计算机档案管理前期基础工作的重要性

【摘  要】档案管理是每个企业都必不可少的部分，而档案管理又被分为建档、保存和管理、利用和服务三个方面，其中最为前期也最为基础的工作就是建档工作。虽然听起来只是简简单单的建立档案，但事实上这样基础工作的工作量极其巨大，不仅需要对基础的信息进行核对和整理，同时还需要各部门负责人的配合和签字，最终形成书面内容，保存在一份完整的档案之中。因此，档案管理前期的基础工作，建档部分必须作为计算机档案管理工作的核心和重点。本文将对计算机档案管理前期基础工作的重要性展开探讨和研究。

【关键词】计算机档案管理;前期工作;基础工作

引言：

计算机档案管理最重要的工作是在前期向计算机输入准确的数据信息，如果不能保证信息的准确，就会让整个档案体系的工作变得凌乱不堪，因此，对于计算机档案管理的前期基础工作就是输入工作。在前期的输入工作中，保障数据的准确以及数据输入的速度，是保障计算机档案管理工作正常运行的有效保障。

一、计算机档案管理前期工作的现状

计算机档案管理的前期工作大多分为三个方面：软件、硬件和数据。而作为软硬件而言，准备也较为容易，并且耗时比较短，这样的工作相对比较轻松和简单，只需要档案管理工作者在挑选软硬件的时候，依据具体的工作情况进行选择即可。但基础工作中的数据部分就比较繁琐，因为数据工作是整个基础工作中耗时最长的工作，在档案管理工作人员进行数据整理和分析的时候，必须对数据的准确性进行落实，确保其有效性。并在输入数据的过程中进行分类和校正，以免在后期出现不规范、不标准的问题，如果不能正视数据信息的规范管理，会直接影响到档案管理工作的后期运行，档案管理人员必须要保障整个计算机系统的联网状态，同时信息输入对计算机软件的要求并不是很高，但对数据的要求比较关键，以下将对计算机档案管理的前期基础工作的问题展开具体的讨论。

二、计算机档案管理前期工作的问题

1.档案内容没有规范

首先，对于纸质版的档案资料，很多数据都是通过人工手写，在内容上没有进行具体的规范，同时档案文件中的内容也不够详尽，在进行数据录入的时候回头找寻相应的数据信息十分困难，并且难度极高，甚至因为年代久远，很多数据已经无从查证，对计算机信息录入的工作造成了极大的困难。

2.资料整理不够具体

另外，在进行数据整理的过程中，传统的资料整理也不够具体，因此进行计算机输入的时候也面临较多的困难，诸如字迹不清晰或者潦草的问题，因为没有专门的档案整理規范，也就直接影响计算机档案录入的整体效果。

3.档案卷宗不够统一

在进行计算机输入工作的时候，传统的纸质档案并未对档案进行统一的要求，因此在进行档案输入时档案厚薄不均，最终在进行录入的时候很容易出现资料丢失或者资料录入不全的问题。

4.类目分组不够清晰

此外，在进行计算机输入时因为纸质档案并未进行有效分类，因此在进行信息录入的过程中也会出现不知道如果分类的情况，同时因为某些类目的内容比较相近，没有进行细分就会影响整个档案数据的分类。

5.传统档案页码丢失

对计算机档案信息进行管理，首要的任务就是将前期的所有数据录入到电脑软件之中，但因为纸质的档案可能因为年代久远，导致部分页码丢失，这样计算机档案信息录入就很难详尽和完善，不完善的和页码丢失的档案录入都会成为计算机档案信息录入的极大障碍。

三、计算机档案管理前期工作的策略

根据前文提到问题可以发现计算机档案管理的优势，想要将计算机档案管理工作做得更好，就需要对档案的基础工作做出一定的规范和章程：

1.保障数据录入的真实性

对于计算机档案管理的基础工作，必须要保障数据录入的真实性，对数据信息不够完善和不够清晰的部分，档案工作人员必须将其进行核对并整理录入，并保证这些数据的真实有效，如果出现数据残缺不全的问题，相关工作人员还需要对档案管理工作进行配合，完善数据，进而保障后期档案管理工作的正常运作。

2.建目录并做出档案分类

计算机档案管理的目的就是为了后期进行查找和调取更为方便，因此，在初期进行档案录入的过程中，应该对每一份档案的类别进行甄别和筛选，做出有效的分类，同时编撰目录，让档案的每一项类目都能通过目录和索引快速查找到，这样的方式才能让计算机档案管理工作落到实处。另外，对于类目中比较相同的部分可以进行细分，做出更精细的分类，并在目录中做出细分的部分。

3.做好档案管理监督工作

计算机档案管理工作必须落实到人头，对档案管理工作人员进行相应的管理和约束，对于工作人员所负责的部分应该承担相应的责任，一旦工作人员所管辖的档案部分出现问题，应该接受相应的惩罚。同时档案管理工作中的数据也应该受到一定的监督，负责人进行定期检查，对不够完善和不够清晰的数据进行补充和查证。

4.提高档案管理人员素质

作为计算机档案管理工作人员，必须具有职业操守，对自己所录入的每一份数据都要保证其真实有效，因此对档案管理工作人员的素质和专业能力必须进行培训和提高，切不可因为某些数据不清晰而进行自我猜测，随意上传和输入数据，同时也是缺乏素质的表现。因此，在进行计算机档案管理工作之前，必须对所从事此项工作的人员进行监督和培训，同时进行安全意识和端正工作态度的培养，以保障档案管理工作的正常运行。

四、结束语

综上所述，计算机档案管理工作是当下时兴的档案管理工作，但依然离不开与传统档案工作中相同的部分和重点，因此对档案管理，基础工作的监督和管理、人员的配备和培训等，都是企业需要考虑的重点，只要能有效保障档案管理基础工作的正确运行，就能为后期的档案管理工作奠定良好的基石。

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作者简介：

谭贵，男，汉族，1998.08.24出生，中国人民解放军军事科学院系统工程研究院，研究方向：档案管理、计算机操作与维护。