会计档案电子化展望

摘要：本文通过介绍会计档案电子化的发展趋势、应用前景，回顾主流信息技术：如云技术、电子签名、电子发票、区块链技术对会计档案电子化的影响;最后，本文针对会计档案电子化发展趋势提出企业应对会计档案电子化举措。

关键词：会计档案;电子化;信息技术

一、前言

随着信息技术快速发展，越来越多企业将面临会计档案电子化的抉择，虽然履行会计核算监督职能的工作已几乎全部电算化，但是会计记录所依据的原始凭证尚停留在纸质和纸质+电子档案时代，极少企业实现全面电子化。企业会计档案电子化不是单一的，个别的案例，而是需要系统的创新。在法律层面，财政部，国家档案局于2015颁布新修订的《会计档案管理办法》，对电子化会计档案做出了明确要求;在技术层面，随着信息技术的发展，特别是云技术，区块链，电子签名，电子发票，智能读取设备的应用，会计档案电子化在技术上已经不是阻碍;在经济可行性方面，会计档案的电子化将在管理效率，办公成本，数据共享，大数据，信息安全应用方面带来显著回报。基于以上三点，本文将探究会计档案电子化对企业的影响以及企业应对会计档单电子化举措。

二、会计档案电子化对企业的影响

（一）更高信息检索效率，显著提升财务分析，审计工作效率，电子化档案随时查询，而纸质档案的查询需要档案管理人员协同，授权审批烦琐，效率低下;

（二）更安全的档案，纸质档案存在损毁，丢失风险，篡改，伪造，变造风险，而电子档案随着信息技术进步，档案的真实，完整，准确将在技术上得到全面提升，一方面，电子签名，电子合同，电子发票等技术，可以从会计档案来源端实现电子化，能够为相关交易或事项提供相关可靠的证据。另一方面区块链，云技术的运用将会计档案被篡改，损毁，灭失的风险降到最低;

（三）更低的档案管理成本，电子化档案无须物理环境档案室，减少物业相关的租金能源，无纸化节省纸张打印机费用，档案管理相关流程全部内置于档案信息管理系统，节省相关人员成本;

（四）更多的档案增值服务，针对信息化的会计档案，管理会计相关的分析预测职能将显著提升，基于不同维度的分析预测成为可能，电子化的信息档案，将显著提升信息颗粒度，以电子化合同为例，基于合同的信息的生成、记录、执行、回顾，构成了财务分析预测的基础，财务工作者将从合同维度提供费用，资金相关的预测分析数据，亦可从合同维度提供预算控制，采购成本控制方案，最终实现管理决策的效率效果提升。

（五）推进前端业务流程的变革，更加注重会计信息生成相关的内部控制，会计档案电子化后，会计人员的工作重心是确保会计信息生成记录处理的相关信息系统运行有效，设计维护必要的控制程序确保电子档案信息真实完整准确。

（六）更加安全的信息，纸质档案存在泄密，盗取，非授权查阅等风险。电子化档案随着信息加密技术，人员，企业身份认证技术的发展，企业会计电子化档案将比纸质档案更加安全可靠。

（七）拓展会计档案的内涵，传统会计档案指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，企业在存档中侧重会计凭证，账簿和财务报告的存档而忽视与会计相关合同协议，重大决策判断，财务报告相关的内部控制等存档，导致编制财务报表过程中相关交易，披露不充分，财务报告存在舞弊或错误导致的重大错报风险，会计档案电子化以后，基于会计档案生成的信息系统，档案的传输，读取，输出，格式已发生显著变化，相关信息系统和应用技术构成会计档案重要组成部分;

（八）推进会计档案信息共享沟通，电子化的档案信息方便检索获取的同时，亦为公司沟通决策提供基础，电子化的会计档案结合现在移动信息技术，互联网信息技术，将显著改变信息共享沟通的范畴，届时基于业务，流程，交易的可视化，图形化的沟通将带来更加直观的体验。

