企业秘书工作沟通协调策略

刘金友

摘要：近年来，随着经济建设的高速发展，许多企业的经营都得到了进一步的提升，除了企业内部与外部的背景环境和企业的经营模式外，企业秘书工作也十分重要。企业不断的进行内部改革与创新，相关的办公室工作也朝着更加复杂化的方向发展，而企业秘书扮演的角色也更加多元化。不仅负责帮助领导人员协助工作内容，还负责上下层之间的沟通协调，起到企业内部沟通交流之间的纽带作用，统筹各个部门的相互配合，做到企业的思想与战略目标达到统一。基于此，以下通过对协调沟通在秘书工作中的重要性进行分析，研究企业秘书工作的分类，提出企业秘书工作沟通协调的相关策略。

關键词：企业秘书;沟通协调;策略

协调沟通是企业秘书最基本的职能之一，主要是联系领导与下属部门之间的具体工作，强化企业内部上级与下级之间的联动与配合。而且秘书工作也影响着企业的基本运行，以及企业的发展方向，企业领导的工作主要是决定企业未来的发展方向、决定战略发展目标和对工作进行部署与决策等，企业秘书会针对以上内容，为领导做好相关的准备基础，而这方面的工作在某种程度上就会影响领导的决策结果。另外，企业秘书在做好沟通协调工作的同时，能够促进企业的健康发展，为企业树立积极良好的形象。

一、沟通协调在秘书工作中的重要性

（一）帮助领导者更好的统筹相关部门

从沟通与协调的本质来讲，是指人与人之间或部门组织之间通过一定的媒介和渠道传递想要表达的思想、信息、意见以及观点，促使二者之间加深了解，进行更好的联动或合作。而秘书这一职务的主要作用，就是连接企业上级领导与下级相关部门，向上传达下属部门想要表达的思维和信息，向下传输上层领导的指导思想和战略计划目标方案。在工作中进行沟通与协调，可以更好的促进企业内部的运作，树立正确的战略目标发展思想，使下属部门更加理解、支持上层的决议。

（二）方便企业战略目标的实施

对于企业内部来说，在经营的过程中也是比较复杂的，并没有想象中的那么理想化，企业相关的战略决策在内部的推行与实施也不是十分顺利。如果由秘书跟下属相关部门进行沟通，向下传达决策的根本思想，更明确的传递出策略中想要表达出思想，以及对企业发展的益处，让下属部门更加了解战略目标，使相关部门相互之间达成配合与协调，方便企业战略目标得到更好的落实与推行，推动工作的正常运行。

（三）加强企业的内部联系

企业内部具有的层级结构是比较明显的，而且不同的层级之间的接触也相对较少，高层很难真正了解底层或下属部门员工的真实想法。再加上底层人员碍于对领导者的畏惧或是其他因素的影响，就算是直接进行交流，无论是效率还是效果都不是很理想。如果由秘书进行沟通协调，下属员工在交流时没有那么大的束缚，可以直接说出内心的真实想法。从企业内部的发展角度来看，秘书进行协调沟通工作，在一定程度上加强了不同层级之内的联系。

二、企业秘书沟通协调的分类

（一）横向沟通协调

横向沟通协调主要是指在同一层级进行相互交流、沟通和协调，在平行方向上传递企业内的相关信息、思维模式以及基本理念，增进企业内部相关平行部门之间的配合能力，提高工作的效率。但是在横向沟通之中也存在一些问题，比如：横向沟通协调之间的潜在矛盾，由于缺乏高层的指导与领导，平行层级之间存在的不同意见与思想难以得到统一。除此之外，对于层级之间的沟通协调分割也存在一定的问题，如果企业秘书只进行横向沟通协调，一段时间后，会使部门之间产生隔阂，影响企业内部的健康发展。

（二）纵向沟通协调

纵向沟通协调是指跨层级或不同层级之间的沟通协调，可以使双向进行的，上级向下级的指导，下级向上级的反馈等，这也是当前企业内部秘书一贯采用的沟通协调方式。与横向沟通协调相比，更符合企业当前的发展要求，而且这种沟通模式能更好的联动领导层与下属部门之间的配合。当然，这种方式也不是最完美的，其中也存在一些不足。首先，沟通过程中，传递的信息量比较小，想要传递的思想内容可能会出现偏差。其次，沟通的形势相对单一，只能由秘书向下属部门逐个传达。最后，沟通协调的配合度有待提高。不可否认，当前这种沟通协调模式是比较有效的，但是从企业长远的发展角度来看，下属部门之间的配合度还是没有达到标准。

三、企业秘书沟通协调的基本原则

（一）以人为本原则

企业秘书进行协调沟通主要是在企业高层管理者与下属部门之间进行命令的传达、工作汇报以及不同意见或建议的调节等。从这性质来看，可以说秘书本身是服务于二者之间，并体现纽带的作用，需要做的是一种综合性服务。因此，在该前提条件下，秘书在进行沟通协调工作时应遵循以人为本的基本原则，秉承着公平公正的工作理念，将领导与下属部门工作人员的实际想法进行深入了解，在表达的过程中，切忌曲解表述内容的意义。

（二）礼仪原则

其实秘书本身只是中间的调节与传递者，并不应该抱着高姿态与下属部门进行沟通，但是当前许多企业中都存在这样的现象。首先，秘书在进行沟通协调工作时，应该端正自身态度，明确自身的位置与作用。其次，要以诚待人，尊重沟通的对象，对待不同职务的人要以同样的态度和热情，事无巨细都要查问清楚。最后，要有一定的礼貌，可以体现在说话、接物待人以及自身风貌上。此外，重视沟通协调的重要性，不能落井下石，或进行一些不良竞争，打破企业内部和谐。

