渡的关键点，也是一切创新和发展的基准点。故此，建议各高校在聘用制度上稍作改动，即转变传统模式下“单位所有”变为“社会所有”。通俗点来理解，就是聘用社会专业服务机构的人员，摒弃单位内部一人身兼数职的局面。无论是从安全性、保密性、真实性等各个角度来看，均很有必要。高校基建档案管理不同于一般的企业文献、单位文献等管理，尽管不需要像人事管理那样注重安全、保密程度，但同样不可完全忽略。总之，需要牢牢记住，高校基建以及发展历程，是围绕着学校教育活动展开的，即围绕着人的活动、生产实践来推进。不仅如此，基建档案管理环节同样离不开专业人才。故此，围绕着人的发展来开展生产建设活动。将制度人本化操作，建立完善的社会管理机构，才能真正保证进入到正确的发展轨道。其次，优化和调整管理方式。关于现存的问题和不足，从中可以了解到，在相关辅助建设层面相对滞后。所以，借鉴现代化的管理方式。在具体操作改进过程中，建议建立完善的业绩跟踪系统，直接将档案管理人员与管理整体绩效挂钩，如此以来，可切实提升档案的实用价值。因为在此情形下，无论是档案管理人员还是关联岗位管理人员，很大程度上均会越来越看重人事档案的记录内容。再者，加强对档案工作人员的培训。如上所述，一切工作开展的前提均是建立在“人的管理”体系之上。经济社会的迅猛发展，档案管理事业及形式的巨大改变，均是源于社会发展与创新的本质。故此，高校作为重要的事业单位，作为服务于社会的公共事业单位，理应跟随时代发展步伐，而要想实现基建管理档案的科学高效，就必须要培养一批集理论研究、学术探讨、科技开发、业务熟练、职业操守于一体的管理人才。最后，加快信息化网络化服务平台的建设。正如开篇所言，档案信息管理详细记录着基础信息。对于其中的意义和存在的价值，前面也较为详细阐释，新时期，经济在发展，社会在进步，在档案管理和服务层面，理应当紧随时代步伐。近年来档案使用率不断提升，最大的原因恰恰是社会的发展，从而迫切需要加快市场化运作和管理。正因如此，加快档案信息管理模式的转变很有必要，即由传统人工管理过渡到集成信息与数字化平台管理。

（五）做好档案载体多样化管理

近年来，随着信息技术的快速发展，高校基建档案的类别、载体均呈现出多样化特点，既有业务类，也有文书类，还有声像类和电子类等，基建档案管理门类众多。涉及档案载体既有纸质，也有电子文件，档案存储形式有磁盘、光盘还有CAD制图等等。因此，要加强基建档案管理中的不同档案载体保管要求和方式的研究，有针对性地做好档案资料的收集、整理、归档等工作，确保基建档案管理的安全性、科学性和规范性。如图片档案应附有标注标题、拍摄时间、地点、拍摄人，将图片资料、底片及相关说明一并移交，满足图片档案管理要求。

结语

综上所述，当前，高校基建档案管理存在问题。基于此，高校要根据自身问题，创新发展基建档案管理方法。加强培训、加快档案数字化和信息化的建设、健全档案管理体系等属于有效档案管理事项，而高校可以选择性借鉴这些管理要点。

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