浅谈事业单位办公室管理职能优化

石坚龙

摘要：本文介绍了办公室的基本功能，探讨了现有办公室管理职能在实际运行中存在的不足，对此提出了一些优化措施，以期对办公室管理工作有所裨益。

关键词：办公室;管理职能;优化

办公室是为领导决策和实施决策服务的综合办事机构，是领导的参谋和助手，是工作运转和承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽，它在组织中处于特殊的地位，发挥着十分重要的作用。

一、办公室的基本功能

（一）从社会组织整体的角度看，办公室是管理工作的中心，处于枢纽地位。办公室与组织内部的其它职能机构，都是在领导机构的直接指挥下活动，但其活动内容主要是为领导决策活动提供支撑，处理组织的内部事务，包括制定组织活动的各种制度，提供各种保障等。

（二）从社会组织结构的角度看，办公室是内部承上启下的联络部，处于中介地位。在纵向层级方面，办公室是社会组织中决策层和执行层的中介，是联系领导机构和职能机构的纽带;在横向部门方面，办公室是社会组织中各层级内部沟通的中介，是联系各职能部门的桥梁。

（三）从社会组织的外部看，办公室是社会组织的门面，处于窗口地位。收发文件、外出联络和接待来访，是办公室与其它机构职能的不同之处，办公室的办事效率和工作质量及其臼乍人员的礼仪风范，都在一定程度上代表社会组织的公众形象。

二、办公室管理职能实际运行中存在的不足

（一）政务管理作用发挥不够。办公室的事务性工作量占比较大，占据了办公室较大的工作精力，使办公室的政务管理职能未能得以充分发挥。

（二）工作效率有待进一步提高。由于职能庞杂，人员基本“一岗多责”，存在工作拖延的情况，工作效率仍需不断提高。

（三）自身建设有待进一步加强。办公室的工作繁杂、琐碎，但无小事，为实现各项服务工作的“零差错”标准，自身建设还需进一步加强。

三、办公室管理职能优化措施

办公室工作，应从“规范、高效、优服”的理念入手，持续优化管理职能。规范，是指合理划分岗位职责，明确各项工作制度、工作程序，使各项目标和任务得以具体化、明确化。高效，是要提质、提效，确保工作实效，限定各类工作办理期限。优服是不断提高服务质量，优质服务是做好办公室一切工作的指导思想。

（一）聚焦信息，强化政务管理

信息是领导实现科学决策的基础，办公室强化信息工作，是参与政务、发挥参谋和助手作用的重要途径，也为领导时刻掌握动态，进行科学决策，提供及时、准确、全面和细致的信息服务。主要做好以下三点：

首先要强化信息为决策服务的时效性。掌握信息报送工作的主动权，提高快速反应能力，改变政务信息报送滞后于媒体报道的工作局面。

其次要提高信息质量。杜绝以领导讲话代替信息、部门工作流水账等低效信息，坚持“一事一报”，真实反映工作实际。

然后是强化对各类信息的挖掘和提炼能力。要从不同角度、不同渠道搜寻信息，对各种苗头、倾向及时掌握，不断提高对各类信息的鉴别力，为领导决策赢得时间和主动。

（二）加强统筹，提高工作效率

办公室的工作涉及方方面面，有些仅靠自身工作是做不了、也做不好的，办公室要发挥好“联络员”的作用，加强统筹协调，优化配置各方面的工作力量和各种资源，促进各项工作的同步、和谐、高效运转。

第一，要科学策划，强化运转中枢作用。推行周调度会、领导碰头会等会议制度，做好重大会议、公务接待和有关活动的安排、设计和组织工作。

第二，要格尽职守，强化调度中枢作用。坚持认真把关，抓办文办会办事等各项工作，限定各类工作办理期限，加强与各部门的信息通报、情况沟通，形成互通情况、遇事商量和合作办事的良好机制。

（三）苦练内功，加强自身建设

服务是办公室的根本职责，做好办公室的工作首先必须牢固树立服务观念，进一步加大自身建设的力度，以无差错体现工作水准。

第一，倡导“工作学习化、学习工作化”理念。在学习中保持思想上的先进性，不断增强政治意识，确立坚定的政治立场。深学政治理论，精学本职业务，博学其他一切有用的知识，紧扣工作需要，力求学早、学深、学实。

第二，倡导精益求精，规范工作标准。“细节决定成败”，办公室无小事，遇事留心、工作用心、办事细心，以实现各项服务工作的“零差错”为标准。讲求时效、立说立行、高效率、快节奏，各个环节紧密衔接，时刻保持办公室工作系统的高效运转。

（四）加强自身建设

服务是办公室的根本职责，做好办公室的工作首先必须牢固树立服务观念，坚持严谨、严密、严格的工作准则，紧紧围绕“政治上靠得住、工作上有本事、作风上过得硬”的要求，进一步加大自身建设的力度，以优质体现工作质量，以高效率体现工作时效，以规范体现工作规程，以无差错体现工作水准。

第一，倡导“工作学习化、学习工作化”理念。在学习中保持思想上的先进性，不断增强政治意识，确立坚定的政治立场。深学政治理论，精学本职业务，博学其他一切有用的知识，紧扣工作需要，力求学早、学深、学实;鼓勵办公室人员既要向书本学习，又要利用各种机会投身到社会活动中去，不断开阔眼界，增长知识，在烦琐、反复中寻找工作规律和经验，实现学习、思考、工作、提高的良性循环。

第二，精益求精，规范工作标准。办公室的工作繁杂、琐碎，但“细节决定成败”。切记办公室无小事，遇事留心、工作用心、办事细心，以实现各项服务工作的“零差错”为标准。讲求时效、立说立行、高效率、快节奏，各个环节紧密衔接，时刻保持办公室工作系统的高效运转。

第三，加强制度建设，提高廉洁自律能力。制度具有根本性、全局性、稳定性和长期性。保持活力和工作富有成效，必须抓好制度建设，用制度规范和约束办公室人员的工作和行为。作为领导身边的工作部门，时刻注意自重、自省、自警、自励，自觉抵制拜金主义、极端个人主义等腐朽思想的侵蚀，谦虚谨慎，公道正派，以实际行动维护办公室的良好形象。

综上所述，优化办公室管理职能，应坚持树立新的工作理念，创新管理制度，着重在培养办公室人员的工作能力，努力建设学习型、服务型、落实型的机关，持续在提高办公室工作水平上下功夫。

参考文献：

[1]胡鸿杰.办公室管理[M].安徽大学出版社，20015.

[2]赵荣钦.以科学发展观统领高校党委办公室建设[J].福建医科大学学报，2009.