档案管理工作的重要性分析

周雪春

◆摘  要：档案管理是所有企业中一项基础性的工作，它是企业开展各项工作的保障，但却很容易被忽视。如今，档案管理的重要性随着企业的不断发展而提升，我们必须重新审视档案管理工作的地位，找准工作的要点，做好该项工作。本文分析了档案管理工作的重要性，提出了一些做好档案管理工作的要点。

◆关键词：档案管理;重要性;要点

当今，企事业单位之间产生了竞争和进一步发展的需求，而获得发展的优势，主要在于能否做好关键的基础性工作。档案管理在所有基础性工作中无疑占据十分重要的地位，但是它的重要性却往往不被肯定。分析档案管理工作的作用，我认为它的重要性体现在以下几点。

1档案管理工作的重要性

档案管理工作包括对档案资料的整理、归类、保存、调取和查阅。首先，它是保证企业档案资料完整性和真实性的重要工作。在当今的信息时代下，任何资料都是一种无形的财富，企业中的人事档案和工作档案都记录了重要的内容，部分甚至为带有机密性的文件，档案管理的整理和保存工作能够将所有文件资料妥善保管，避免重要信息泄露或者遭到篡改，这从某种角度来说也是维护了企业的利益。因此，档案管理尽管不属于业务范围内的工作，一直被纳为后勤工作，但是它对企业利益的维护作用也是不容小觑的。

保存档案的目的是为了在需要时调取、查阅、使用，而这同样属于档案管理工作的范畴内。通过对档案资料进行分类和整理，方便后期查找。如今，档案管理已经基本实现了信息化，能够快速查询所需的内容，大大提高了资料的利用率，也为其它工作的开展提供了重要的支撑。

另外，档案管理者还能够设置档案查阅的权限，避免随意越权查阅档案资料，防范资料丢失，保护了企业资源的完整性。

由此可见，档案管理工作的重要性是不容置否的，必须加强档案管理制度及人才队伍建设，做好这项工作。

2做好档案管理工作的几个要点

2.1提升相关领导及档案管理工作人员认知

档案记录了本单位的各种活动，本单位相关的大量经济，政治和文化讯息，在对本单位回忆历史和总结经验方面发挥着必不可少的作用。同时，档案管理是国家档案事业的重要组成部分，干好本单位的档案管理工作也是非常重要，倘若档案管理人员没能实时获得档案，将造成某些档案遗失，造成档案残缺和缺失，最后会对以后的使用出现困难。因此，相关领导和有关人员务必保持警惕，增强对档案管理主要性的理解，并有层有次地对本单位的档案数值实行管理。

2.2加强常规业务建设

管理者需一直注意其行为指引和监督的任务，而不是插手具体工作。通常，应当勤奋学习怎样增强本人的指引艺术，比如，不妨在网上搜罗相关档案管理的一些信息，或者参与网上的一些专业论坛或帖子栏，然后和大家一块探讨管理方法和管理艺术来提升自己管理技能，每年的年终立卷归档工作是档案工作中的平常和根本业务工作，做好每年年度立卷工作对稳定档案工作成果发挥着关键效用，还是档案工作标准化管理的前提与基本保障，为了提升管理效能，档案管理指导员可以为新人员组织短期培训，来提高他们的专业能力，降低由于业务技术不熟酿成的错误。

2.3对档案工作业务要熟练

管理人员在提升自身业务建设的同时，他们还必须了解本馆的档案，不仅要提升自己，还不能忽视基本工作的实施，针对工作中出现的问题，有必要根据国家和省级档案机关公布的各种业务规范性文件和方法实时提出解决方案，制止平常工作的混乱，影响档案管理的正常运行。对待不一样的解析造成的问题，比如：有些档案工作者在理解文书中“一事一卷”方法中的“一事”时可能不正确，甚至出现“一文一卷”，对于这样的情况，管理人员务必赶快利用立卷检查和档案质量检查等各方面机会，做出详细合理的解说，更正员工的错误做法。

2.4优化档案管理的基本操作流程

档案管理流程通常应当包含搜集各类档案资料、整理并且归纳档案资料、妥善保留档案资料以及调取资料等。在目前看来，为了显著简化现有的档案管理流程，则需更多引进全新的信息化手段。这是由于，建立于信息化手段之上的档案管理流程具有更加显著的实效性与便捷性，并且还能避免某些琐碎与繁杂的档案操作流程，进而提升了管理工作效率。

2.5建立完整网络档案管理

档案工作有很多特征，如点多，面积大，线条长，现在许多档案室出现人力欠缺和资金缺少问题，网络档案管理的成立能在很大程度上缓解这一矛盾。所谓的档案指导网络是创立由档案管理部门为龙头的网络系统，通过档案指导网络的建设，有利于档案工作的顺利进展，还可以共享兄弟档案的信息，为后期借鉴经验，减少弯路，提高工作效率提供了更多便利，在创建电子档案管理时，需要选取拥有优良网络技术的人员，还要成立专门的指导和管理部门，保证可以确切地实行这项高技术和繁琐的工作。

2.6保障档案信息安全性

档案资料作为企业重要的战略资源，必须保证完整性和真实性。而在利用计算机进行档案存储的过程中，很容易遭到恶意窃取，或者由于操作失误，设备损坏等因素导致资料丢失，这一点是需要尤其注意的。面对信息化的当前时期背景，关于档案管理有必要更多注重于确保信息安全。档案信息本身涵盖了较多层面与领域，因此作为有关负责人员应当能够借助相应手段来全面防控档案信息遗失。具体针对查阅档案资料来讲，应当设置必要的档案加密措施。相关人员在不具备特定权限的前提下，则不能够随便予以查阅。经过全方位的档案加密处理，应当能在根源上消除档案丢失的隐患。

3结束语

经过综合分析，可以得知档案管理工作本身體现为繁杂与琐碎的基本特征。但是不应被忽视，档案管理工作对于全过程的单位运行具有不可忽视的重要价值。截至目前，很多企事业单位都已逐渐意识到有序推行档案管理对于提升单位工作效益的必要性，并且也在探求适合于管理本单位各类档案的举措。未来在实践中，关于档案管理仍然应当归纳其中的珍贵工作经验，据此服务于档案管理综合效果的优化。

参考文献

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