如何在新形势下实现高校档案管理工作创新

摘 要：为进一步优化高校档案管理质量与效率，本文立足新形势下高校档案管理工作的实际需要，围绕高校档案管理创新路径设计问题进行了系统的分析，从归纳现阶段高校在档案管理方面存在的不足入手，于创新管理思想、加强人才队伍建设、完善档案管理制度、充分运用现代化工具四个方面提出创新建议，希望能够有力推动高校档案管理工作水平的提升。

关键词：高校档案管理;创新;建议

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 17-0-02

一、引言

近几年，我国科学技术发展迅猛，越来越与各类经济和管理活动密不可分，在此大环境之下，高校档案管理工作也发生了翻天覆地的变化，这使它面临着全新机遇，同时也迎来巨大挑战。若想在新趋势中摆脱导致高校档案管理水平无法提升的障碍，就必须提高其管理水平。具体操作方式是根据时代发展特色，分析当前管理体系的不足，再融入创新精神，对管理制度进行深入改革，形成高效管理模式，进而提高档案管理水平。

二、新形势下高校档案管理工作面临的主要问题

（一）高校领导对档案管理工作缺乏必要的重视

其实，现在已经有许多高校知悉档案管理工作的作用，但由于种种原因其重视程度较低。对高校领导而言，即便档案管理工作处理得再好，也无法获得可量化的经济收益，亦无法改善高校的社会形象，因此虽然重视该部分工作却不会投入过多精力，甚至有部分高校领导层在该思想的引导下，认为高校档案管理工作只需满足形式化、场面化要求即可。在分配资源、资金时，也忽略了高校档案管理。导致该部分管理工作的投入资金减少、薪资水平也比较低，工作质量低下。

（二）档案管理工作者业务素质偏低

与其他工作相比，高校档案管理属于比较单一烦琐的工作，很多人认为这项工作极其乏味，因此也不愿选择该岗位。尤其是年轻人，对其更无兴趣。因此，大部分高校档案的管理者多数为中老年人或技术水平较差的员工，这部分人员普遍素质水平偏低，很难快速掌握现代化信息技术并妥善运用。实际上，进行档案管理工作时，不仅是掌握专业知识，还需懂得计算机操作方式，才可确保档案管理工作的效率。目前，许多档案管理者的工作时间较长。但由于不懂得计算机操作，工作效率低下，也未投入精力去找出创新性的工作方式，无法在短时间内完成高质量的管理工作。

（三）档案管理信息化水平低

目前，许多高校档案均为纸质档案，无法体现出信息化特色，更无法提高信息化管理水平。还需花费较多的人力物力对其进行分类、管理，其管理质量也很难控制。但上文已讲述，高校管理层并未针对该领域投入大量资金，对其重视度较低，即便管理人员向上级提出建设档案信息化系统的建议，也很有可能被忽略。因此，只能以人工操作的方式进行档案管理。此外，虽然部分高校已采购信息化设备、引进信息化管理系统。但由于利用频率较低，经常被忽略或成为摆设。究其根本，是由于电子档案管理的普及度较低，许多档案管理者根本无法深入了解并掌握专业知识。面对电子档案系统时，由于操作手法生疏无法提高效率。

（四）档案管理制度欠缺完善合理

完善度较高的管理制度，有利于提高档案管理工作效率，优化管理模式。据调查，我国仍有大量高校未制定符合本校特色的档案管理制度，更未规范与之相关的规章制度。具体体现在未明确哪些资料需整理归档、归档所选用的纸张、装订方式、若采用电子管理系统，所提交的电子档案文本格式及整理期限等均未制定详细制度。这些都是高校档案管理制度不完善的体现，也是影响其规范性的主因。

