疫情下的远程办公优化路径

胥日

[摘 要]2020年初暴发的新冠肺炎疫情，对企业的生产造成了巨大影响，在这种背景下，企业对开展远程办公的需求日益高涨。实际上，远程办公虽然具有节省通勤成本、灵活安排员工的工作时间等优势，但同时也存在企业管理难度增大、员工的“工作-家庭”边界变得模糊导致绩效下滑等风险。因此，只有企业监督与员工自律并重，企业强化“决策者”作用，员工主动创建新的“微边界”并加强基于OKR的自我管理，才能实现卓有成效的远程办公，并为未来远程办公在国内长期发展打好基础。

[关键词]远程办公;工作;家庭;目标管理;OKR

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.14.053

[中图分类号]F270.7;C931.4[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）14-0-03

1     激增的远程办公需求与问题

2020年初，一场突如其来的新冠肺炎疫情打乱了国人的工作和生活节奏，自疫情发生以来，全国各省市相继发布了企业延迟复工的通知，以减少人员聚集，降低传染风险，再加上各地区在人员流动上的诸多限制，使全国大部分企业的生产运营受到重大影响。此时，对于急需恢复生产工作秩序的企业，远程办公似乎成为某种“刚需”，不少企业纷纷决定开启“云上班”模式，让员工在家线上办公，以应对隔离期。在这种大环境下，有些企业准备很充分，因为远程办公模式早已在企业内部推行;而有些企业则仓促上阵，“远程办公”对他们来说仍是一个较为陌生的概念，因此，在具体执行过程中难免遇到各种问题，如工作效率不高、信息交流不畅等，给管理者带来新的考验;而员工的工作体验各不相同，有人认为远程办公中如何兼顾工作和家庭是个难题，也有人认为远程办公正好工作家庭两不误。基于此，本文分析了远程办公的优缺点，并提出了远程办公的优化路径，旨在为相关研究提供参考。

2     远程办公概述

2.1   内涵

“远程办公”（Telecommuting）指员工利用通讯和信息技术在传统工作场所（如办公室）以外的区域（如家中）完成工作的办公模式。实际上，作为传统办公模式的一种替代方式，“远程办公”这一概念在国外已经发展了40多年，最早是由美国物理学家杰克·奈尔斯于1975年提出的，产生背景是20世纪70年代爆发的石油危机，引发了人们对长时间通勤过程中汽油消耗的担忧，于是，可以减少甚至避免通勤的远程办公方式开始进入大众视野，而后，个人计算机的出现和互联网通信技术的飞速发展，进一步带来了工作方式和雇佣方式的重大变革，远程办公这一模式逐渐得到广泛应用。

2.2   優势

2.2.1   企业方面

采用远程办公模式能够帮助企业大大降低运营成本，例如，当员工远程办公时，降低了公司的房地产成本和办公场所费用，尤其是在北、上、广、深等一线城市的繁华区域;在面临突发紧急事件，如遭遇新冠肺炎等大规模流行疾病、自然灾害、恐怖袭击时，远程办公仍可帮助企业保持业务运转的连续性，尤其是对于当今绝大多数的信息化和知识型业务（如线上教学）;另外，远程办公还可以发挥协助企业数字化转型的作用，运用远程办公软件，使企业每一个工作环节都迁移到移动平台上，并在线上留下数据痕迹，有利于企业管理层参考，及时改进工作流程和管理措施。

2.2.2   员工方面

远程办公模式最直观的优势是可以帮助员工大大节省通勤时间、汽车油耗和交通路费等工作成本;使员工的工作时间、工作地点和工作任务安排得更加灵活、自主，比如，员工可以较为自由地安排自己的工作日程和工作任务的先后顺序，还可以自主选择衣着和休息时间，调整房间布置和装饰、照明条件、空气流通度等，使工作的完成方式变得更加可控，从而提高员工的自主感知水平和工作满意度，并减少他们的压力。

2.3   劣势

尽管远程办公能够满足现代企业办公的多种需求，但也在某些方面给企业和员工带来了新的挑战。

2.3.1   企业方面

相比日常的集中办公，远程办公带来的第一个挑战就是管理者对其接纳和适应问题，若各部门管理人员缺乏对远程办公的基本了解，或没有管理在家办公人员的经验，可能无法及时监督、掌握员工在远程办公期间的真实工作情况，导致管理质量和效率低下，甚至出现“管理真空”的危险局面。从信息交流和团队协作的角度看，虽然远程办公能够凭借先进的通讯技术提供便利，但团队内部存在成员间沟通不充分、信息共享不足的问题，反而可能因远程办公的距离阻隔，降低信息交流质量，同时给工作带来更多的模糊性和不确定性，使相关团队协作工作变得障碍重重。此外，远程办公限制了组织成员间面对面互动的机会，很容易造成员工的现实仪式感不足，进而导致他们的人际感知能力下降，最终可能使企业内的人际互信和团队建设变得越来越困难，尤其是对于有较多新成员的团队，这在无形中增加了企业的隐性成本。