（三）对事不对人原则

当前许多企业秘书在进行工作时都没有彻底落实该原则，出了事情往往都是针对个人。在企业当中执行对事不对人的原则时十分重要的，第一，针对的是事情本身，没有落实到个人身上，在一定程度上，促进了员工之间的良性竞争，并且员工面对的压力也相对较小。第二，这种原则可以使员工站在第三方客观的角度看待问题，对于沟通不当的地方可以进行更加透彻的分析并予以解决，而不是一味的想要推卸自身责任，在过大的压力下进行思考，提高了沟通协调效率。第三，该原则也在一定程度上抑制了企业内部的不正当竞争，促进企业的长远发展。

（四）求真务实原则

秘书应该在沟通协调的过程中学会听取别人的意见，采纳有意义的建议，并合理的将有意义的部分准确的转达给高层领导者，以此来帮助领导者更好的进行决策。在企业当中，存在许多篡改、曲解、扭曲事实建议的情况，这不仅加大了企业内部的沟通协调难度，也间接影响了领导者的决策结果。此外，求真务实原则还能够推动企业进步，使领导者更加深入的了解企业内部真实情况。

（五）沟通有法原则

秘书在进行工作时要有自身的应对方法，不要盲目的进行，要有一定的计划和规律。沟通能力也是秘书必备的一项基本素质，秘书需要根据不同性格的员工选择不同的方式进行沟通与协调，在最大限度上有效控制沟通与协调的效果。而且在交流的过程中还要注意语言艺术，注意讲话的分寸，学会换位思考，采用先易后难的沟通方式层层递进，使沟通协调进行的层次感更明显。遇到难以达成一致的问题，可求同存异，实现差异程度的最小化。

四、企业秘书沟通协调的策略

（一）把握好角色、不越权越位

做工作要把握好自己的角色，不要越权越位。秘书工作者做协调工作时，虽然是主持者，但也并不是一切都可以自行做主。从严格意义上说，秘书工作者是代表领导做协调工作的。如果把主持者误认为决策者，必将产生角色错位问题。我们在与协调对象沟通，传达领导指示和意见时，不可随意引申发挥，加进主观理解内容。当前，许多企业当中都存在着秘书越权越位的现象，给人一种“仗势欺人”的感觉，下属员工反映的问题或提出的建议都无法得到采纳，被秘书直接否决，这将直接影响高层领导者的决策。

（二）把握好方法

秘书在企业当中是一个相对特殊的职位，与普通的递进职务有所不同，秘书的权利和地位是相对较高的，不只是简单的文职工作者。在工作过程中适当的借助高层领导人员的影响力无可厚非，但是不能够以权压人，不能因为自身是沟通协调工作的主导者，就迫使下属部门之间达成统一。要把握好进行工作的方法，首先，了解当前下属部门之间在沟通协调之间存在的问题，并分析产生原因。其次，听取不同的意见，以企业的发展作为衡量标准进行调节，合理的解决其中存在的问题。最后，保持良好的工作态度，正视自身在沟通协调工作中的作用。

（三）把握好分寸

当前，许多企业秘书在进行沟通协调时都存在一个统一的问题，将简单的问题复杂化处理。在办公室的日常工作中，会有许多事情需要进行沟通与协调，但是职场当中，许多人都会将简单的问题看得复杂化，认为其中可能另含深意，因此，曲解了问题，反而增加了工作的复杂性与困难程度。那么，秘书在进行沟通协调时，需要遵循简化原则、以人为本原则以及公平公正原则，讲求实际，将事情尽量控制在最小范围，多听取双方意见，避免问题激化，发生较大的冲突。此外，还要注意不要将简单的问题复杂化处理，一旦遇到不平衡的问题，最好公开化进行解决，将问题环境控制在相对宽松的情况下，在问题激化时，可通过语言进行适当的调整，通过多方面协调科学化处理。

（四）把握时机

沟通与协调工作也是看技巧，不能盲目的进行，打乱整体的节奏，应该把握好时机，一举贯穿，在局面清晰的时候，进行有效的沟通与协调，保证工作的质量与效率，这也是企业秘书必须具备的能力。在沟通协调的过程中，要循序渐进的开展，不能急于求成。当然抓住有利时机可以事半功倍，但是如果时机把握不对，则会影响沟通与协调的效率，还会激化其中的矛盾，使问题更加复杂化。比如，在企业的正常运转下，有一项任务需要不同的部门共同协助来完成，而且难度又比较大，这个时候秘书就可以发挥自身作用，出面梳理部门之间的关系，达到一呼百应的效果，使部门之间进行更有效的交流与信息传递，统一不同部门之间的工作步调。

（五）樹立正确的沟通协调理念

以上叙述的内容都是相对客观的因素，而正确的沟通理念则是贯彻整个过程的，也是开展沟通与协调的重要基础。因此，企业秘书在进行沟通协调之前要树立正确的理念，以此来强化沟通与协调的实际效果，促进企业内部的积极发展。

五、结语

综上所述，众多企业在我国经济化建设水平提升的背景下，都得到了跨越性发展。企业在发展的过程中，会根据实际情况做出内部改革或是制定新的战略目标，秘书作为企业中上下级之间的连接纽带，需要进行有效的沟通与协调，为了企业的积极发展，必须对企业秘书工作沟通协调策略进行深入研究。

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