三、新形势下办公档案管理工作创新建议

（一）创新管理思想，提高对高校档案管理工作的重視程度

最终结果的决定性因素在于行动，行动的决定性因素则在于态度，态度的决定性因素在于思想。将某些落后于人的观念摒弃，对管理思想进行创新，而且还需要注重高校的档案管理工作，这些都是领导干部应该有用的特质。对档案方面的管理模式进行创新，使之变得更为规范化，此项工作为基础工作。档案所起的作用是总结以及记录过往发展经验，其不单单跟高校所拥有的发展历史以及策略息息相关，还关乎是否得以传承，在此方面加强意识，能够让高校在发展的过程中拥有更为强盛的竞争力。其指引应该是较为先进的档案管理思想，在进行高校全方位发展规划时，要将档案管理工作列入其中，恰到好处的给予倾斜，不管是资金的配备还是人员的调整，均应如此，只有这样，方能从管理格局上对档案工作的良性发展发挥作用。

（二）创新档案管理人才团队建设工作，提升档案管理工作者素质

在档案管理的团队建设方面进行强化，使工作人员不管是业务素质还是职业道德都得到提高，方能够保证实施档案管理工作时可以达到高效且规范的要求。就现状而言，眼下从事高校档案管理的工作人员不具备较高素质，因此必须注重对人才培养机制进行应有的创新，既可对相关培训进行组织，使之能够拥有更为宽广的知识面;又可以对工作者的创新意识进行培养，使之能够自主对较为先进的管理经验进行学习，并领会其要点，最终让所展开的工作效率得到保证。根据实际情况，调整现有的队伍结构，对年轻员工予以鼓励，使之能够投身到档案管理事业当中，将更为优秀的工作环境对其进行提供，可按照具体情况将其福利待遇上调。采用引导的方式，使之能够对计算机的相关操作熟悉，要达到此项目的，可以进行网上自学，可以选择购买书籍自学，该方面的学习能够使之对档案管理系统熟练操控，若条件允许，也可选择邀请专家进入学校举办讲座。总而言之，必须采用各种渠道让档案管理工作者自身的素质水平得到本质上提升，如此一来，方能让工作的良性开展拥有更多有利人才支撑。

（三）创新高校档案管理工作制度

大多数高校在制定有关档案管理的制度方面均不够严谨，并未采用确立制度的方式对不少相关事项进行要求，以至于其工作的展开无法达到井然有序。所以，就必须对档案管理工作从制度方面进行创兴，对所有人均分工明确，并且对其职责进行界定。一旦形成档案，就需要对制度加以利用，使其保管以及应用都能够责任到人，哪些资料需要形成档案在制度中进行明文规定，并且要规定资料的呈报方式以及其保密程度，包括有档案被借阅之后，其归还的具体时间，还有一旦丢失档案，该采取怎样的方式对借阅人追责等等。

（四）创新档案信息化管理工作

由于信息技术的高速发展，将其应用于高校档案管理工作中，势必会十分明显的提高其工作效率以及质量，由于现在对档案进行信息化管理时绝大多数高校所拥有的信息化水平不高，因此在该方面必须采取积极的态度进行创新。具象化来说便是高校必须将调研以及考察工作完善，并以此为基础，促使信息化管理所需要的软硬件设施趋于完善，可以适当地投入部分资金，将该方面较为先进的系统进行引进。因为高校档案所拥有的种类不少，所以在前期时，构建信息化时，需要进行信息化处理的只是那些相对而言拥有较高价值的档案，等到其水平已经提高到一定程度之后，再进行广泛应用，如此一来，不仅能够让效率得到有效的提升，同时也能够让从纸质到电子档案的管理在过渡的时候趋于稳定。对于新媒体所带来的优势加以利用，加强有关方面宣传工作，可利用微信公众号以及微信等方式达到该目的，可以让领导以及员工深层次地对建设档案信息化有一定的了解，清楚其意义以及作用所在，使之对档案信息化管理的展开起到一个推动作用。

四、结语

结合以上内容可以看出，当处于新形势之下时，高校档案管理工作较为系统，而若想让其工作效率以及质量得到相应提升，就一定得根据实际情况积极创新。而身为高校领导人员以及对档案进行管理的工作人员，就必须开拓进取，开展创新思维，并在实际工作中加以运用，对高校档案管理工作起到積极的促进作用，使之发展始终保持在良性状态。

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作者简介：李娟，女，汉族，山东济南人，馆员。研究方向：档案管理。