2.3.2   员工方面

虽然远程办公可以减少通勤时间，提高工作的自由度，但是有很多员工在家工作时很难像在公司一样高度投入。在以往的工作模式中，员工常常倾向于将生活划分为不同的“领域”，并围绕每个领域创建相应的边界，包括物理边界、时间边界和心理边界等。创造和维持边界的意义在于：使自己更好地将注意力集中于当前占主导地位的领域，以便更好地在该领域表现，而不容易将注意力分散到另一领域，造成不同领域的资源和角色冲突，如最常见的“工作-家庭冲突”。而居家远程办公，将工作与家庭生活在时空上合二为一，当员工在家办公时，工作地点和工作时间可能不固定，物理和时间边界减弱，且由于工作状态与居家状态面临随时切换的可能性，员工的心理边界容易随之受到影响，这对员工的自我管理能力提出了很高的要求。员工自身若不能合理安排规划，随时可能面临时间精力、角色状态在工作事务和家庭事务之间的频繁切换以及工作压力向家庭或家庭压力向工作蔓延的风险，反而造成更多的资源损耗，不但无法缓解以往存在的工作家庭冲突，甚至可能将其放大或产生新的冲突，最终既顾不好家，也做不好工作。

3     远程办公高效实施的路径

通过以上信息可知，远程办公其实是一把双刃剑，优劣主要取决于员工自身的协调能力以及企业管理部门为员工提供的支持和协助。因此，要想避免远程办公带来的消极影响，并取得更好的效益，就需要企业和员工的共同努力。

3.1   企业高效实施远程办公的路径

3.1.1   强化“决策者”角色

对于企业管理者，远程办公中的许多管理方式可能与传统的管理方式不同，必须强化“决策者”角色，即管理者需要更清晰地界定问题，分配资源，发出确切的指令，最大限度地减少管理工作中的模糊性和不确定性。具体来说，管理者可以为团队建立更加明确的时间管理体系，帮助员工调整上班状态，包括为团队建立统一的协作规律，如网上打卡制度，要清晰地告知员工几点开会、几点日报、几点到几点是上班时间，在这些时间段里，管理者会随时联系员工;还要有计划地定期召开正式和非正式的工作会议，如制定早会和晚会制度，要求员工在视频会议中定时汇报工作进度，以及时地跟进员工工作，了解员工工作状态，发现问题及时指正，但要尽量避免临时性的会议或任务，否则可能打乱员工的工作节奏，影响其工作和家庭生活。

此外，企业还可以针对绩效要求实施目标管理。管理部门应为在家办公人员统一制订每周的工作计划和清晰的工作目标，将工作任务细化分解为具体的工作流程，在每个流程中提出具体的工作要求。同时，管理者必须明确界定团队中成员的角色和职责，对每位员工做出适当的任务安排，让每位员工都有清晰的工作分工和责任意识，更高效地完成项目任务。此外，还要根据员工在家时的工作表现重新调整公司的绩效考核体系，或制订专门的远程办公绩效考核方案，这需要公司的人力资源部门细致地了解各职能部门人员每周在家办公的具体情况，并定期开展集中考核，将远程办公相关行为、结果纳入新的绩效考核条目，作为未来发绩效工资时重点参考的依据，以更好地激励员工。

3.1.2   建立高频率的沟通机制

远程办公期间，协作中的一对一沟通常常容易被忽视，因此管理者应更加积极地与员工保持沟通。在实时掌握员工工作进度的同时，管理者还需要主动为员工在远程办公中遇到的困难提供支持，比如，主动了解员工所在的地理位置，体察其所处现实环境的特点，表达对员工的关切。同时，人力资源部门还可以在线上为员工开展远程办公期间的自我管理技能等主题培训，或邀请员工轮流分享自己在远程办公中的心得感受、与好的经验，以促进工作绩效共同提升。另外，在远程办公中，管理者还需要关注员工的情绪和心理健康狀况，正面引导员工发泄不良情绪和缓解工作、生活压力。因此，管理者应在日常的远程社交中，与员工建立及时有效的双向沟通机制，具体做法包括在工作会议前后抽出一定的时间，和员工谈论工作以外的话题;在节假日或企业的重大发展节点时，在群聊中送出祝福，并发红包以示庆祝和鼓励;要求部门定期举行“云聚会”和“云活动”，如线上狼人杀、联机手游等，通过线上互动增强员工的归属感和现实联结感，促进企业文化建设。

