公文管理工作中的“坚守”与“变通”

李子木

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）05-089-04

摘 要 公文管理是办公室工作中，一门理论与实践紧密结合的科学，在实际工作中必须坚守一定的工作原则和规范。同时，公文管理又具有综合性、多样性和复杂性等特点，在处理具体事务时很难寻求一套放之四海而皆准的模式。公文管理工作日新月异，工作的方式方法也需要与时俱进、常变长新。本文基于新时代对办公室工作的新要求，从事业单位公文管理者的角度出发，论述了对于公文管理中“坚守”与“变通”的辩证看法，从理论和实践角度探讨了办公室事务中公文管理工作需要“坚守”与“变通”的一些见解。

关键词 公文管理 坚守 变通 传递 督办 服务 效率

党的十八大以来，习近平总书记作出一系列重要指示，明确中办“四最一中枢”的职责定位，提出“五个坚持”要求，赋予党委办公厅（室）抓落实的基本职能，希望党委办公厅（室）建成“坚强前哨”、“巩固后院”。这充分体现了党中央对党委办公厅（室）工作的高度重视和殷切期望，也为我们新时代基层办公室工作人员提供了根本遵循、指明了努力方向。

面向新时代，国家各级机关、单位也对办公厅（室）全面提升“三服务”工作提出了新课题、新要求。作为中央企事业单位的办公室，是一个单位的综合职能部门，起着承上启下、沟通内外、协调各方的枢纽作用，工作千头万绪、纷繁复杂。如何在基層办公室工作中进一步增强“四个意识”，提高服务素质，不断改革创新，全面提高“三服务”工作水平是我们每一位办公室人应当思考和努力的方向。

一、公文管理是办公室工作的重要内容

办公室工作从内容上可以粗略划分为：办文、办会、办事，三个方面。公文管理则是“办文”工作的最主要内容，是公文从形成、复制、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的完整周期中，以特定方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程[1]。它是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实现其管理职能的重要形式。

其实，公文管理并非一门新兴学科。我国早在4千多年前就出现了公务文书和文书工作。随着国家机构的出现，一切公共事务的管理也就成为了国家行为，公务文书也就成了国家管理的重要工具。《吕氏春秋·先识》中就有对夏朝“太史令终古”这样的秘书官员的记载。秦汉时期已设立了“御史府”、“尚书台”这样的专门处理文书的机构，并对公文的文种、格式和传递等做了统一规定，并第一次有了上行文和下行文的使用规范。唐宋时期中央政府已逐渐形成“中书出令、门下审议、尚书执行”的“三省制”格局，公文管理也逐渐发展成熟，秘书工作主要由中书省和门下省分工承担，负责公文的起草、保管、抄写、审议以及处理臣下报送的奏章等。

我国历史上形成了许多行之有效的公文管理制度，有的还沿用至今，对现有公文管理有着重要意义。例如请示类公文需一文一事制度，即一件公文只陈述一件事情，不同的事由不能混杂在一件公文中。南宋《庆元条法事类·卷十六·文书门》中明确规定：“谏奏公事，皆直述事状，若名件不同，应分送所属，而非一宗事者，不得同为一状。”这是目前所能见到的关于“一文一事”制度的最早记录。

新中国成立后，先后发布了《公文处理暂行办法（草案）》《国家行政机关公文处理办法》《党政机关公文处理工作条例》，对公文管理作出了明确、详细的规定。

由此可见，公文管理在行政管理工作乃至国家机构管理工作中历史悠久、不可或缺。可以说，在一定意义上行政管理的过程主要是对公文的处理过程[2];公文管理工作的质量，直接关系到行政效率的高低。提升公文管理的水平与质量，使之更好地为各项行政管理活动提供优质、高效的服务，能直接作用于行政机关工作效率和管理水平[3]。

二、辩证看待公文管理中的“坚持”与“变通”

“坚守”意为坚决守卫，坚定地遵守或保持。出自《墨子·号令》：“官吏豪杰与计坚守者十人及城上吏比五官者，皆赐公乘”。是对原则的坚持，是不畏磨砺、直面压力的毅力和勇气，是不忘初心，不辱使命的信仰。

