疫情防控时期远程办公及管理应用

李振华

摘要：近日，随着新型冠状病毒肺炎传染范围的扩大和确诊人数的激增，为了有效控制疫情的蔓延、缩小疫情的传播途径，保障人民的生命和财产安全，国务院针对年后复工复课的时间一延再延，我国各地区、各企业响应国家政策，除部分民生必需品相关的企业职员正常到岗上班外，其余企事业单位均将复工时间后延，由此带来的如何办公、如何运转企业成为诸多企事业单位面临的关键性问题。远程办公作为可“远程”，即不必拘泥于在公司的办公室进行办公的方法，成为各企事业单位优先选择的方案。对此，笔者针对如何在疫情防控期间进行远程办公，如何做好对远程办公的管理进行了简要的讨论，希望可以为企事业单位做好有效的办公和管理提可参考和可操作的建议。

关键词：疫情防控;远程办公;办公管理;措施方法

疫情防控时期缩小疫情的传播渠道和范围是每个人的责任和义务，减少人与人之间的接触，通过远程办公的方法避免引擎的传播无疑是一种有效的方案。疫情防控时期的远程办公应着重考虑到办公的灵活性、执行的时效性以及工作文件和信息的保密性，其次是远程办公的成本问题，疫情防控时期相较于日常办公其发生时间更多，所以较日常办公而言成本问题也是企事业单位需要考虑的因素[1]。现阶段比较适合疫情防控时期的常用的远程办公的途径主要有三种：一是采用专业的远程办公软件、二是利用简单的可支持远程办公的工具、三是利用微信、QQ等支持线上文件传输的社交软件，企事业单位可以根据自己的实际需要以及企业规模、实际经营的情况选择适当的渠道。

一、疫情防控时期远程办公的优势

疫情防控时期采用远程办公的方式主要有三方面的优势：一是减少疫情通过人与人集中办公频繁接触传播的概率和机会，限制疫情外延;二是支持企事业单位的正常运转和经营，保障企业基础性工作得以开展，减少因疫情造成的经济损失;第三，对于部分涉及民生和社会公益事业的企事业单位而言，远程办公更是为了更好的维护社会的稳定和和谐，降低因疫情带来的社会恐慌和民众对未知危险的恐惧，保障民生事业的平稳进行。

二、采用远程办公存在的问题

远程办公在带来工作灵活和便利的优点的同时，也为企事业单位增加了管理和应用上的难度。

首先，疫情防控时期采用远程办公会增加管理的难度，最突出的难点在于领导或上级不能实现对下级进行直接的管理，对于员工的表现、工作方法不能进行有效的掌控，就部分现有考核制度参考工作表现的企事业单位而言，远程办公给人力资源部门的薪酬核算工作带来了新的困难，疫情防控时期这一方式的转变对企事业单位的绩效考核和薪酬管理提出了提的要求。

其次，疫情防控时期采用远程办公会增加公司和个人的成本。如果采用专业的远程办公软件，虽然会在一定程度上加强企业信息的保密性，有助于公司对个人工作行为进行管控，但对于此前不具备专业远程办公条件的企事业单位而言，新设备的购进和引入势必会增加企业的成本，如果采用非专业的远程办公软件，只利用简单的可支持远程办公的工具，则会在一定程度上增加员工的个人成本，如为了满足视频会议需要而购买的投放设备和远程办公软件的客户端。

第三，疫情防控时期采用的远程办公对员工和企业信息的管控和保密相对而言并不完善和健全，有可能会发生企业信息、重要材料外泄的情况，给企业造成不同程度的经济损失[2]。对于员个人来说，远程办公也会给员工的知识产权保障带来困难，一旦造成数据丢失，于公司于个人都是一种无可挽回的灾难。

三、疫情防控时期远程办公及管理应用

特殊时期特殊对待，疫情防控面前每个人都有义务通过自己的努力支持防控建设，采用远程办公的方式既是对社会、企业及他人的负责，也是对自己的负责。对此，笔者认为应从如下几方面着手管理和推进。

（一）选择适合公司规模的、满足公司需要的远程办公手段

远程办公的手段和方式众多，不同的远程办公方式带来的成本和风险也是不同的，企业应审视自身的实际情况，在不过多增加企业成本的前提下选择最能满足公司需要的远程办公手段[3]。如果是大型企业、互联网领军企业或者财务预算较高的企业，且对公司信息的保密具有严格要求，可以選择专业的远程办公设备，建立专业的虚拟专用网，这种方式可以满足获取公司内部邮件、访问局域网中的文件服务器、内部数据库、CRM、ERP等企业的全方位的日常办公需求;如果是小型企业，或者是日常办公仅局限于简单的表格汇总、文档书写等业务，则可以选择节约成本、方便快捷、可支持多人办公的远程办公软件，如用友、微信、网络邮箱等，既可以保留业务往来痕迹，同时还不需要特别高难度的操作。

（二）加强监督和管控，确保企业信息的安全

疫情防控期间的远程办公应做好对企业信息的保密工作，在确保员工正常工作的同时减少企业信息外泄的风险。首先，可以利用摄像头等监控设备，一方面可以在不违反法律保障员工个人隐私的前提下管控员工的个人工作状态，另一方面也有利于满足召开视频会议和多人办公的需要;其次，及时建立疫情防控期间的保密制度，组织员工签订保密协议，减少企业信息和重要商业机密泄露的风险;第三，做好对员工保密意识的宣传和培育，利用视频会议的机会多次强调职业操守的重要性，让员工自觉养成良好的职业素养。

（三）特殊情况下改善薪酬考核制度

与常规情况下不同，疫情防护时期远程办公给员工日常在岗表现的薪酬计算部分带来了新的困难[4]。对此，薪酬核算部门可以适当改善薪酬考核制度，并将工作的反馈和执行的及时性纳入考核范围，以此来激发和保证员工远程办公的效率和执行力。

四、结语

疫情防控时期采用远程办公对于阻止疫情蔓延传播具有重要作用，虽然临时性的远程办公在应用和管理过程中会存在一些问题，但是我们可以通过采用合理的工作管理方式、薪酬考核方式和应用软件等手段，利用合理的管理和应对手段减少这些问题所带来的风险。

参考文献：

[1]辛锐文.人性化防控疫情是时代进步[J].老人世界，2009（8）：30-30.

[2]许小颖.浅析远程办公及其管理[J].就业与保障，2012（8）：35-36.

[3]王若琪，张爽.互联网背景下远程办公管理的挑战和机遇研究[J].经营与管理，2018（1）：87-92.

[4]刘炎火，LIUYan-huo.探索构建远程办公信息安全技术[J].电脑开发与应用，2012，25（9）：60-62.