采购管理在信息化建设项目中的应用

王斐

摘要：企业信息化项目建设中，物资供应的时效、质量以及所提供服务质量的高低对建设项目具有重大意义。随着国民经济的快速发展、管理手段的持续更细，采购管理已经成为了一门独立的学科，积极推动我国工程项目建设整体水平的提高。本文从当前信息化项目中采购管理的意义与流程分析出发，结合现实管理状况给出了若干优化建议，期望能够切实提高项目建设中的采购效率，保证工程质量的同时降低采购成本，为企业创造更多的社会效益与经济效益。

关键词：工程建设;采购管理;意义;策略

一、信息化建设项目中采购管理的意义与流程分析

（一）信息化建设项目采购管理的意义

采购从本质上来说，就是在合适的时间从合适的供应商处，以适当的价格购买所需数量商品，而采购管理就是对相关行为活动的管理。采购管理的目的是在确保商品数量与质量的前提下，以促成企业生产或销售为最终目的，采用5R管理模式，即合适的品质、台适的供应商、合适的价格、合适的数量以及合适的时间。采购管理需要通过事前规划、事中实施、事后控制的方法，实现对企业营运活动的支持与成本控制。在当前全球经济一体化进程的推进下，采购管理的理念与模式发生了相应的转变，更加趋向于数字化、信息化与动态化的方向发展，也使传统采购管理面临的新的挑战与研究课题。

（二）采购流程分析

第一，采购规划阶段。包括设定采购目标、构建相关组织与制度、划分清晰明确的权责、建立流程与表单、拟定采购计划与预算以及选用合适的人员等。第二，物资采购调研。为了充分的实现资源优化配置，降低建设项目总成本，可以通过寻源的形式来获取市场价格。第三，选择合适的合作供应商。供需双方可以通过综合评价及合同谈判的方法确定合作意向。同时还要确定采购合同类型，便于进一步讨论商谈。合同作为约束供应商履责的重要依据，不同的合同类型对应不同的风险类型，对于采购方来说更加注重合同实施过程中的风险，以及后期提供服务的质量。而对供应商而言，则更倾向于合同价格与成本的风险。第四，采购合同的履行及评价。为了加强对供应商的管理，合同履行完毕后，采购方要进行公正、客观的验收，并需要针对供应商履责过程中的各个环节进行量化评估，便于后续进一步深化合作或优化供应商。

二、信息化建设项目中采购管理优化对策

（一）构建采购管理的信息平台水平

企业信息化建设项目应该将采购系统视为核心，应极力在项目组内不同部门间促成实时数据共享，协助提高采购管理人员的采购效率与供应商管理水平。首先，采购部门及时收集物资盘点结果，通过企业内部统一的信息平台进行传递，以便及时做好采购计划。其次，采购与财务部门之间要加强沟通，实现采购货物相关数据共享，协助财务部门更快掌握资金使用情况，做好后续资金规划。另外，向供应商开放企业内部采购信息平台部分权限，通过该系统统一整合各供应商的相关信息，实施在线订单管理、售后请求以及合同管理等功能。最后，该信息系统中纳入仓库库存实时数据，协助采购管理人员清晰掌握企业物资库存情况，便于开展下一步的物资采购与预算计划。

（二）实施严格的供应商管理方案

要想充分实现采购管理在信息化建设项目中的意义与价值，就必须贯彻落实对供应商的选择，除了构建科学合理的采购计划，还要注重采购的渠道与供应商的筛选。在当前激烈的市场竞争中，同质供应商之间的竞争显著存在，时常出现多个供应商参加竞标，而该项目采购负责人除了要在物质的性能、规格上进行充分比较，还要兼顾价格、服务与商誉。需要在完整项目过程中体现出“三公”的原则，对供应商的物资材料进行严格、专业的审核鉴定。一旦发现物资材料不符合项目要求，即刻停止与该供应商的合作。若问题影响较大，在后续合作中则应优先选择其他优质供应商，逐渐减少合作。另外，采用供应商评分制，以评审结果为依据，加大与优质供应商的合作，逐渐淘汰不符合项目建设要求的供应商，充分调动起各供应商的积极性，提供更加优质的物资与服务。

（三）加强专业人才培养

采购不仅仅是简单的购买行为，其中包含了大量的专业技术，采购管理人员不但需要具备全面的专业技能，还需要充分掌握经济管理能力、商务技能以及企业业务，具体包括谈判能力、熟知签约流程、企业采购政策、质量控制等。采购人员的业务水平与职业素养与采购工作效率与质量息息相关，因此要为采购人员提供充足的学习培训机会，邀请具有丰富采购经验与优秀专业水平的人员在企业内部进行案例讲解分析，提高采购人员的实操能力。另外，注重专业人才的引进与培养，如开展学校定向培训及外送委培，组建一支具备较高业务水平与敬业精神的采購队伍，提高企业信息化建设项目中采购管理的整体运作水平。

三、结语

企业采购的作用贯穿于项目建设的整个流程，是保障建设项目按期完成的首要条件，采购管理水平的优劣不但对项目建设具有决定性的影响，还将造成建设质量、成本与周期的浮动。因此，必须做好采购管理深入分析研究，通过科学合理的采购分工合作，增强采购管理的效率与管理水平，使企业在行业市场中具备较强的竞争力与发展活力。

参考文献：

[1]杨迪生.基于供应链管理的工程项目采购管理创新[J].创新创业理论研究与实践，2018，1（20）：14-16+21.

[2]张柏伟.国内外工程项目采购管理研究综述[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2014（01）：28-29.

[3]高彦飞，王晓娜，林自然.关于海外工程项目采购管理的探讨[J].国际石油经济，2016，24（02）：78-84.