辅助软件在ERP系统中的应用研究

张帆 福建福清核电有限公司

一、前言

本文站在ERP系统实施中一个比较独特的角度，即从辅助类软件角度来分析其应用特点和应用效果，提出了为什么辅助类软件能够应用于ERP系统的实施过程的论题，并得出了辅助类软件与ERP系统相辅相成的共赢结论。

二、ERP系统实施主要问题

（一）自定义开发困难，局限性高

ERP系统数据相关度高，因此，自定义开发的局限性也比较高。对于一些业务，如报表、流程等，业务人员很难从前台直接对系统进行配置，需要IT人员进行后台开发。

（二）系统不够灵活和人性化

ERP系统的报表格式较辅助类报表工具而言，其格式比较复杂难读，且取数和修改数据操作不灵活，很难适应国内企业复杂的报表需求。

（三）系统本身不具备某些功能或功能不够强大

ERP系统本身没有智能分析功能和UPK功能，另外，其工作流由于功能缺陷（易用性差）也往往不能够满足企业的需求。

（四）价格比较高

ERP系统的用户单价非常昂贵，且开发费用非常高。

三、辅助类软件优势和特点分析

（一）报表及智能分析软件

报表及智能分析软件主要用于ERP系统的数据挖掘和趋势分析。由于ERP系统本身并不具有智能分析功能，而提取ERP数据进行分析，以供领导层决策，是ERP系统存在的重要意义之一。因此，在ERP项目中，往往都会引入智能分析软件来辅助决策。另外，还有一类特殊的智能分析软件，如SAP的KNOA软件，该软件主要支持IT维护人员来分析用户使用系统的习惯和出错率等信息，甚至可以包括每一个流程的每一步骤的出错率，从而为后续针对性的流程修改和调整提供数据支撑。

报表类辅助软件可以采用.NET、JAVA等成熟技术进行定制开发，较ERP系统自带的报表而言，具有界面友好、灵活度高的特点。由于技术比较成熟，功能更加多样化，能否符合国内企业报表多样化的需求。

（二）知识分享辅助软件

知识分享辅助软件较传统项目培训文档而言的最大特点即在于其直观性，即可以按照操作步骤一步步的在模拟环境中进行软件操作，既不会影响到运行环境中的数据，又可以提供用户与运行环境一致的操作环境。同时，软件还可以根据用户需要提供操作教学、实际操作、错误纠正等实用功能。知识分享辅助软件可以根据操作步骤自动生成项目培训文档，由于文档格式可以预先设置，因此，各类文档的标准统一、格式统一，不会存在着描述不同的情况，对于多个成员单位的操作人员培训有着积极的意义。知识分享辅助软件最后一个重要的功能是具有考试功能，可以对培训员工的操作进行考核。

（三）工作流软件

1．配置灵活，使用广泛

第三方工作流辅助软件一般都是市面上比较成熟的工作流软件，使用范围较广，在功能上配置起来非常灵活，能够很好的适应不同企业的各种审批流需求。

2．界面友好，易用性高

第三方工作流辅助软件可以定制开发，比较友好，增加一些辅助性的功能，对于用户的日常使用而言，能够有更好的体验性。而据调查统计，如果需要用户在软件操作上每多走一个环节，那么会失去百分之八十的用户体验，第三方工作流辅助软件的引入，很好的解决了这个问题。

3．开发、维护方便，且费用较低

第三方工作流辅助软件往往已经通过了市场的检验，如基于.NET、JAVA的工作流软件，在国内外也有很多熟悉底层开发的开发人员，因此，第三方工作流辅助软件的开发费用和维护费用相对而言比较低。

四、辅助软件在ERP系统中的实际应用分析

在本人所主持的某ERP项目中，就引入了以上的几类辅助软件，应用效果非常明显，主要表现在以下几个方面：

（一）弥补了ERP系统功能缺陷

引入工作流软件对ERP系统进行了补充和完善。同时，知识分享软件和BI、报表软件也是对ERP系统功能的有力补充。其中，集中报表软件的主要用于产生财务、物资、设备、资金报表，共计设计报表30余个；工作流软件主要用于复杂工作流的审批，包括质量保证在内共计开发了7个复杂审批工作流，为项目的成功实施提供了极大帮助。

（二）提升了软件使用效率

将工作流和报表类辅助软件引入到ERP系统的实施过程以后，软件的使用效率得到了极大提升，以工作流为例，在ERP系统中进行开发后，用户反映使用十分不便，前期提出相关问题共计368项，解决326项，关闭23项，未解决19项；自引入工作流后，后期提出相关问题54项，解决39项，未解决15项。

表1 引入辅助工作流前后对比

可以看出，辅助工作流上线后，问题数量大幅下降，但是未解决问题的比例也在上升，这是由于未解决问题属于辅助工作流也难以解决的复杂问题而导致，即ERP工作流与辅助工作流均难以解决的问题，此类问题后期采取了不走工作流的线下解决方式。

（三）提升用户体验和培训效率

在ERP推广期间，特别是用户培训阶段，引入了一款知识分享型辅助软件。引入知识分享辅助软件之前，制作传统培训文档共计36份，引入知识分享辅助软件之后，共计制作教学流程14份，使用效果较传统文档提升明显。调查显示，用户满意度得到极大提升。用户的操作熟练度也呈上升趋势，单个流程的时间大幅降低。

（四）节约版权费用

引入辅助软件，不仅在功能上对ERP系统有所帮助和提升，其低廉的开发价格和使用价格，也凸显了辅助类软件的高性价比，下面以辅助类软件与ERP正常授权来进行费用对比：

表2 ERP与辅助类软件费用对比

五、结论

ERP系统是一个整合的、规范的以财务为核心的庞大数据处理系统，它需要借助WPB、UPK、集中报表、BI等辅助软件对数据进行收集、处理和分析。而这些辅助软件的加入，使得用户也能够获得更好的用户体验。反过来，辅助软件借助ERP项目的实施，也获得了更多的市场份额以及更多的用户。因此，无论是对于ERP项目而言还是辅助软件而言，都将是一个双赢的结果。