3.2   员工高效实施远程办公的路径

3.2.1   在家中创建新的“微边界”

由前文可知，无论办公地点在公司还是家里，维持“工作-家庭”边界都是十分重要的，而在远程办公的情境中，由于缺乏实地的管理约束，传统的边界管理策略显然已不再适用，因此员工应有意识地在家中创建新的“微边界”，以营造认真工作的仪式感。首先，创建物理微边界。通过在家中划分相对独立的工作区域和休息区域，可以大大减轻工作与家庭之间的“边界重叠”，员工可以在家中选择一个固定的房间或房间的某个角落，将其布置为专用的工作区域，其余空间则为休息区域，并告诉家人，当自己身处工作区域时，是在严肃认真地处理工作，请他们不要轻易进入该区域打扰自己。其次，创建时间微边界。结合当天的工作内容和家庭生活安排调整时间微边界，具有较大的灵活性，但是在执行中，要尽量保证在工作时间和休息时间都各自有完整的时间段投入，避免两个时间段之间频繁切换。既可以遵循传统的“朝九晚五”时间边界，也可以按照自己的家庭情况以及个人习惯进行调整，例如，按照家里小孩的作息时间，在孩子玩耍时陪他做亲子活动，其他时间则用于工作和休息。最后，创建心理微边界。在工作区域尽量将精力集中投入到工作中，同样，在休息区域尽量将精力集中投入休闲娱乐和照顾家庭中，如看电影、做家务、陪家人聊天等，同时，也要把工作角色和工作压力都留在工作区域中，不将其带入休息区域，反之亦然，以减少工作和家庭生活之间的相互干扰。这些做法可以帮助员工实现在家办公的秩序化，不仅能使自己拥有更适合工作的环境条件，提高工作效率，也能帮助自己调整、放松身心，避免资源的无谓消耗和健康问题。

3.2.2   强化自律意识和自我管理

远程办公中要防止工作懈怠问题，最好的方法就是自我驱动、自我管理，因此员工还应增强自律意识，提高自我管理技能。在远程办公期间，员工可以采用“OKR”（Objectives and Key Results，目标与关键成果法）进行自我考核。OKR是一种近年来新兴的基于每天工作内容完成情况的过程性、自我驱动式管理模式，主要步骤是明确自己所需完成的任务目标以及每个目标实现后可衡量的“关键成果”，在目标时期结束时，特别注意评估这些关键成果。具体而言，在家办公人员应每天坚持制订当日的工作计划，例如，在公司早会期间询问自己：“我今天一天的OKR是什么？”这样做的目的在于确定当天工作的方向和范围，进一步明确任务目标，并将大目标碎片化，拆分为多个小任务，以每日可视化的方式完成，最终实现关键成果的最大化;还要及时总结和整理自己在远程办公实践中获得的优良经验，不断提高后续的工作效率;与团队整体保持一致的工作节奏，通过语音、视频会议等途径与团队成员交流工作信息，及时反馈工作进展与问题，更好地与团队进行协同。

4     面向未来的思考

远程办公在一定程度上为工作提供了便利，但也容易模糊工作和家庭的边界，不过，企业及员工可以发挥主观能动性，谨慎对待。在互联网信息时代，距离早已不再是企业运营的阻碍，而对远程办公这一新兴模式，与其消极地说是企业在特殊时期应对疫情的无奈之举，倒不如积极地将其视为互联网发展背景下企业参与历史的必然进程。在疫情背景下树立对远程办公的正确认知，有助于帮助员工调节情绪，积极工作，共克时艰。从长期看，远程办公未来具有较好的发展前景。目前，企业向数字化转型已成为业界的基本共识，企业运用信息技术加强企业资源管理已经成为常态，而随着5G等新一代通信技术的普及应用，国内网络带宽越来越大，网络时延将大幅降低，届时远程办公模式将进入发展的快车道，由此可以预见，未来的工作与家庭之间可能形成“大合小分”的局面，即工作与家庭在总体时空上将更加融合，但是在具体事项上仍存在清晰的边界。当然，还要根据企业的实际情况调整边界。无论如何，企业必须相信，顺应远程办公的趋势，抓住远程办公的机遇，是一个正确的选择。

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