档案信息化在企业中的应用分析

摘要：企业要想在激烈的市场竞争下健康、持续发展就离不开管理，而在企业的管理中，档案管理是非常重要的一项，有效的档案管理对企业发展有着积极地促进作用。同时随着信息技术的不断发展，其覆盖范围越来越大，在信息技术的影响下，企业的档案管理也已经逐渐转变为了信息化的形式，为企业的档案管理工作提供了极大便利。如何更好的开展档案信息化管理，是当前企业应该主要考虑的话题，因此本文对档案信息化在企业中的应用展开了分析，以期对提升企业档案管理工作的质量有一定促进作用。

关键词：档案信息化;特征;原则;应用

前言：企业档案记录了企业运营、人事变动等多种信息，浓缩了企业的各种活动，是利用文字、图像等对企业信息的真实记录，企业进行管理、制定战略等都需要参考档案中的相关信息，因此做好档案管理工作对企业非常重要。当前企业在管理和使用档案过程中已经不满足于传统的书面和实物形式，而是希望档案能够提供检索、精准定位、分类归档等多种便利的功能，这对企业档案管理工作提出了巨大挑战，也促进了档案信息化在企业中的应用。因此，加强对档案信息化的应用，实现档案管理的高效、便捷非常必要。

一、企业档案信息化概述

档案信息化指的是将纸质档案或者实物档案通过文字、图像等形式进行体现，然后将这些档案信息储存在云端以及档案数据库中。企业应用档案信息化必须要遵守国家档案行政部门的相关规定，同时依据企业自身的相关规定开展档案管理工作，通常企业都会通过建立档案数据库、自建档案网站等方式使用和储存信息化后的档案，然后服务于企业的管理工作。

二、企业档案信息化的特征及原则

（一）特征

1网络性

随着计算机网络技术的不断发展，信息技术获得了明显的进步，企业档案信息化因此具备了网络性的特征[1]。网络为企业的档案管理工作带来了非常大的便利，使企业在进行档案管理工作的过程中节省了很多在人力、物力、时间上的成本，同时也令档案的完整性得到了提升，极大促进了企业档案管理水平的提升。

2便捷性

档案信息化为企业的档案管理工作更加便捷，结合不断发展的计算机网络技术，企业的档案管理人员可对传统档案进行数字化处理后存入计算机，然后利用检索关键词即可迅速定位目标信息，因此明显提升了档案的利用和管理效率。

（二）原则

1规范原则

企业在应用档案信息化的过程中，要为其制定规范的管理流程，例如在整理信息化的档案数据时，要依据相关规定对档案数据进行分类，避免出现档案数据的冲突、不兼容、重复等问题。如果违背了这一原则，企业的档案管理工作将陷入混乱，失去档案信息化的作用和意义。

2安全原则

人事档案包括在职员工的履历、学历、职称、党员材料、奖惩等各方面，隶属于机密档案，安全问题毋庸置疑，同时对信息化要求更高。在档案信息化为人事档案管理工作带来极大便利的同时，也因为和网络的密切联系而面临着很多风险。因此，企业应用档案信息化要严格遵守安全原则，完善应用过程中的安全建设，防止因为档案数据丢失、被恶意篡改等影响了企业各项工作的正常开展。

3效益原则

档案信息化无法在短时间内完成，它是一项长期和系统的工作，需要企业持续进行人力、物力、财力等资源的投入，更要通过对档案信息化的应用为企业带来效益，因此企业在这个过程中一定要遵守效益原则。企业应从自身档管理能力和档案规模出发，对自身以及用户的需求进行分析，结合不同档案的实际使用率应用档案信息化。在实际应用的过程中率先处理应用最频繁的档案，使其快速为企业的各项工作服务。而一些不重要的、利用率低的档案可以少处理或者不处理，从而减少档案向信息化转变过程中的各种成本。