“变通”意为明达、灵活。出自《周易·系辞下》：“《易》穷则变、变则通，通则久。是以‘自天佑之，吉无不利。”是依据不同情况，作非原则性的变动，是具体事务中的酌情处理、是特殊情况的灵活机动。

“坚守”与“变通”，看似一对反义词，二者却并不矛盾。“坚守”不是守着旧思想、老黄历，一味“死脑筋”的本本主义。俗话说，无规矩不成方圆，我们要坚守的是原则、大是大非，是工作的目标和方向，是一种面对压力、困难，不低头、不退缩的精神和态度。“变通”绝非投机取巧，更不是圆滑、耍小聪明。而是要求我们学会创新创造、换位思考，不固步自封，不墨守成规。时代进步，生产力在发展，“变通”更是要求我们的思想跟得上历史发展的需求。

公文管理工作是基层机关事务中的一个重要组成部分，它具有很高的专业性和规范性要求，是做好机关服务工作、连接“台前”与“幕后”的纽带[4]。无论在公文办理的各个环节，都有严格的制度，要求做到准确、及时、安全。准确，不仅包括公文的质量，也包括公文管理程序中的各个环节的质量;及时，应根据公文的轻重缓急处理，做到不积压、不拖延、不误时误事。安全，保证公文内容的安全，特别是涉及国家秘密的文件，一定要严格遵守国家保密法规，严格管理。

但是，与“文”打交道，其实质还是与人和事打交道，看似一成不变，实则因时因事都在变。如何在工作时间中找到平衡点，把握处理事务的分寸，在公文管理中做到流转高效、审核正确、督办及时、归档完整，需要公文管理工作者不断的学习和实践，掌握好公文管理中的“坚守”与“变通”，从而实现公文管理的优化和高效。

我们应该辩证的看待“坚守”与“变通”两者之间的关系，防止两种定势思维误区。只有正确认识两者之间的关系，树立正确的思维意识，找到共赢点和工作切入点，把二者结合起来，在实践中不断磨砺，才能游刃有余的开展公文管理工作。

三、公文管理中“坚持”与“变通”的几点浅见

（一）文件传递过程中的“坚持”与“变通”

1.坚持保密底线不动摇，保证文件传递过程的安全可靠

当前我国保密工作面临的形式复杂尖锐，要求我们时刻坚持保密底线不动摇，履行好职责使命。毛主席说过“必须十分注意保守秘密，九分半不行，九分九也不行，非十分不可。”由于从事领域的特殊性，我们常常需要处理一些带有敏感信息的文件。这就需要办文人员看问题、办事情善于抓住重点和主流，在这类文件中紧急的督办，必须有的放矢，抓住主要矛盾，不能一味想着公文的办结，忽略保密的底线。

保密工作有很强的政治性，必须严格按照程序办事。公文管理不仅仅要在纸面工作上下功夫，更要严守组织纪律，切实管牢自己的嘴，严谨办事，认真对待每一个电话、每一份文稿、每一项督办。无论是涉密文件的制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修、销毁等日常工作，还是落实承办文件事项等，都要严格规范、遵循章法。绝对不在普通通讯过程中提及敏感信息的督办;不将文件或相关附件传递给知悉范围以外的人员;不在非密的OA系统中处理涉密文件。把一丝不苟、精益求精的严实作风贯穿办文的全过程，力争做到“办文零缺陷”。

2.变通使用信息化流程，提高文件传递过程的及时性

文件的传递过程需要处理大量的信息，如：文件质量、办文进度、流转节点、部门协作、信息交流等等。提高文件传递的质量和效率，保证公文的及时性、实效性，是公文管理工作的重要部分。随着信息时代的来临，人类社会正向第三次浪潮文明跨越，这种跨越让信息化办公逐渐向机关、企事业单位的各项事务中渗透，带给我们前所未有的便捷与高效。在公文管理领域，随着办文电子化的不断推进大大便捷了文件流转路径，优化和提升了办文的效率。电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速处理、共享和传递，我们可以通过办公设备轻而易举的阅读和利用它们，不再受到时间和距离的约束[5]。

