档案管理信息化是档案管理的发展趋势

闫振生

【摘  要】档案包括着工作人员的信息单位内部的计划以及未来规划，传统的档案管理方法是由工作人员填写纸质的档案表，之后由特定的人员和部门负责管理和收集档案，这种方法很容易发生丢失的情况，并且在查找档案的时候也会有很大的不便。已经不能够满足当代社会对档案的需求。因此，档案管理信息化是档案管理的必然发展趋势，将档案管理与计算机网络信息化相互融合，可以促进档案管理更好的发展。

【关键词】档案管理信息化;档案管理;发展趋势

档案见证了各个单位的发展以及内部人员的全部信息，属于重要的信息资源和社会的共同财富。在档案管理的过程中，需要对档案进行有规律的放置并且做好标注，以便于在查找的时候方便拿取。而将档案进行信息化管理的方法则避免信息丢失和查找不方便的情况，利用信息化和数字化的档案资源进行统一调配，为单位和社会提供快速方便的服务，只需要利用互联网动动手指就可以查到自己想要的档案信息，档案管理信息化极大的提高了档案的利用率和信息资源的合理配置。

1 什么是档案管理的信息化

档案管理信息化是指利用互联网技术和电子设备将档案信息转换成数字形式的档案资源，这样可以在国家和相关部门的统一管理和调配下对档案信息进行精准的管理，不再需要由各个单位和相关部门保存大量的纸质档案，只需要将档案信息上传至网络资源库，就可以在有关部门和个人需要调出信息的时候快速有效地查看。档案管理信息化取代了以前以实体档案为主的档案管理模式，这种管理方式非常符合目前信息化的发展，体现了网络信息化和档案管理相互融合的现代化水平，在加速档案信息资源共享的同时，还方便国家有关部门对档案进行统一的管理和规划。

2 档案管理信息化是档案管理的发展趋势

随着经济的发展和网络地球村的快速形成，原有的档案管理办法和档案保存形式已经无法满足当代社会的需求和资源共享的目的。所以说档案管理信息化是当今时代的必然趋势，同时也方便有关部门对国家人才进行统一调配和将档案信息通过网络平台进行资源共享。负责档案保存和调配的单位也急需转变思想和尽快革新技术，将手中的实体档案资源快速转化为互联网平台的数字资源，形成一个资源共享的信息化平台，加快我国人才的建设工作，将信息化档案管理变成社会的福音和推进社会发展的助力。

2.1 档案信息化建设是我国现阶段工作的重要内容

贯彻落实国家有关数字档案建设的文件精神，加强以互联网和电子设备为主要载体的档案管理信息化建设是全国档案事业发展十二五规划中的重要任务，国家希望有关部门尽快将纸质的档案转变为网络信息呈现在数字化平台之中，并且构建出完善的档案接收，档案整理以及档案更新等体系，确保档案信息成为共享的数字化资源，并且要按照国家相关规定对信息资源和档案数据进行全方位的保存和管理。确保档案信息化平台在方便档案信息调取的同时，还能保证这些信息的安全科可靠性。

2.2 社会的发展促进和推动了档案管理业务的变革

传统的档案信息管理方式已经很难适应目前时代对于档案信息的需求，传统的档案管理方式只能依靠人工去对档案的接收和外借进行记录，并且要对档案进行及时的整理和归纳，防止信息发生交叉混乱。而向档案管理信息化转变的方式在档案共享，信息整理，以及档案的统一调配方面都有着无法超越的优势。目前社会需要更多的人才去推动国家的发展和信息化的推进，所以这些人才的档案信息就是各个单位迫切需求的。比如内蒙古兴安盟突泉县党群服务中心可以利用互联网将符合要求的人员档案进行检索和筛选，这样节省了查看档案花费的时间，大大提高了工作的效率，并且可以使得档案信息可以迅速扩展到需要的人手中，使得信息交换加速，促进人才流动。

2.3 档案信息化可进一步完善档案标准规范体系的建设

网络信息化虽然给人们对档案信息的了解有着很大的帮助，但是网络虚拟空间存在着很多的漏洞，容易让一些不法分子倒卖档案信息，造成人员信息的泄露。虽然我国的档案信息化规范还比较健全，但是仍存在一些不足，所以说将档案信息化进一步完善和提升，可以促进我国档案标准规范体系的构建。研发人员需要不断提高档案信息化平台的安全可靠性，并且对于档案的借还，信息的储存，以及档案信息的相互交换，还有数据的更新都需要进行详细的设计和紧密的安排，确保每一项任务都有专人负责，让档案信息在网络信息化的空间内也变得井井有条，在查看档案信息便利的同时，提高档案信息的安全性，进一步完善我国的档案标准规范体系。

3 结束语

档案管理信息化已经成为档案管理的必然发展趋势，负责档案管理的有关部门必须尽快进行技术革新，将档案信息快速归入到网络信息化平台以供资源共享，同时有关部门还要加强规范档案信息标准化体系，档案管理信息化成为档案共享和推进社会人才队伍建设的最好助力，让档案信息不再停留在实物上，而是以数字信息的形式传播到每一个需要的单位和人员手中，让档案信息进行合理配置，利用现代化信息技术发挥档案的作用。

参考文献：

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