三、档案信息化在企业中的有效应用

（一）完善基础设施

企业要想真正将档案信息化应用到档案管理工作中，完善基础设施是必不可少工作，也只有这样才能是实现大量档案数据的处理和应用。除了最基本的计算机，企业还应完善基础设施还有服务器和网络。服务器是企业应用档案信息化过程中共享档案数据、连接不同终端的核心设备，通过服务器也可以建立企业的档案信息化平台，在平臺上可实现对档案数据的高效利用和共享。通常完整的信息档案管理系统都有最少两台服务器，其中一台作为档案管理的主服务器，另一台用来对档案数据、管理和应用痕迹进行备份，这样可保证在其中一台服务器突然失去功能的情况下档案信息化系统可以接续运行[2]。同时要为所有服务器安装高性能CPU，这样可实现在大量数据流条件下档案管理系统的稳定运行。

（二）完善档案管理系统

通常企业在应用档案信息化过程中使用的系统架构都为C/S和B/S，其中C/S的优点是功能齐全、响应快捷，而且这种系统架构的登入方式为多层认证，可为企业档案数提供非常充分的安全保护，但是通用性较差。B/S的通用性比C/S更加优秀，企业不需要安装客户端也对其进行应用，同时可设定用户使用和管理档案的权限范围，虽然安全性不如C/S，但对档案数据也有很好的保护。企业在完善档案管理系统的过程中可对这两种系统架构进行结合应用，从而使自身的档案管理系统功能更加完善，为自身和用户提供便利。

企业在完善档案管理系统的过程中应采用动态化的管理流程，为企业档案管理人员、用户等建立用于输入、读取、查询、审核档案的平台[3]。同时为进一步提升管理和利用档案的效率，使档案信息化的应用更加便利，企业可在档案管理系统中设置功能齐全的管理模块，将档案数据记录、整理、检索、分类等设置成对应的功能。另外企业也可以为档案管理系统设置在线使用入口，相关人员通过登入用户名和密码便可实现在线操作档案，同时在入口内设置检索功能，以便快速定位目标档案，提升系统整体的利用率。

（三）完善安全保障

档案信息对企业非常重要，是企业开展各项工作离不的资源，如果档案丢失或者被恶意篡改将对企业造成非常严重的影响，因此企业在应用档案信息化的过程中一定做好安全防护工作[4]。首先，档案数据的丢失和被恶意篡改大部分都因人为而起，比如违规操作、木马和病毒导致的漏洞、网络黑客的攻击等。企业应为档案管理系统配置操作日志和恢复工具，这样当出现档案数据丢失等问题时可加减少企业的损失。另外企业也要完善安全防护系统，通过设置防火强和防护软件的方式避免遭到攻击，同时要对这些软件进行定升级。针对某些重要的档案数据，企业可通过使用内网的方式有效防止外部攻击。存储不善也是会造成企业档案数据丢失和损坏的重要因素，例如硬盘损坏等都会造成企业档案的损失，对此企业应做好档案数据的备份，可分别在两个存储设备上保存档案，并保持这两份档案的同步更新，这样便可令档案得到充分的安全保障。

企业可为档案管理工作人员制定保密原则[5]，做好对企业重要档案和机密的保护。企业应为计算机和档案管理系统设置高安全级别的密码，同时要定期更换密码，另外为不同重要性的档案设定访问权限，防止因内部人员而导致的档案数据损失。

结束语：综上所述，档案是企业开展一切活动的重要参考，对企业有着不可缺少的重要作用。档案信息化在企业中的应用可极大提升企业档案管理的质量和效率，为企业发展提供更多动力，因此企业一定要对相关工作进行完善，做到对档案信息化的有效应用。

参考文献：

[1]张继雄.企业档案信息化管理研究[J].兰台内外，2019，23（15）：66-67.

[2]靳莉.企业档案信息化管理研究[J].兰台内外，2019，06（12）：56-57.

[3]周毅，曲睿婷，韩永辉，庄莉.大数据时代的企业档案信息化建设[J].电子技术与软件工程，2018，21（24）：206-207.

作者简介：

许诗涵，（1990-）女，汉族，江苏盱眙，大学本科，助理经济师，工作单位：中石油燃料油有限责任公司，研究方向：档案管理、退休管理。