我们必须明确，是公文管理规定信息化流程，而不是信息技术，公文信息化的基础是公文的管理模式。公文管理人员必须“变通”的使用信息化流程，通过优化电子流程模块的应用，打破原来部门之间的壁垒和信息不对等，提升各部门的协作，从而实现文件传递过程的加速。

办公软件的模块化和可开发性也给公文管理者提供了相当大的发挥空间。我们在流程优化再造上，应坚持目标导向，根据文件涉及的业务需求，提出整体设计框架，通过对模块重组、创新，帮助我们汇总、处理大量的文件数据，在整体框架之下解决各部门的具体需求。遇到紧急的文件，可以通过邮件、移动办公平台给予提醒或告知。公文管理人员应当学会主动利用电子化管理手段，通过电子流程节点的设置，控制审核步骤、便于对承办人员、承办情况、文件进度进行实时掌握。通过流程的闭环，监控事项的进程、推动任务的完成。充分利用流程的检索、提醒等功能实现“外包大脑”，将有限的精力放到更核心的工作上，实现流程便捷人，而非流程支配人，使得公文管理工作效率跃迁到更高的层次。信息化系统拥有高技术、智能化、便于操作等特点，公文管理的信息化步伐已成为必然，只要我们转变观念，不让信息化流程成为束缚我们工作的枷锁，而是成为我们手中的魔方，才能“万变不离其宗，一切尽在掌中”，让电子化手段为公文管理服务，真正实现协同办公、高效办公。

（二）公文督（催）办过程中的“坚守”与“变通”

1.坚守责任担当，提高服务水平

督办是公文管理的一个重要环节。它是落实公文承办事项，推进机关行政事务的一项重要工作。公文督办，应当坚持实事求是，适时督办的原则。通过督办使机关各项事务责任到人，做到事事有人负责，提高工作效率。公文管理工作者应当对公文流转的进度、时间节点心中有数，分清轻重缓急及时催办，历次催办的过程和情况应有所记录;要及时了解督办事项情况，跟踪查督;公文如有更新和补充，需及时与承办部门（人）沟通;督办过程中发现的问题和信息，应及时反馈，以便协调解决，直至落实完毕;任务完成后及时将公文闭环，归档。

作为办公室工作的重要内容，督办，督的不仅仅是公文本身，更是一种工作态度和职业素养，必须坚守牢固的责任意识和服务态度，不能变。

首先，凡事讲规矩，不能变。公文具有鲜明的政治性、法定的权威、现实的效用等特点。它的督办必须确保准确、把握节奏，其跟踪、回访、闭环等环节应该严守纪律、讲规矩。已办事项要回头看落实情况，有具体事项的承办结果应该明确到报送时间、报送途径、以及是否有上报实体等。要分清职责范围和服务对象，任何时候都不能越级越权督办。突出重点，讲规矩，注重实效，保质量，做到有查必有果，有果必汇报。

在公文的督办、催办过程中，会接触到形形色色的人和事，公文管理人员应该时刻保持做人做事的准则，防止拖沓和推诿扯皮。给予提醒、建议和帮助时，绝对不能为了维护“情面”随意通融。没有原则、违反规章制度的事，坚决不能做。只有坚守好这些基本环节，才是做好“坚强前哨和巩固后院”的前提。

秉承恪尽职守的职业操守，謹言慎行，可靠忠诚，是衡量一个公文管理人员是否合格的一项基本准则。公文管理人员要明确自身职责，遵守制度和章程，严格按规矩办事，忠于岗位职责、忠于服务对象、忠于理想信念，做到知行合一，努力成为一名“对党忠诚、个人干净、敢于担当”的新时代办公室工作者[6]。

其二，坚守俯首做事的态度，不能变。公文管理工作有一定的被动性，常常是文牵动着事，事推动着人。只有俯首做事、埋头苦干，才能立得住、站得稳;不等不靠、不推不拖，脚踏实地的做出成绩，才能有底气。习近平总书记在任宁德地委书记时所写的《从政杂谈》中提到“不能只热衷于做‘质变的突破工作，而要注重做‘量变的积累工作”。强调了俯首做事，默默奉献的精神，强调了实践经验积累和总结的重要性。公文督办工作可能遇到的问题复杂多样，其解决问题的经验更是必须通过具体问题的反复实践和琢磨才能得到的。

