浅析财务共享模式下企业会计电子档案

韩鑫

摘 要：随着计算机技术和网络技术的不断创新，在财务共享模式下使企业的会计档案管理工作也逐渐发生变化：从出传统的纸质档案管理逐渐转向电子档案管理。电子档案具有时效性，便利性和技术性的特点。本文对财务共享背景下电子会计档案管理进行了简单分析。

关键词：财务共享模式;电子会计档案;电子档案管理

引言

随着信息技术以及互联网不断发展，财务共享模式作为全新的管理模式将财务人员从重复枯燥的财务工作中抽离出来，而且将复杂的工作全部集中到财务共享中心处理，工作向流程化和集中化转变，提高了工作效率。2015年12月16日财政部、国家档案局发布新修订的《会计档案管理办法》，肯定电子会计档案的法律效力。在2020年3月23日财政部、国家档案局又联合发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，对电子会计凭证报销入账归档的要求和规范做出了明确的说明。从而在法律层面肯定了会计电子档案的合法性。

一、财务共享概述

财务共享是在经济全球化、科技进步衍生的一种新型财务管理模式。财务共享本质上是整合财务管理流程，加速企业的标准化，通过对企业资源的整合来促进企业核心业务的发展。利用财务共享，管理人员可以借助大数据等先进技术对企业的数据及档案进行分析整理。财务共享的发展意味着企业进步和发展，能够使企业集中服务，降低企业成本会计档案作为财务管理中的一项重要工作内容，财务共享能够在管理体系和效率提升等方面为会计档案管理工作提供更好的服务。

二、会计电子档案与传统会计发档案的区别

（一）会计档案依托载体不同

传统的会计档案格式单一，只能以文字和图表形式对会计信息进行固化。存储方式主要是纸质形式。而电子档案主要以磁性介质形式储存，电子会计档案的获取主要从电子载体中获取信息。会计电子档案的有多种格式，包含.txt、.dbf、.pdf等多种，对于不同格式档案的获取工作人员可以借助计算机来完成。

（二）会计电子档案与传统会计发档案归档方式不同

传统的会计档案归档是将所有的纸质会计档案核对准确无误后按规定分门别类后装订保存，而会计电子档案主要是依托信息技术，采用电子编码形式的分门别类通过系统传输至财务共享中心后将档案信息进行统一保存。会计电子档案避免了传统会计档案会出现部分错误或纸张破损等方面的缺点，会计电子档案对于此类错误可以通电子技术方便且不留痕迹的进行更改，也没有因纸张破损而导致需重新开具档案的风险，大大提高了工作效率。[2]

（三）电子档案的保管方式不同

传统的会计档案保管存在很多保管风险，如：受潮、虫蛀、残缺等，需要有专门的保管人员及专门的保管空间，占用了大量人力、物力、财力，减低了档案管理工作的效率。而电子会计档案只需将分类好的会计电子档案储存在系统内，十分方便快捷。查询时，会计电子档案仅需通过搜索关键词即可快速查询得到所需会计电子档案，而传统的会计档案需要人工查找，费时费力而且查询难度大。

三、财务共享模式下企业会计档案的特征

会计电子档案作为记录和反映企业经济业务的重要历史资料，它是以磁性介质形式储存的通过电子设备形成的会计核算的专业材料。财务共享模式下的会计档案管理系统可以对会计电子档案信息进行有效的收集、整理、分析以及汇总等，充分发挥会计电子档案的优势条件。

（一）技术性。财务共享本就是信息技术、互联网技术不断发展下的产物。财务共享下的会计电子档案需要技术性档案的支撑。如：开发性技术文档，使用性技术文档。

（二）高效性。在实际应用中通过财务共享平台能够快速有效收集会计电子档案的相关数据，并且能够对收集到的数据进行有效的分析和整理，财务共享自身具有很高的实效性。在实际使用过程中会计电子档案能够使工作人员在工作中节约大量的时间、精力，从日常复杂、重复的工作中抽离出来，在一定程度上提高了会计工作的实效性。