显然，会计档案电子化大势所趋，虽然目前还不具备全面取代纸质档案的条件，但是在可预见的未来，会计档案电子化将极大发挥其经济价值，即会计档案不仅是记录过去，监督过去，而是预测决策未来;

三、主流信息技术影响会计档案电子化主要方面

（一）云技术，影响会计电子档案的存储地址，以前会计电子档案存放于公司服务器硬盘上，云技术后，所有数据存在在第三方云服务器上，有第三方提供档案的保管，降低由于断电，自然灾害等极端条件导致数据丢失损毁的风险，另外云技术实施，基于云平台的数据的安全性，保密性由更加专业的云服务商提供，企业在会计电子档案管理方面存在更加紧密的分工;

（二）5G技术，5G技术加速移动端应用指数级增长，针对电子档案，电子档单的生成环节将更多来源于智能化的移动终端，比如手机，实现数据生成即存储，低延时;在档案查询方面，响应更多移动端即时输出请求， 在移动端可以绘制出交易记录的全息图（流程的整个生命周期，业务流程各节点，各节点相关的控制，交易事项产生会计记录）;

（三）电子签名技术，电子签名指在数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据，此技术作为目前B2B端重大且应用广泛的基础技术，成为取代纸质合同合约协议的马前卒，电子签名作为电子合同推广的基础技术，基于签约人真实身份的认证技术，此技术的应用将会计电子档案被篡改，伪造，变造的风险降到更低;未来会计电子档案的工作重点不再是鉴定识别会计原始凭证的真伪，传统纸质档案存在舞弊导致签名伪造，萝卜章等问题，而电子档案生成控制环节已经能够规避文档被伪造，篡改，基于电子签名的协议在法律层面为签署方的真实意愿表达，除非恶意串通，电子签名技术将档案的真实完整有效提升至更高水平;

（四）区块链技术，区块链技术核心的分布式记账技术+共识机制+加密算法，区块链技术保证数据生成记录具有不可篡改性，一旦将数据在区块链上写入记录并加以验证，后续不可篡改，区块链目前广泛应用于智能合约，金融领域，未来亦可改善会计电子档案的安全性，提高电子档案可信程度;

（五）电子发票，随着电子发票的广泛使用，在电子发票存档环节仍然存在打印纸质发票存档的现象，降低了电子发票使用效果，随着金税三期实施，在国家层面建立电子发票数据库，电子发票存档将告别纸质时代，会计原始凭证电子化为会计档案电子化迈出了第一步，随着电子发票的存档技术完善，电子发票作为会计档案重要组成部分，将发挥承上启下的关键作用。

四、企业应对会计档案电子化举措

（一）认清形势，企业高级管理层明辨会计档案电子化利弊，评估企业现状条件，明确是否将会计档案电子化作为挑战目标，技术变革是一个量变到质变的过程，就像3G取代2G，就像三星这种企业不遗余力推进产品数字化，这需要企业高级管理层的魄力勇气决心，也是企业构建竞争力的关键。

（二）积极准备，随着信息化技术的发展，信息技术应用已经是企业生产要素的基本要素，在技术可行，经济回报合适，企业加大信息技术投资可以带来超额回报，在会计档案电子化领域，企业可以从组织协同与沟通，大数据分析运用等方面，提前預判，积极储备相关的人力，安排投资预算，积极布局发展，做到敢为人前，敢为人先。

（三）长期规划，会计档案电子化只是信息化大潮中的一朵浪花，需要整个信息系统环境迭代升级，企业应当明确信息技术应用目标，制定信息技术中长期发展计划，其目的就是在信息化中投入最优，产出最大。这需要企业高级管理层在信息化中进行顶层设计，明确各个应用系统目标指向，系统之间的相互关联，数据的传输等。

五、结语

综上所述，企业在信息时代下，重视数据的收集存储，发挥数据的价值，改进管理决策效率，会计档案电子化将是一个不断实践创新过程，在这个实践中借鉴创新，整体布局，灵活分工，做到成本最优，将会计档案价值发挥到最大。

作者简介：

杨森，重庆东银壳牌石化有限公司。