其三，坚守真诚服务的意识，不能变。督办本身就是一种服务，应当做到周到、细致、热情，不能盛气凌人、不能含糊其词，更不能夸夸其谈。要牢固树立真诚服务的理念，对办事人员要礼貌、热情;对待同事要互帮互助、相互尊重，顾全大局、谦让包容，着力营造团结协作、温馨融洽的工作氛围。必须坚决杜绝“话难听、脸难看”的现象。一张热情笑脸、一杯暖心的热茶、一份待人的真诚都是服务态度的坚守和体现。

办公室工作是领导的参谋助手，公文督办要传达上级的工作决策、指示精神，协调处理好工作中的业务关系，确保政令畅通。因此，在具体工作中，必须树立办公室就是为领导服务、为基层服务、为群众服务的工作理念，应以“功成不必在我”的精神境界和“功成必定有我”的责任担当，争做优秀的公文管理工作者。

2.学会思想变通，善于换位思考

在公文的全生命周期管理过程中，与人交流是必然的，也是不断变化的。当各环节要素之间、要素与规则之间存在矛盾冲突时，公文管理者应学会换位思考，从解决问题、促进流程推进和公文闭环的目的出发，分清主要矛盾和次要矛盾，灵活变通的给予帮助或有技巧的拒绝。首先，应当夯实基本功，当强化责任担当，增强政治定力，对规则制度心中有数。面对咨询和请求，该说的说，不该说的坚决不能说，更不能乱说。其次，在沟通交流中，应以帮助对方解决问题为沟通着力点，尝试从听者的角度出发，注意表达方式和用词汇的情感密度来缓和对方的负面情绪，以提供明确的理论支撑材料等方式帮助对方解决问题。决不能站在督办对象的对立面思考问题，一味指责对方的错误做法，导致矛盾激化。在督促、提醒和处理问题时，态度坚定但语气温和，拒绝之余提供帮助方案，从而保证做到对事不对人，既保守住办文的规则，又服务好职能部门。

不同的表达处理方式导致截然不同的结果。公文督办过程中，拖沓、模棱两可的表达，只能使对方感到公文管理者的不专业和对事、对人的不重视。在协调矛盾冲突时，反而容易让对方感到敷衍和轻视。我们不能一味只想着自己工作的节奏和进度。要灵活变通、换位思考，根据文件的具体时间节点和承办事项，提前或者延缓督办，甚至有些公文需要多次提醒、实时跟进，这样既给承办对象一个缓冲时间，又能及时、有节奏的督促公文的闭环。

俗话说，“一言以兴邦 一言以丧邦”。语言是沟通的重要桥梁，说话是最直接的窗口和形象。在督办沟通的过程中灵活变通，能让我们在交流中保持良好的服务姿态，让对方感觉到我们的真诚，使工作更高效的推进。

（三）提高公文管理工作效率中的“坚守”与“变通”

1.坚持“第一次就把事情做对”

公文管理的整个流程是环环相扣，紧密联系的。当各个环节的工作一直在正向跑道上推进时，工作效率就会成正向叠加。可是当公文管理中出现即便很小的错误，反过头来补救、重复劳动的时间消耗可能会远远大于做这项工作本身。正所谓“一字入公文，九牛拔不出”，公文一旦发出，里面的纰漏就很难挽回。及时疏忽了看似很小的错误，都会造成人力、物力和时间上的浪费，实则影响巨大。

因此，首先在公文管理的各个环节，必须做到字斟句酌，精益求精。建立严格的登记制度，便于统计、查找和督办;把好文书入口，严格控制进入文书实际处理体系的文书量;按要求采取适当的传阅方式，避免文件积压和丢失;及时督办，加速公文运转，保证事项落地;清退、销毁和归档有记录、有交接、不遗漏。二是严格遵守公文程序。审核公文时，必须牢固树立标准意识，从严要求、符合规范。这就要求公文管理者对公文管理的各项规章制度学深悟透，自觉做到往心里走、往实里走，投身工作，拼搏奉献，在实践中不断磨练内功心法，锤炼心智。