（三）共享性。财务共享下的电子会计档案信息是数字化、信息化的，其传递速度快，对于企业而言，企业建档归档流程方便高效。财务共享模式下会计电子档案实现利用数据库集中管理和共享，使用者可以不受空间和时间的限制方便快捷的实现会计信息的查阅和利用，也可以促进电子会计档案的深度挖掘开发。

四、财务共享模式下企业会计电子档案潜在的风险

（一）利益相关者有可能发生舞弊行为

企业每个子公司和分支机构的经营状况与其管理人员有着重要的关系。在财务共享模式下，企业的所有子公司和分支机构必须将其会计文件提交到财务共享中心以进行统一的核算和管理。企业的子公司或分支机构在日常经营过程中有可能处于不良的经营状况或者经营业绩不佳，子公司或分支机构的某些管理人员可能为了自身利益会使用电子技术将文件伪造，变造，隐瞒自己经营不良的状况。

（二）会计电子档案管理制度不完善。

新《会计档案管理办法》第五条明确规定，单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、管理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度[1] 。但是在实际应用中企业的高层管理人员并没有认识到会计电子档案的重要性，在企业没有建立相关的会计电子档案管理制度或者已经建立了会计电子档案管理制度但是并不完善。因此会出现缺乏人力、物力、财力的现象。

（三）电子会计档案管理存在安全隐患。

电子会计档案的保存和利用主要依赖于网络、计算机、存储器和信息系统。但这些也是风险的来源。在企业竞争中，有可能出现一些企业为了自身利益通过对会计信息截收、窃听、黑客攻击等不正当手段窃取或破坏财务数据。而且很多单位的对电子会计档案的安全管理意识不强，对会计电子档案的保密性的良好环境还未建立起来。

五、财务共享模式下企业会计电子档案潜在风险的应对措施

（一）加强内部控制

内部控制，是企业在生产经营过程中建立一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度。企业通过加强内部控制，有利于更好的明确自身发展的目标和规划，除此之外，企业应采取一些有效的防范风险的措施，提高了财务管理和电子会计档案管理的质量和效率。

（二）完善会计电子档案管理制度

随着企业规模扩大和业务的增加，企业会计档案处理的复杂程度也随之增加，纸质版会计档案处理的繁杂使企业财务共享中心无法更高效运行。使用电子档案管理系统，不仅能够高效利用、管理、接收电子会计档案，而且还满足了对会计电子档案能够长期保管的要求[4]。企业应依据财政部、档案局联合发布的《会计档案管理办法》、《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等相关规定制定企业会计电子档案制度，让企业全体员工意识到会计电子档案管理的重要性，从而使企业管理层到员工自上而下加强对会计电子档案的重视程度。

（三）建立会计档案风险防范系统。

信息技术和网络技术的发展给人们工作带来便利的同时也带来更多的信息安全问题，财务共享下的信息会计电子档案和信息系统更容易受到黑客攻击，从而使会计信息的安全受到威胁。也因此企业要通过对档案管理流程的监控、梳理会计档案的重要性程度等以一系列措施加强会计电子档案的管理。同时企业可以通过建立电子安全保障系统、设立数据管理中心、建立档案查询权限管理系统等

参考文献：

[1] 财政部、国家档案局 会计档案管理办法，2016.

[2]蒋韬，邱志鹏.电子会计档案管理的难点及对策研究[J].兰台世界，2020（03）：77-79.

[3]李倩，刘锋，昌荣，鞠巍.基于信息化视角的会计档案管理研究[J].会计师，2020（03）：70-71.

[4]王海燕.信息化条件下会计档案的电子化管理[J].财会学习，2016（18）：189-190.

[5]劉泽婷.财务共享模式下企业会计电子档案管理与研究[J].当代会计，2020（03）：24-25.