事业单位档案管理信息化建设探讨

丁元军

【摘  要】事业单位人事档案管理是事业单位人力资源管理的重要组成部分，提升事业单位人事档案管理水平有助于提升事业单位人力资源管理水平。事业单位有必要给予干人事档案管理工作足够的重视，为人力资源管理提供完善的档案信息依据，实现事业单位人力资源的合理配置，更好地发挥人力资源的功能和作用。因此，我们有必要对人事档案服务人力资源管理的可行性和必要性进行分析研究，进而更好地促进事业单位的可持续发展。基于此，本文章对事业单位档案管理信息化建设进行探讨，以供相关从业人员参考。

【关键词】事业单位;档案管理;信息化建设

引言

计算机网络信息技术的广泛应用，为人们的日常生活带来众多便捷，而且合理运用信息化技术能够不断优化事业单位管理工作，可以根据实际情况进行创新与优化，而且信息化的应用可以为人事档案管理提供更多帮助，解决传统纸质管理面临的问题，促进管理效率大幅度提升。因此，事业单位应该遵循时代发展，确保可以合理将信息化技术融入人事档案管理工作当中，发挥其应用效果的同时，促进人事档案管理效率的提升。

1事业单位档案管理信息化建设的重要性

1.1有助于提高人事档案管理工作效率

人事档案管理是一项复杂的工作，实行人工管理极易出现差错，因此简化人事管理工作程序，实施人事档案管理数字化是时代发展的必然趋势。过去事业单位人事管理工作中，相关的人事档案材料信息只能在纸质档案中查找;而实施人事档案数字化管理，通过查找档案关键词，可以及时、准确地找到所需要的人事档案信息，较传统的人事档案管理只能通过不断查找、翻阅纸质档案，人事档案数字化管理可以实现人事档案的高效管理和利用，不仅可以有效地节省档案材料的查找时间，还可以有效地提高人事管理工作的效率。在繁复的人事档案管理工作中，利用数字化技术可以实现自动获取档案信息、自动进行档案数量的统计等功能。

1.2有助于降低行政成本

由于传统纸质档案管理类目相对较多，而且在实际查阅的过程中效率低，修改流程相对较为繁琐，无法对大量信息进行高效处理，一旦对档案整理有时间要求，则应该增加办公经费及工作人员数量，导致成本大幅度提升。对于人事档案信息化管理的应用，可以有效解决当前管理存在的问题，并利用计算机核心技术对大量复杂信息进行电子归档，不仅可以保证查阅的高效性，同时不受其他因素影响，有效降低行政成本，最大化发挥信息化技术的应用效果，确保事业单位人事档案管理的水平不断提升。

2事业单位人事档案管理存在的问题

2.1信息化建设不足

当前信息技术在很多行业都得到了广泛应用，而部分事业单位人事档案管理人员并未充分意识到先进技术的优越性，依然沿用传统人事档案管理办法，工作效率低下，容易造成档案数据丢失。除此之外，领导人员没有加大资金投入力度，在信息化工作方面的力度不大，采用人工管理的方式来应对海量人事档案，也是导致人事档案管理工作质量难以得到提升的原因之一。

2.2没有平衡好纸质档案与电子档案的关系

虽然现在信息化技术在事业单位的人事档案信息化管理工作中应用，各种信息处理系统以及档案管理系统均有一定应用与普及，但是很多单位内部虽然在日常工作中应用这些技术或系统，但依然将信息管理工作重点放在纸质档案上，依然将纸质档案储存、管理当成人事档案管理中的第一工作，并未充分应用先进的信息化系统平台，并未积极构建相应的系统，储存相应的电子档案，提升人事档案管理的便捷化与简单化。再者，很多人事档案管理工作并不是信息专业出身，虽然具备一定的管理能力与管理经验，但是缺乏对管理工作创新的重视，未积极进行人事档案信息化管理创新工作，未积极学习各种先进化手段与先进化技术处理方法，并未在日常的人事档案管理工作中落实信息化技术，继而导致很多问题无法及时采用信息化手段进行妥善处理，最终影响人事档案信息化管理的实际效果。

3事业单位档案管理信息化建设的措施

3.1营造良好的网络环境确保安全性

在复杂的网络环境下，还要确保人事档案信息化管理的安全性，要营造良好的网络环境，具体可以从硬件和软件这两个部分进行。从硬件角度来看，事业单位需要加大资金投入力度，完善基础设施建设，配备专业化的计算机和服务器，定期对硬件设备进行维护和保养，确保其功能性符合工作要求;从软件的角度来看，档案管理人员要具备熟练的软件操作能力，避免因自身能力问题而导致档案数据丢失。除此之外，还可以通过建立防火墙、设置网络安全屏障等手段，让人事档案管理系统免于黑客和病毒的攻击，加强对人事档案收集、整理、入库、归档、查询、转移、销毁等各个环节的管理，确保信息的安全性。

3.2对信息化建设设备以及管理系统进行完善

在以往的事业单位人事档案管理工作中，往往都会采用纸质档案的手段，通过人工登记的方式来开展工作。在对人事档案进行调档的过程中，还会经常出现丢失以及损耗的问题，电子档案的录入以及传输具有较强的稳定性。因而，为了可以从整体的角度上对管理效率进行提升，降低档案管理出现问题的概率，那么还应该强化对档案信息化建设力度。在具体的建设阶段，应该充分地对计算机等技术进行应用，合理地将存储在纸质载体上的档案信息转化成数字化，利用扫描仪，科学的对档案进行整合、加工以及管理，同时保证其能够成为电子文档。

3.3提高信息化管理人员的综合素质

事业单位在将信息化融入人事档案管理工作时，不仅需要强化对基础建设的重视，同时应该做好相对较为全面的分析与优化，掌握管理人员的工作情况，强化对培训工作的重视并不断提高管理人员的综合素质，不仅需要学习档案管理的基础知识，还应该对计算机各项软件技术的应用有充足的了解。在人事档案信息管理的过程中，管理人员的任务量正在不断提升，所以管理人员应该重视自身的责任，掌握各项工作的开展情况。除此之外，事业单位还应该适当开展职业道德及思想教育，提高管理工作人員的责任感，落实好专项培训工作，使得工作人员熟悉计算机管理软件的应用要点，促进档案管理效率的提升。

3.4完善档案信息化管理基础资源建设

为了提高档案管理工作的效率，一定要保证工作中基础设施的硬件要求，可以通过构造一定的内部局域网来形成信息共享的网络体系。另外，我们需要一个信息化的，并且具有一定现代化建设的办公设施，通过提升硬件设施来满足人们的工作需要。还可以应用系统建设，并且通过一些技术比较先进的软件来对信息进行分析和统计，可以通过一些先进的软件来对档案材料进行统一的整合和技术分析。

结束语

综上所述，对事业单位人事档案信息化建设对于事业单位人事档案管理工作具有重要的意义，其重要性表现在可以简化人事管理工作程序，精准的数字化管理可以更好地分配社会工作岗位，为我们的工作带来便利;同时对事业单位引进特需人才提供帮助，可以极大地推动事业单位的整体发展，助力国民经济的发展，为事业单位未来人事管理工作的持续发展奠定基础。

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