做好公文管理工作，必须有高度的责任心，树立“零距离服务”和“零差错服务”的理念，树立办公室工作无小事的工作理念，要保持高度的责任意识、一丝不苟的严肃态度、严谨细致的工作作风，认真的对待每一项工作，才能提高每个环节的工作质量，缩短每个节点的办理时间，从而提高公文管理的整体工作效率。

2.变通破局，提高工作效率

公文管理的被动性并不意味着要抹杀公文管理工作的前瞻性和创造性。公文管理人员容易形成按部就班的机械工作的惰性思维，结果陷入“当一天和尚敲一天钟”的狭隘的定式化工作模式中。如何打破这种定势，在思维方式上寻求变通，是提高公文管理工作效率的一个突破口。公文管理人员不能仅仅把自己当作文件的“打印机”“二传手”，而是要熟悉公文所牵涉事务的目标、思路，通过综合分析，发挥主观能动性，灵活变通，才能打开工作的新局面。

文件管理工作细致且琐碎，如果只是为了完成任务而忙碌，工作就真的像蒙眼驴推磨一样，感觉一直往前走，事实上只是原地打转。想要破局，就要在工作中主动思考，学会从忙碌的现状中跳出来看问题，从全局角度把握公文的节奏。

提升工作效率，不仅仅是提高单位时间的工作密度，更需要公文管理人员具备一定的战略眼光，做到心中有数，“越位”思考，主动分析工作中可能遇到的潜在需求。正所谓“身在卒位，胸怀帅谋”，工作的开始往往是从初生牛犊的“看山是山”，到感到焦头烂额的“看山不是山”，只有不断实现思维方式的常变常新，才能做到胸有成竹的“看山还是山”，从而实现工作效率层级的跃迁。

公文牵涉的事务、环境都有可能不断变化，这些都要求公文管理人员具备灵活的思维，变通的意识，具体问题进行具体分析，破除工作中的因循守旧，生搬硬套和僵化刻板。只有学会灵活变通，才能提高工作水平和效率，实现理想的工作目标，更好实现公文管理在办公室工作中的价值。

四、结语

公文管理工作不是所谓简单的“文字的搬运工”。浮光掠影、走马观花式的编号、登记、排版，并不能算是管理了公文。无论是公文写作的笔下生花、字字珠玑，还是处理公文事务中的轻重缓急，其中的“保守”与“变通”都不是毫无根据的，而是建立在对具体事务的正确认识和精准把握基础之上的，其中还有许多地方值得我们共同探讨，并在长期的学习和实践中积累。只有靠注重平时工作中的自我训练，不断的补齐自己的短板，才能做到“临阵磨枪不快也光”“大闻小情，遇事不慌”。

“倡导默默无闻，甘于奉献”是新时代机关事务工作领域的价值导向，作为中央企业办公室的工作人员，我们要自觉把学习贯彻"五个坚持"要求作为一条红线贯穿各项工作始终，在平凡的岗位上尽职尽责、潜心钻研、锐意进取，坚定正确政治方向，处理好“台前-幕后”“传统-创新”之间的尺度、把握“坚守-变通”之间的分寸。

如果将公文管理比作建筑，那么坚守的是基石、加固的是钢筋骨架;变通的是格局和装修。只有双管齐下，才能将它建成坚不可摧的摩天大厦。在公文管理工作中，我们每个人都是奋斗的主角，都有一份责任。将“小我”融入“大我”，在办文、办会、办事中把握正确舆论导向，坚持以共产党人的初心使命为精神动力，在为中心工作服务、为领导决策服务、为单位工作大局服务方面作出新的贡献。

参考文献：

[1]安源.党政机关公文处理工作研究[D].吉林大学2007.

[2]李珣.秘书工作手记[M].北京：清华大学出版社，2017.

[3]杨锋.秘书工作案例及分析[M].广州：暨南大学出版社，2010.

[4]丁德胜.机关档案管理的新思路新要求[J].秘书工作，2019（01）.

[5]江西省委办公厅.打造共用共享特色的电子政务平台[J].秘书工作，2019（2）.

[6]王赋.深学笃用习近平新时代中国特色社会主义思想创造“三服务”工作新業绩[J].秘书工作，2018（11）.