浅析高校采购档案的规范化管理

摘要：采购档案管理是采购工作中不可或缺的一部分，但是目前而言很多高校并没有重视采购档案的管理工作。本文结合工作实践论述了高校采购档案管理的重要意义，分析了目前高校采购档案管理存在的问题，提出了改进和加强高校采购档案管理工作的建议。

关键词：高校;采购档案

一、高校采购档案的管理意义

采购档案是指在采购活动中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同载体的记录，是反映采购活动过程及各项决策原始、真实的记录。采购档案应包括采购活动的每一个环节，忠实记录采购立项、前期论证、评审决策、公示公告、合同签署、验收通过全过程，做到有迹可循、有据可依、有档可查。《中华人民共和国政府采购法》第四章第四十二条明确规定，“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15 年”。

采购档案是高校的建设过程中的重要资料，完备的采购档案有利于保障采购工作顺利开展，使之程序化、规范化;能够为事后出现的各种有争议问题提供依据，是日常工作考查、维护采购执行者权益，正确处理各种质疑、投诉的法律依据;可以进一步改善资金使用效益，保障国家利益和维护社会公益，树立政府公正廉洁的形象。因此，采购档案的科学管理对高校的规范管理和全面发展有着举足轻重的作用和重大意义。随着国家投入的不断加大，高校的采购规模越来越大，采购程序及具体实施办法也相对比较完善，但相应采购资料的档案管理制度及实施办法却相对滞后，高校采购档案的规范化管理是亟待解决的问题。

二、高校采购档案管理中存在的问题

1、采购档案管理的规范问题

随着高校的发展建设，教学科研工作等所需仪器设备越来越多、技术水平越来越先进，高校正越来越重视采购活动的规范化、质量和高效，但多数高校均注重采购过程的完成，而忽视对事采购资料的收集整理。相较于高校党政文件资料等文书档案、干部人事檔案、学生档案等专项档案，对采购档案的重视程度明显不够。

而就目前情况来看，部分高校没有健全的采购档案管理制度，导致档案管理工作缺乏有力的执行依据，缺乏科学规范的档案存备标准与指标体系，档案管理的职责也不够明确。实践中存在采购档案管理方式方法粗放、不规范的现实问题，如档案材料收集不齐全，细节材料的存档收集不注重，采购档案信息化建设滞后，采购档案利用率低下，价值发挥不到位。

2、采购档案管理的人员问题

高校采购档案管理人员多为兼职人员，很难做到专人专岗专责，大部分由非档案专业人员兼任，专业性不强，又缺少专业培训甚至上岗培训;而采购档案管理人员又缺乏最新的采购专业政策学习;人员流动大，工作调整无工作交接，往往没有做到上不清下不接，许多资料在人员更新中流失与损毁。

专业人员的缺乏增加了收集整理采购档案工作的难度，这些直接导致采购档案的信息不完整，甚至遗失、变质，无法实现档案的利用价值。加之还涉及到资料的利用，对档案管理人员要求更高，如何提高对采购档案的认知程度，保证第一时间可从档案中查询出所需资料显得尤其重要。

3、采购档案的利用问题

目前许多高校采购档案的建立及运用还停留在建档的阶段，如何发挥档案的效益方面还相对滞后。普遍存在只注重纸质档案，而轻电子档案的现象，有些单位虽完成了信息化资料的归档，但在实际工作中不对信息化资料加以利用，或资料利用途径和方式受限，导致资源效率低下，无法实现资源共享。同时，高校采购档案具有客观记录采购流程的作用，具有很强的利用价值，可作为采购人员学习材料。但诸如经费支出情况、采购类别、供应商情况等信息未能有效收集统计，造成档案资源浪费。

三、加强高校采购档案管理的实践与探索

1、建立健全的采购档案管理规章制度

高校各级管理人员只有形成自上而下对采购档案层层重视的氛围，才能抓好采购档案的管理。采购档案管理部门须加强关键环节的制度建设，必须建立收集、建档立卷、电子档案管理、查借阅利用、保密制度、移交、销毁保管等制度。

另外，采购档案可以按采购方式分类，按政府采购法规定的六种采购方式分类立卷，对于变更采购方式的，建议按采购项目的最终采购方式分类立卷。要按照采购过程先后顺序或者采购档案材料形成的先后顺序制作好档案目录，同时备注主要信息，一目了然，方便查阅。

2、加强档案管理人员队伍建设

素质提升人员是关键，首先要为采购档案管理工作配备稳定的专兼职人员，有条件的高校配备专职人员，并重视加强对档案管理人员的培训力度，加强其专业素质（档案专业、适当的采购专业知识）培训。提高档案管理工作人员的业务水平和职业技能，掌握高效合理的档案管理方法，提高采购档案管理工作的效率。

同时，采购经办人员也应对招标采购资料进行前期核查，在整理核查过程中仔细查阅每项采购资料，发现问题或缺损即时进行修正，以求做到资料完善。把采购资料完整度的时间点提前到在采购部门完成。在具体工作中也同样按照档案管理制度的要求一样严格执行采购档案的移交工作，严格遵守档案的借阅和利用制度、保密制度等。

3、探索档案管理信息化

档案信息资源信息化是实现档案信息利用效益最大化的有效途径。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询。要充分地利用计算机和网络，探索档案的现代化管理。通过把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。最大限度地发挥信息技术的作用，实现档案信息资源的共享，做到档案检索快捷，查阅方便，不断提升档案管理的现代化水平。

参考文献：

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[2]刘群.加强高校采购招标档案管理的探索[J].亚太教育，2015（36）：206.

[3]袁昌平.浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策 [J].现代经济信息，2016（24）：45-47.

作者简介：王雪嫄（1992.06-），性别：女，民族：满族，籍贯：河南省西华县。